Oficina japonesa del siglo XX
Las empresas japonesas se han diferenciado de sus contrapartes estadounidenses al implementar diferentes técnicas en la forma en que manejan los negocios. El diseño de la oficina japonesa mejora la productividad laboral y la armonía en la oficina, y responsabiliza a cada empleado por el trabajo que realiza. El tipo de diseño de oficina utilizado en Japón se denomina plan abierto") y se basa en la ergonomía para ayudar a que los empleados sean lo más productivos posible. El diseño de oficina abierta japonesa les permite utilizar una estructura organizativa conocida como estructura horizontal. En la típica oficina japonesa, no hay paredes que dividan los escritorios, ni cubículos, ni oficinas individuales. Además, pueden implementar políticas utilizando el consenso ringi-sho.
Para lograr que los miembros del grupo trabajen de manera efectiva en el plano de la oficina abierta, se utilizan escritorios estilo isla. La característica más dominante del diseño de oficina estilo isla japonesa es que cada grupo forma una isla. Kageyu Noro, Goroh Fujimaki y Shinsuke Kishi, investigadores de ergonomía en el lugar de trabajo, afirmaron: “Las oficinas japonesas se han adherido tradicionalmente a los diseños en isla porque reflejan el estilo japonés de trabajo en equipo y el estilo de gestión de arriba hacia abajo.”[5] El líder del grupo se sentará en la posición destacada y garantizará la productividad.
El líder del grupo asignará una tarea al grupo, y cada miembro del grupo recibirá su tarea individual para completar. Los asientos estilo isla también brindan al grupo el beneficio de poder hablar entre ellos en cualquier momento y pedir ayuda si es necesario. Estar tan cerca el uno del otro en la oficina le da otra ventaja al supervisor, ya que puede llamar a un uchi-awase. Uchi-awase es una reunión informal para transmitir un mensaje importante y también permite que todos los miembros del equipo sean creativos en la oficina. “El diseño de la oficina abierta lo permite porque apenas hay salas o recintos independientes. Si el supervisor se para en su escritorio, puede mirar a sus asociados y llamarlos fácilmente”, según Durlabhji, Subhash, Norton E. Marks y Scott Roach, autores de Japanese Business: Cultural Perspective.[6] Una vez que se completan todas las tareas individuales, el grupo combina el trabajo de cada persona y el proyecto se arma como un todo y se devuelve al supervisor. El trabajo se ve como un esfuerzo de equipo y cada miembro del grupo recibe el mismo crédito por ser parte de un equipo que completa la meta asignada. El grupo en sí hace que cada miembro sea responsable de garantizar que el trabajo se haga y que ningún individuo esté haciendo más trabajo que otro. Otro factor de motivación es que el jefe del grupo también está sentado en el mismo escritorio, y el efecto que esto tiene en los individuos es que deben trabajar duro como el jefe. La función de tener un diseño abierto con asientos tipo isla permite estructurar la oficina para que los empleados se reúnan como equipos.
El tipo de estructura organizativa que se encuentra dentro de la oficina japonesa se conoce como estructura horizontal. Según Andrew, Ghillyer, autor de Management Now, "La estructura horizontal es una estructura organizativa que consta de dos grupos: el primero compuesto por la alta gerencia responsable de las decisiones y políticas estratégicas y el segundo compuesto por empleados empoderados que trabajan juntos en diferentes equipos de procesos; también conocida como estructura de equipo.”[7] El beneficio de usar este tipo de estructura es que la jerarquía se aplana para reducir la supervisión, los equipos pueden autogestionarse, se recompensa el desempeño del equipo, no solo el individuo, y se enfatiza mucho la capacitación entre todos los empleados. Con un mayor sentido de empoderamiento y responsabilidad, los trabajadores están motivados para completar los objetivos de manera oportuna. Tener la oficina estructurada horizontalmente permite una fácil comunicación de la introducción de nuevas políticas e ideas entre los grupos.
“Ringisho” es el concepto de presentar propuestas y tomar decisiones a partir de esas ideas. Al unificar a todos en la oficina japonesa, ayuda a tomar decisiones mejor informadas sobre las políticas de la empresa en las que todos los gerentes y empleados tienen aportes. La idea detrás de esto es ponerse en contacto con varias personas pensantes para ver si hay una buena manera de escribir sus políticas que beneficien mejor a la empresa. Richard Lewis, el autor de When Cultures Collide, afirma “Sugerencias, ideas e invenciones ascienden en la jerarquía de la empresa mediante un proceso de recogida de firmas entre trabajadores y mandos intermedios. Muchas personas están involucradas. Los altos ejecutivos dan el paso final al ratificar los artículos que han obtenido suficiente aprobación.”[8] Con este sistema implementado, los cambios en las políticas solo se aprueban si existe un consenso general para aprobarlo. Permitir que cada grupo tenga voz sobre qué políticas deben implementarse mejora la satisfacción laboral general y la armonía en toda la oficina.
La forma en que están estructuradas las oficinas japonesas les permite ser más eficientes al realizar negocios. Empresas como General Motors, Ford, Motorola y Chrysler Company han notado la eficiencia con la que operan. Continúan buscando otras formas de ser más eficientes y productivos con el diseño de la oficina y la productividad de los empleados.