Em geral

O termo de referência contém as especificações técnicas, objetivos e estrutura de como executar determinado estudo, trabalho "Trabalho (sociologia)"), projeto, comitê, conferência, negociação, etc.

A criação de termos de referência detalhados é fundamental, pois eles definem:.

Os termos de referência formam uma espécie de mapa. Fornecem um caminho claro para o progresso, especificando o que precisa de ser alcançado, por quem e quando. Deve ser, então, uma lista de resultados que esteja de acordo com os requisitos, escopos e limitações existentes.

Os termos de referência são criados antes de cada uma das etapas do ciclo do projeto. Assim, para a fase de concepção do projeto, imediatamente após a aprovação do documento que descreve a ideia do projeto. Eles são documentados pelo gerente do projeto e apresentados aos colaboradores do projeto para aprovação. Uma vez aprovado, a equipe do projeto tem uma definição clara de onde o projeto deve seguir. Nesse momento, a equipe de trabalho estará preparada para continuar desenvolvendo as próximas etapas do projeto de forma estruturada.

São elaborados termos de referência para o anteprojeto, posteriormente para o estudo de viabilidade, para o estudo final de engenharia e, finalmente, para a construção. Geralmente, o responsável pelo desenvolvimento de uma das etapas também redige os termos de referência para o desenvolvimento da próxima etapa. Assim, o responsável pelo projeto preliminar também elaborará os termos de referência do estudo de viabilidade, e assim por diante.