Em geral

Um Sistema de Gerenciamento de Documentos ou Sistema de Gerenciamento de Documentos (do inglês document management system, abreviado DMS)[1]​ controla o período de vida de um documento dentro de uma empresa, ou seja, sua criação, classificação, publicação, exportação, quem e quando ele é utilizado ou excluído durante o período de vida que o documento possui dentro da empresa. Implica controle total da informação; Um sistema de gestão documental eficaz deve estar integrado em todos os sistemas utilizados pela organização, por isso deve ser flexível e fácil de usar.

Um Sistema de Gestão Documental mal desenhado não favorece qualquer busca e não distribui a informação a todos os níveis da organização da empresa, zelando sempre pela sua segurança. Estes sistemas são muito úteis, pois economizam tempo e recursos para as empresas em termos de custos com papelaria e armazenamento de documentos, sem falar na grande contribuição que proporcionam quando são realizadas auditorias nas empresas, pois, como dito acima, é possível conhecer todo o ciclo de vida de um documento na empresa.