Devido às diferenças filosóficas e semânticas entre os modelos administrativos anglo-saxões e latinos, permanece até hoje uma certa tensão entre as noções de “gestão documental” e “arquivismo”, como se fossem coisas muito diferentes. Por um lado, em espanhol não existe uma palavra completamente equivalente ao conceito inglês de record, que abrange tudo o que documenta algo. Em espanhol usamos o termo “documento de arquivo”, que tem um significado mais pobre. Quando em inglês se diz gestão de registros refere-se especificamente à gestão documental de documentos arquivísticos. Mas por outro lado, em inglês a palavra arquivo significa quase invariavelmente “arquivo histórico”, enquanto em espanhol o “arquivo” é entendido nas suas diversas fases: arquivo atual ou de gestão, arquivo administrativo ou intermediário e, finalmente, o arquivo permanente ou histórico.[6]​.

Devido a estas diferenças, ocorrem mal-entendidos e uma certa tendência, pelo menos nos países de língua espanhola e portuguesa, a acreditar que a arquivística se aplica apenas aos arquivos históricos, ou que se refere à gestão de qualquer tipo de documentos. Na realidade, este não é o caso: a ciência arquivística abrange a gestão de documentos e também a gestão de arquivos históricos, enquanto a gestão documental é mais ampla do que a gestão de documentos, uma vez que pode ser aplicada a qualquer tipo de documentos, não apenas a documentos administrativos ou arquivísticos.

A gestão documental sempre foi uma necessidade e, ao mesmo tempo, um problema para as organizações, pois representa gastos em instalações e armazéns, infraestruturas para garantir o estado de conservação, tempo dedicado à organização e busca de documentos, duplicações e custos associados ao uso intensivo de papel. A maioria das organizações precisa acessar e consultar frequentemente informações arquivadas, e o volume crescente de documentos, juntamente com a importância dos dados que eles contêm, impulsionou a adoção de soluções de gerenciamento de documentos digitais e projetos de digitalização em massa para melhorar a eficiência, reduzir a pegada de papel e minimizar a perda de informações.[7]​[8][9]​.

A gestão documental inclui o conjunto de processos que uma organização realiza de forma ordenada, articulada e previamente estudada, de forma a ter o controlo de toda a informação que nela entra, sai e é armazenada. Este processo é de vital importância, pois todo tipo de arquivo possui um determinado valor para a entidade, que ao optar pelo seu correto manuseio e armazenamento o mantém disponível para uso quando necessário.[10]​.

A política de gestão documental do Estado colombiano, de acordo com o artigo 6º do Decreto 2.609 de 2012, deve ser entendida como o conjunto de diretrizes estabelecidas por uma entidade para ter um quadro conceitual claro para a gestão da informação física e eletrônica, um conjunto de padrões para a gestão da informação em qualquer meio, uma metodologia geral para a criação, uso, manutenção, retenção, acesso e preservação da informação, independente de seu suporte e meio de criação, um programa de gestão de informação e documentos, adequada articulação e coordenação entre as áreas de tecnologia, o Arquivo escritório, os escritórios de planejamento e os produtores de informação.[19]​.

A evolução da gestão documental nas organizações tem estado ligada à progressiva digitalização dos arquivos e à utilização de sistemas eletrónicos de gestão documental. Neste contexto, a incorporação de técnicas de inteligência artificial (IA) tornou-se uma ferramenta comum para automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente, como a classificação de documentos, a extração de dados relevantes ou a busca de informações em grandes volumes de arquivos.[20]​.

As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em IA normalmente combinam a digitalização de documentos em papel com tecnologias como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e aprendizado de máquina. Desta forma, os documentos analógicos são transformados em informação estruturada e indexável, o que facilita a sua organização, consulta e reutilização em diferentes processos de negócio, bem como uma tomada de decisão mais informada.[20]​.

Da mesma forma, a IA é utilizada para fortalecer o controle sobre o ciclo de vida dos documentos e promover o cumprimento das regulamentações relativas à proteção de dados e segurança da informação. Entre outras funções, permite definir regras de acesso, aplicar políticas de conservação e exclusão e ter registros de auditoria sobre o uso de documentação corporativa.[20]​.

Sistema de gerenciamento de conteúdo

O Sistema de Gestão de Conteúdos pode tender a ser confundido com um sistema de Gestão Documental mas este é utilizado principalmente a nível web e embora seja verdade que partilham características como a gestão da informação e mesmo em algumas das suas formas utilizam bases de dados, o objeto de administração deste sistema é predominantemente orientado para a WEB.

Gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento é definida como “o conjunto de atividades realizadas com o objetivo de utilizar, compartilhar e desenvolver o conhecimento de uma organização e dos indivíduos que nela trabalham, direcionando-os para o melhor alcance de seus objetivos”.[21] A maioria desses intangíveis tem a ver com processos relacionados de uma forma ou de outra à captura, estruturação e transmissão de conhecimento. A gestão do conhecimento tem como uma de suas principais ferramentas a aprendizagem organizacional e é concebida como um conceito dinâmico ou de fluxo.

Os sistemas de gestão documental podem apoiar a gestão do conhecimento, facilitando a organização, conservação e recuperação de documentos que contenham informação relevante para a atividade da organização. Quando a gestão documental é integrada ao arquivo, a identificação dos documentos torna-se uma condição essencial para a formulação de requisitos de padronização na classificação e avaliação de documentos.

Bancos de dados documentais

Nas bases de dados documentais, cada registro corresponde a um documento, seja ele de qualquer tipo: publicação impressa, documento audiovisual, gráfico ou sonoro, documento de arquivo, documento eletrônico, etc.

É errado relacionar um sistema de gestão documental com bases de dados documentais porque a gestão documental é um conceito que engloba a base de dados documental, é muito mais cara e existem muito mais variáveis ​​fundamentais no sistema de gestão documental para além das bases de dados documentais.

A ISO fornece a seguinte definição: "Disciplina responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção, uso e eliminação de registros, incluindo o processo de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros".

Por outro lado, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define registro como: "um fragmento específico de informação registrada que foi gerado, coletado ou recebido no início, condução ou conclusão de uma atividade e que reúne conteúdo, contexto e estrutura suficientes para provar ou evidenciar tal atividade".

Gestão e controle eficazes: simplicidade, rapidez e economia de forma simples. A organização tem acesso instantâneo a toda a documentação necessária à sua atividade empresarial, com as vantagens acrescidas de eliminar deslocações, reduzir o tempo de consulta e tarefas de arquivo, poupar espaço físico ou resolver o problema de localização de documentos, desde que haja um correto controlo da ordem dos ficheiros.[22]​.

Uso racional de recursos: a gestão documental facilita o compartilhamento e a utilização da informação de forma mais eficiente e como recurso coletivo. Como consequência, são drasticamente reduzidas situações como a duplicação de documentos arquivados, fotocópias desnecessárias e duplos registos de dados, entre outros problemas associados à gestão tradicional de papel.[23]​Para a segurança e fiabilidade dos documentos de grande valor para a organização, estes podem ser guardados em locais de alta segurança, garantindo o seu perfeito estado de conservação, enquanto para uso diário estão disponíveis a sua réplica electrónica ou cópias digitalizadas, o que permite manter o acesso à informação mesmo em caso de incidente no suporte. físico.[9]​.

Produtividade e valor acrescentado: a gestão documental, além da poupança de custos, gera produtividade adicional e valor acrescentado, provocado pelo rápido acesso à informação dentro da organização e sua posterior distribuição, sem necessidade de movimentação dos documentos.[7]​[24]​

Melhoria na tomada de decisões: Um dos benefícios mais importantes da gestão documental é a melhoria na tomada de decisões dentro da empresa. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas em todos os momentos, os líderes empresariais podem tomar decisões informadas e estratégicas. Além disso, a capacidade de analisar dados históricos e tendências por meio de ferramentas avançadas de gerenciamento de documentos permite identificar oportunidades de melhoria e antecipar desafios futuros.[25]​.

Devido às diferenças filosóficas e semânticas entre os modelos administrativos anglo-saxões e latinos, permanece até hoje uma certa tensão entre as noções de “gestão documental” e “arquivismo”, como se fossem coisas muito diferentes. Por um lado, em espanhol não existe uma palavra completamente equivalente ao conceito inglês de record, que abrange tudo o que documenta algo. Em espanhol usamos o termo “documento de arquivo”, que tem um significado mais pobre. Quando em inglês se diz gestão de registros refere-se especificamente à gestão documental de documentos arquivísticos. Mas por outro lado, em inglês a palavra arquivo significa quase invariavelmente “arquivo histórico”, enquanto em espanhol o “arquivo” é entendido nas suas diversas fases: arquivo atual ou de gestão, arquivo administrativo ou intermediário e, finalmente, o arquivo permanente ou histórico.[6]​.

Devido a estas diferenças, ocorrem mal-entendidos e uma certa tendência, pelo menos nos países de língua espanhola e portuguesa, a acreditar que a arquivística se aplica apenas aos arquivos históricos, ou que se refere à gestão de qualquer tipo de documentos. Na realidade, este não é o caso: a ciência arquivística abrange a gestão de documentos e também a gestão de arquivos históricos, enquanto a gestão documental é mais ampla do que a gestão de documentos, uma vez que pode ser aplicada a qualquer tipo de documentos, não apenas a documentos administrativos ou arquivísticos.

A gestão documental sempre foi uma necessidade e, ao mesmo tempo, um problema para as organizações, pois representa gastos em instalações e armazéns, infraestruturas para garantir o estado de conservação, tempo dedicado à organização e busca de documentos, duplicações e custos associados ao uso intensivo de papel. A maioria das organizações precisa acessar e consultar frequentemente informações arquivadas, e o volume crescente de documentos, juntamente com a importância dos dados que eles contêm, impulsionou a adoção de soluções de gerenciamento de documentos digitais e projetos de digitalização em massa para melhorar a eficiência, reduzir a pegada de papel e minimizar a perda de informações.[7]​[8][9]​.

A gestão documental inclui o conjunto de processos que uma organização realiza de forma ordenada, articulada e previamente estudada, de forma a ter o controlo de toda a informação que nela entra, sai e é armazenada. Este processo é de vital importância, pois todo tipo de arquivo possui um determinado valor para a entidade, que ao optar pelo seu correto manuseio e armazenamento o mantém disponível para uso quando necessário.[10]​.

A política de gestão documental do Estado colombiano, de acordo com o artigo 6º do Decreto 2.609 de 2012, deve ser entendida como o conjunto de diretrizes estabelecidas por uma entidade para ter um quadro conceitual claro para a gestão da informação física e eletrônica, um conjunto de padrões para a gestão da informação em qualquer meio, uma metodologia geral para a criação, uso, manutenção, retenção, acesso e preservação da informação, independente de seu suporte e meio de criação, um programa de gestão de informação e documentos, adequada articulação e coordenação entre as áreas de tecnologia, o Arquivo escritório, os escritórios de planejamento e os produtores de informação.[19]​.

A evolução da gestão documental nas organizações tem estado ligada à progressiva digitalização dos arquivos e à utilização de sistemas eletrónicos de gestão documental. Neste contexto, a incorporação de técnicas de inteligência artificial (IA) tornou-se uma ferramenta comum para automatizar tarefas que antes eram realizadas manualmente, como a classificação de documentos, a extração de dados relevantes ou a busca de informações em grandes volumes de arquivos.[20]​.

As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em IA normalmente combinam a digitalização de documentos em papel com tecnologias como reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e aprendizado de máquina. Desta forma, os documentos analógicos são transformados em informação estruturada e indexável, o que facilita a sua organização, consulta e reutilização em diferentes processos de negócio, bem como uma tomada de decisão mais informada.[20]​.

Da mesma forma, a IA é utilizada para fortalecer o controle sobre o ciclo de vida dos documentos e promover o cumprimento das regulamentações relativas à proteção de dados e segurança da informação. Entre outras funções, permite definir regras de acesso, aplicar políticas de conservação e exclusão e ter registros de auditoria sobre o uso de documentação corporativa.[20]​.

Sistema de gerenciamento de conteúdo

O Sistema de Gestão de Conteúdos pode tender a ser confundido com um sistema de Gestão Documental mas este é utilizado principalmente a nível web e embora seja verdade que partilham características como a gestão da informação e mesmo em algumas das suas formas utilizam bases de dados, o objeto de administração deste sistema é predominantemente orientado para a WEB.

Gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento é definida como “o conjunto de atividades realizadas com o objetivo de utilizar, compartilhar e desenvolver o conhecimento de uma organização e dos indivíduos que nela trabalham, direcionando-os para o melhor alcance de seus objetivos”.[21] A maioria desses intangíveis tem a ver com processos relacionados de uma forma ou de outra à captura, estruturação e transmissão de conhecimento. A gestão do conhecimento tem como uma de suas principais ferramentas a aprendizagem organizacional e é concebida como um conceito dinâmico ou de fluxo.

Os sistemas de gestão documental podem apoiar a gestão do conhecimento, facilitando a organização, conservação e recuperação de documentos que contenham informação relevante para a atividade da organização. Quando a gestão documental é integrada ao arquivo, a identificação dos documentos torna-se uma condição essencial para a formulação de requisitos de padronização na classificação e avaliação de documentos.

Bancos de dados documentais

Nas bases de dados documentais, cada registro corresponde a um documento, seja ele de qualquer tipo: publicação impressa, documento audiovisual, gráfico ou sonoro, documento de arquivo, documento eletrônico, etc.

É errado relacionar um sistema de gestão documental com bases de dados documentais porque a gestão documental é um conceito que engloba a base de dados documental, é muito mais cara e existem muito mais variáveis ​​fundamentais no sistema de gestão documental para além das bases de dados documentais.

A ISO fornece a seguinte definição: "Disciplina responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recepção, manutenção, uso e eliminação de registros, incluindo o processo de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros".

Por outro lado, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) define registro como: "um fragmento específico de informação registrada que foi gerado, coletado ou recebido no início, condução ou conclusão de uma atividade e que reúne conteúdo, contexto e estrutura suficientes para provar ou evidenciar tal atividade".

Gestão e controle eficazes: simplicidade, rapidez e economia de forma simples. A organização tem acesso instantâneo a toda a documentação necessária à sua atividade empresarial, com as vantagens acrescidas de eliminar deslocações, reduzir o tempo de consulta e tarefas de arquivo, poupar espaço físico ou resolver o problema de localização de documentos, desde que haja um correto controlo da ordem dos ficheiros.[22]​.

Uso racional de recursos: a gestão documental facilita o compartilhamento e a utilização da informação de forma mais eficiente e como recurso coletivo. Como consequência, são drasticamente reduzidas situações como a duplicação de documentos arquivados, fotocópias desnecessárias e duplos registos de dados, entre outros problemas associados à gestão tradicional de papel.[23]​Para a segurança e fiabilidade dos documentos de grande valor para a organização, estes podem ser guardados em locais de alta segurança, garantindo o seu perfeito estado de conservação, enquanto para uso diário estão disponíveis a sua réplica electrónica ou cópias digitalizadas, o que permite manter o acesso à informação mesmo em caso de incidente no suporte. físico.[9]​.

Produtividade e valor acrescentado: a gestão documental, além da poupança de custos, gera produtividade adicional e valor acrescentado, provocado pelo rápido acesso à informação dentro da organização e sua posterior distribuição, sem necessidade de movimentação dos documentos.[7]​[24]​

Melhoria na tomada de decisões: Um dos benefícios mais importantes da gestão documental é a melhoria na tomada de decisões dentro da empresa. Ao ter acesso a informações precisas e atualizadas em todos os momentos, os líderes empresariais podem tomar decisões informadas e estratégicas. Além disso, a capacidade de analisar dados históricos e tendências por meio de ferramentas avançadas de gerenciamento de documentos permite identificar oportunidades de melhoria e antecipar desafios futuros.[25]​.