Os militares de muitos países utilizam RFP para satisfazer uma necessidade operacional. Depois de receber as propostas, esses militares normalmente prepararão uma especificação detalhada para convocar uma licitação ou leilão para potenciais empreiteiros. Na vida civil, uma RFP geralmente faz parte de um processo de vendas complexo, também conhecido como vendas empresariais.

As RFPs geralmente incluem especificações do produto, projeto ou serviço de que são objeto. Quanto mais detalhadas forem essas especificações, maior será a probabilidade de as propostas recebidas serem ajustadas. As RFPs geralmente são enviadas para uma lista de fornecedores ou vendedores aprovados.

Os fornecedores enviam suas propostas dentro do prazo estipulado. As propostas apresentadas fora do prazo poderão ou não ser consideradas, dependendo dos termos da RFP. Estas propostas são utilizadas para avaliar se um fornecedor ou parceiro institucional é adequado. Normalmente, as organizações seguem um processo detalhado de seleção de fornecedores para chegar a uma pequena lista daqueles que serão convidados para rodadas subsequentes de negociação. Este processo pode usar modelos de pontuação de fornecedores ou conversas entre a organização e fornecedores potenciais. Estas conversas podem ser sobre propostas (muitas vezes para esclarecer capacidades técnicas, apontar erros ou negociar preços). Na maioria dos casos, apenas os vendedores selecionados são convidados a participar de licitações subsequentes, ou podem ser convidados a apresentar sua melhor proposta técnica e econômica, comumente chamada de Melhor Oferta Final (BAFO). Alterações subsequentes podem resultar em uma Melhor Oferta Final Revisada (BARFO).

Uma vez que ambas as partes, ou seja, a organização compradora e o fornecedor, cheguem a um acordo sobre as condições técnicas e comerciais da proposta, podem avançar para os próximos passos, como a assinatura do contrato, texto que formaliza a transação de compra.

Muitas organizações hoje estão se tornando mais cooperativas no desenvolvimento de RFP. Isto é especialmente verdadeiro para universidades e outros grandes organismos públicos que fazem grandes compras de tecnologia. Os departamentos que redigem as RFPs solicitam casos de uso específicos, em vez de fornecer uma lista de recursos, e garantem que a RFP inclua demonstrações, um webinar ou reuniões. Isso garante que eles entendam completamente todos os produtos concorrentes antes de comprar.[4]​.

A disponibilidade onipresente da Internet levou muitos órgãos públicos a empregar sites, operados por eles ou por fornecedores, que fornecem listagens de RFP, bem como solicitações de informações (RFI) e solicitações de cotação (RFQ). Muitos desses locais permitem que os vendedores se cadastrem gratuitamente para receber e-mails com solicitações que possam interessá-los, sejam gerais ou para a categoria específica do produto ou serviço que vendem. Cada vez mais, todo o processo é realizado online: o vendedor carrega no site documentos PDF com a sua resposta ao pedido em questão. Nos restantes casos, por motivos legais, a resposta deverá ser enviada fisicamente (CD, DVD ou pen drive) por correio ou serviço de entrega.

Os militares de muitos países utilizam RFP para satisfazer uma necessidade operacional. Depois de receber as propostas, esses militares normalmente prepararão uma especificação detalhada para convocar uma licitação ou leilão para potenciais empreiteiros. Na vida civil, uma RFP geralmente faz parte de um processo de vendas complexo, também conhecido como vendas empresariais.

As RFPs geralmente incluem especificações do produto, projeto ou serviço de que são objeto. Quanto mais detalhadas forem essas especificações, maior será a probabilidade de as propostas recebidas serem ajustadas. As RFPs geralmente são enviadas para uma lista de fornecedores ou vendedores aprovados.

Os fornecedores enviam suas propostas dentro do prazo estipulado. As propostas apresentadas fora do prazo poderão ou não ser consideradas, dependendo dos termos da RFP. Estas propostas são utilizadas para avaliar se um fornecedor ou parceiro institucional é adequado. Normalmente, as organizações seguem um processo detalhado de seleção de fornecedores para chegar a uma pequena lista daqueles que serão convidados para rodadas subsequentes de negociação. Este processo pode usar modelos de pontuação de fornecedores ou conversas entre a organização e fornecedores potenciais. Estas conversas podem ser sobre propostas (muitas vezes para esclarecer capacidades técnicas, apontar erros ou negociar preços). Na maioria dos casos, apenas os vendedores selecionados são convidados a participar de licitações subsequentes, ou podem ser convidados a apresentar sua melhor proposta técnica e econômica, comumente chamada de Melhor Oferta Final (BAFO). Alterações subsequentes podem resultar em uma Melhor Oferta Final Revisada (BARFO).

Uma vez que ambas as partes, ou seja, a organização compradora e o fornecedor, cheguem a um acordo sobre as condições técnicas e comerciais da proposta, podem avançar para os próximos passos, como a assinatura do contrato, texto que formaliza a transação de compra.

Muitas organizações hoje estão se tornando mais cooperativas no desenvolvimento de RFP. Isto é especialmente verdadeiro para universidades e outros grandes organismos públicos que fazem grandes compras de tecnologia. Os departamentos que redigem as RFPs solicitam casos de uso específicos, em vez de fornecer uma lista de recursos, e garantem que a RFP inclua demonstrações, um webinar ou reuniões. Isso garante que eles entendam completamente todos os produtos concorrentes antes de comprar.[4]​.