Em geral

A norma ISO/IEC 15489 partes 1 e parte 2 foi criada pela Organização Internacional de Padronização-ISO em Ottawa, Canadá, em setembro de 2000. Esta norma, baseada na AS 4390 (Gerenciamento de Registros) australiana sobre gerenciamento de documentos, é a primeira norma ISO desenvolvida para o gerenciamento abrangente de sistemas arquivísticos, arquivos e documentos arquivísticos.

A Norma fornece diretrizes relativas à política de gestão documental, explicando detalhadamente a atribuição de responsabilidades que uma organização deve definir em um sistema de gestão documental. Além disso, destaca a importância da supervisão e auditoria, para a qual apresenta aspectos a considerar, tais como:

A primeira, denominada “generalidades”, define os resultados necessários que devem ser alcançados na gestão documental, estabelece os principais objetivos que devem regular os documentos e formatos, suportes recebidos ou criados por qualquer organização no exercício das suas atividades ou por qualquer indivíduo responsável pela criação ou manutenção de documentos; oferece uma série de termos e definições relacionados à gestão de documentos que esclarecem seu uso e evitam outras interpretações; indica as responsabilidades das organizações pelos documentos e pelas políticas, procedimentos, sistemas e processos relacionados a esses documentos; facilita a concepção e administração de sistemas de gestão documental em apoio aos sistemas de gestão da qualidade, sistemas de gestão ambiental e sistemas de saúde e segurança ocupacional; e inclui os benefícios da gestão documental, os princípios que um sistema de gestão documental deve abordar; e chama a atenção para as características dos documentos, principalmente autenticidade, confiabilidade, integridade e disponibilidade.

A norma também considera aspectos formais de conformidade e mudanças em um programa de gestão documental, para o qual desenha uma metodologia que deve responder às necessidades da organização que o hospeda, e inclui os seguintes aspectos:

O sistema de gestão documental deve registrar cada documento no sistema, depois classificá-lo, atribuir metadados, números e códigos, definir seu armazenamento e acesso para consulta e incluir sua rastreabilidade e disposição final.[1]​.