As diferenças culturais na forma como concebemos o tempo podem afetar a forma como o gerimos. Por exemplo, pensar no tempo linear é uma forma de pensar no tempo como fluindo de um momento para o seguinte de forma linear. Esta percepção linear do tempo é predominante na América, juntamente com a maioria dos países do norte da Europa, como a Alemanha, a Suíça ou o Reino Unido.[6] As pessoas nestas culturas tendem a valorizar muito a gestão produtiva do tempo e a evitar decisões ou ações que resultariam em perda de tempo. Esta visão linear do tempo correlaciona-se com o facto de estas culturas serem mais “monocrónicas”, isto é, preferirem fazer apenas uma coisa de cada vez. Em geral, esta visão cultural leva a um melhor foco na conclusão de uma única tarefa e, a partir daí, a uma gestão do tempo mais produtiva.

Outra visão cultural do tempo é a multitarefa. Em culturas multitarefas, a maioria das pessoas fica mais feliz quanto mais tarefas realizam ao mesmo tempo.[6]​ Essas culturas são “policrônicas”: preferem realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Esta visão multitarefa do tempo prevalece nos países do sul da Europa, como Espanha, Portugal ou Itália. Nestas culturas, as pessoas tendem muitas vezes a dedicar tempo a coisas que consideram mais importantes, como terminar conversas sociais. Em ambientes empresariais, muitas vezes pouca atenção é dada à duração das reuniões, enquanto a alta qualidade das reuniões é considerada importante. Em geral, estas culturas concentram-se mais na sinergia e na criatividade do que na eficácia.[7]​.

Finalmente, há a visão cíclica. Nas culturas com esta visão, o tempo não é considerado linear nem relacionado com eventos. Como os dias, meses, anos, estações e eventos ocorrem regularmente e repetidamente, o tempo é visto como cíclico. Portanto não é considerado desperdiçado, pois sempre volta, pois é em quantidade ilimitada.[6] Esta visão cíclica do tempo prevalece na maioria dos países asiáticos, incluindo o Japão e a China. Em culturas com visão cíclica do tempo, é mais importante concluir as tarefas corretamente. Portanto, a maioria das pessoas, antes de agir, passará mais tempo pensando em suas decisões e no impacto que elas terão.[7]​ Nessas culturas, a maioria das pessoas tende a entender que, em outras culturas, a percepção do tempo é diferente, e elas têm consciência disso quando interagem com pessoas de visão diferente.

Conforme mencionado, a literatura sobre gestão de tempo considera essencial criar um ambiente que conduza à eficácia. Isso inclui:

Também é importante escolher o momento em que as tarefas serão realizadas, pois há tarefas que exigem alto nível de concentração e outras que são mais rotineiras. Recomenda-se realizar as tarefas mais difíceis logo pela manhã, quando a pessoa está mais descansada.[8]​ Ou aproveitar os picos de atenção que cada cronótipo tem em determinados momentos do dia (gente coruja e gente cotovia) para colocar as tarefas mais complexas, deixando as mais simples para os vales de atenção.[9]​ A bibliografia citada também foca na superação de problemas psicológicos crônicos como a procrastinação.

A incapacidade excessiva e crônica de uma pessoa de administrar o tempo de maneira eficaz pode ser um sintoma de transtorno de déficit de atenção e hiperatividade (TDAH) ou transtorno de déficit de atenção (DDA).[10] Os critérios de diagnóstico incluem insucesso, dificuldade de organização, dificuldade para começar, dificuldade para realizar multitarefas e dificuldade para controlar as tarefas em questão. Alguns autores sugerem que patologias no córtex pré-frontal, que é a parte do cérebro de evolução mais recente, podem estar por trás desses problemas.[11] Essa área do cérebro desempenha as funções de atenção, controle de impulsos, organização, aprendizado com a experiência e autocontrole “Autocontrole (habilidade)”), entre outras. Alguns estudiosos argumentam que é possível mudar a forma como o córtex pré-frontal funciona e oferecer uma solução.[12]​.

Contenido

Las estrategias de gestión del tiempo se asocian a menudo con la recomendación de establecer objetivos personales. Se pone énfasis en cosas como:.

Estos objetivos se anotan y pueden ser divididos en un proyecto, un plan de acción o una sencilla lista de tareas. Se puede establecer un grado de importancia para tareas individuales o para objetivos, y pueden ponerse fechas límite y asignarse prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades. Puede ser recomendable una planificación diaria, semanal, mensual o por otros períodos. En la misma organización pueden coexistir planificaciones de diferente intervalo temporal, por ejemplo una mensual y otra anual, pero siempre coordinadas y elaborando la de menor intervalo de acuerdo a la de mayor. Siguiendo con el ejemplo, la planificación mensual se elabora teniendo en cuenta la anual, y para detallarla.[14]​ Todo esto puede hacerse de las maneras siguientes.

Para valorar la importancia de una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta: inmediatos, a largo plazo o bajos.[15]​ También, dentro de un proyecto complejo con múltiples tareas gestionado con la ayuda de un programa informático específico, se puede extraer el porcentaje de tiempo durante la simulación que una tarea estaba en la ruta crítica del proyecto.[16]​ A mayor porcentaje, mayor importancia de esa tarea. La sensación de urgencia que una tarea suscita en una persona puede reflejar más la situación de esa persona que la auténtica importancia de la tarea.[17]​.

Análise ABCD

Uma técnica muito utilizada na gestão empresarial é a categorização de inúmeros dados em grupos. Esses grupos geralmente recebem o nome das primeiras letras do alfabeto, A, B, C e D – daí o nome. As atividades são ordenadas por estes critérios gerais:.

Cada grupo é então ordenado por prioridade. Para refinar ainda mais a priorização, alguns indivíduos forçam todas as atividades inicialmente classificadas como B nas categorias A ou C. A análise ABCD de tarefas pode incorporar mais de 4 grupos.[18]​ Não deve ser confundida com a análise ABC para gerenciamento de estoque. A importância das tarefas também pode ser codificada por cores.[19]​.

A análise ABCD é frequentemente combinada com a análise de Pareto.[20]​.

Análise de Pareto

Baseia-se na ideia de que 80% das tarefas podem ser concluídas em 20% do tempo disponível, e os restantes 20% das tarefas consumirão 80% do tempo. Este princípio é usado para dividir tarefas em 2 conjuntos. Recomenda-se então atribuir maior prioridade às tarefas do primeiro grupo.

A regra 80-20, chamada princípio de Pareto, também pode ser aplicada para aumentar a produtividade: pressupõe que 80% da produtividade pode ser alcançada realizando apenas 20% das tarefas. Da mesma forma, 80% dos resultados podem ser atribuídos a apenas 20% das tarefas.[21]​ Se o objetivo do gerenciamento do tempo é maior produtividade, então essas tarefas devem ter uma prioridade mais alta.[22]​.

Método Eisenhower

O método Eisenhower tem suas origens em uma citação atribuída a Dwight D. Eisenhower: "Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."

Usando o princípio de decisão de Eisenhower, as tarefas são avaliadas usando os critérios importante/sem importância e urgente/não urgente e, em seguida, colocadas nos quadrantes correspondentes de uma matriz de Eisenhower (também conhecida como "tabela de Eisenhower", "caixa de Eisenhower", "diagrama de Eisenhower" ou "matriz de decisão de Eisenhower").[25]​[26]​ Então:.

Método POSEC

POSEC é o acrônimo para as palavras “Priorizar Organização, Simplificação, Economia e Contribuição”. O método dita um modelo que enfatiza os sentimentos imediatos de segurança emocional e monetária do indivíduo médio. Isso sugere que se um indivíduo cuidar primeiro de suas responsabilidades pessoais, ele ou ela estará em melhor posição para assumir responsabilidades coletivas.[29]​.

Subjacente à sigla está uma hierarquia de autorrealização"), que reflete a hierarquia de necessidades de Abraham Maslow:

A gestão do tempo também aborda como eliminar tarefas que não agregam valor ao indivíduo ou à organização.

De acordo com Sandberg,[30] as listas de tarefas “não são a chave para a produtividade que se afirma”. Ele estima que “30% daqueles que fazem essas listas passam mais tempo gerenciando-as do que realizando as tarefas listadas”.

Hendrickson afirma[31]​ que a adesão rígida às listas de tarefas pode criar uma "tirania da lista de tarefas" que força "o tempo a ser desperdiçado em atividades sem importância".

Autores como M. Sánchez[32]​ consideram qualquer forma de estresse prejudicial à saúde e à aprendizagem, mesmo que seja possível adaptar-se aos seus efeitos nocivos.[33]​ Mas o estresse é uma parte inevitável da vida diária e Reinhold Niebuhr sugere enfrentá-lo, “ter a serenidade para aceitar as coisas que não se pode mudar e a coragem para mudar as coisas que se podem”. Além disso, considera-se que existem tanto estresse negativo (distress) quanto estresse positivo (eustress ou eustress). Este último nos encoraja a enfrentar os problemas, ser criativos e responder com eficiência.[34]​.

Com o estabelecimento de prioridades e metas pode surgir uma emoção chamada “preocupação” (também é possível ficar preocupado sem ter estabelecido nenhuma). Esta emoção não leva em conta o presente, mas fixa-se num futuro que nunca chega, levando a um gasto infrutífero de tempo e energia da pessoa. É um custo desnecessário ou um aspecto falso que pode interferir nos planos devido ao fator humano (a imprevisibilidade de qualquer situação em que as pessoas intervêm).[35]​ O método Eisenhower é uma estratégia usada para combater preocupações e tarefas imperativas, mas enfadonhas.[36]​ A preocupação, assim como o estresse, é uma reação a um conjunto de fatores ambientais. Se a pessoa entender que isso não faz parte dela, ela poderá administrar sua preocupação. Atletas com treinador chamam esse gerenciamento de “fazer cara de jogo”.

Mudar é difícil e as rotinas da vida diária são os hábitos mais profundamente arraigados. Para eliminar o que não é prioritário no tempo dedicado aos estudos, sugere-se:

Alguns desses fatores são:

Se a pessoa deseja administrar seu tempo de forma eficaz, é recomendável que adquira o hábito de utilizar um processo sistemático.

Algumas das causas mais comuns pelas quais não podemos ter uma boa gestão do nosso tempo, e seus efeitos, são:

A ordem do dia

A agenda pessoal é um livro (páginas não removíveis) ou caderno (páginas removíveis por meio de argolas ou sistema similar) que em suas páginas divide, geralmente em dias, o tempo de um período (geralmente um ano civil). Cada dia do ano costuma ter uma folha, ou seja, há pelo menos uma folha (às vezes mais) para 14 de março, outra para 26 de abril, etc. O objetivo da agenda é anotar, no intervalo de tempo preciso, o que a pessoa tem que fazer, ou quer fazer, naquele dia naquele horário. É uma ferramenta de trabalho essencial[19]​ para executivos "Executivo (cargo)"), muitos outros profissionais (como médicos que atendem pacientes em seu consultório) e estudantes.

Depois de ter colocado as tarefas que precisam ser feitas em um dia e horário precisos, você pode preencher o restante de suas horas de vigília (as “lacunas de horário”) com atividades que você precisa ou deseja fazer, mas que não necessitam de um posicionamento temporal tão apertado. Embora anotar uma tarefa na agenda no momento em que surge a necessidade de realizá-la seja positivo, porque descarrega a mente e promove a concentração e a criatividade,[41]​ o uso eficaz da agenda requer gastar alguns minutos[42]​ para organizá-la por um período (geralmente uma semana) antes do início desse período.[19]​.

A palavra “agenda” possui outros significados relacionados que vale a pena conhecer.

Originalmente físicos, os diários eletrônicos tornaram-se populares na década de 1980, muitos dos quais deixaram de ser fabricados com o surgimento de aplicativos do tipo diário (apps) que vieram como padrão com o smartphone (smartphone).[43] Estas aplicações permitem não só colocar uma tarefa num horário do dia, como também alterá-la a qualquer momento com facilidade (nas agendas físicas é preciso riscar a tarefa no seu espaço de tempo original e escrevê-la novamente noutro intervalo) e agendar alertas, a partir do próprio telemóvel ou enviados para um email.

Normalmente, cada pessoa gerencia sua própria agenda, mas no caso de pessoas muito ocupadas, geralmente é outra pessoa quem faz isso. Existem programas de computador muito comuns que permitem que uma pessoa organize remotamente a agenda de outra.

Existem agendas físicas portáteis, com tamanhos em torno de 11 cm de altura x 8 cm de largura, projetadas para a pessoa carregar consigo (por exemplo, no bolso) e outras maiores, em torno de 20 cm de altura x 13 cm de largura, em princípio projetadas para serem usadas sobre uma mesa e não se moverem dela. Existem também vários tamanhos intermediários, e até maiores ou menores que os 2 descritos.

As listas de tarefas

Uma lista de tarefas (também chamada de “lista de tarefas”) é uma lista de atividades que você deseja realizar, como tarefas domésticas ou etapas para concluir um projeto. É uma ferramenta de inventário que serve como alternativa à memória "Memória (processo)") ou como complemento a ela.

As listas de tarefas são usadas na auto-organização (gerenciamento de si mesmo), administração de empresas, gerenciamento de projetos ou desenvolvimento de software. Podem envolver mais de uma lista.

Quando um dos itens de uma lista de tarefas é concluído, a tarefa é riscada, endossada[44]​ (uma pequena marca é escrita ao lado para indicar que foi concluída), ou é feita desaparecer da lista (se estiver sendo usado um meio de computador que o permita). O método tradicional é escrever a lista no papel com caneta ou lápis. Sob o papel pode haver uma superfície de suporte rígida (madeira, plástico) que facilita a escrita. Essa superfície pode ter algum tipo de pinça, geralmente de metal, para segurar o papel. As listas de tarefas também podem ser na forma de lista de verificação, em papel ou informatizadas.

A escritora Julie Morgenstern, em suas recomendações sobre o que fazer e o que não fazer no gerenciamento do tempo, sugere:

Numerosos equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicações de gestão de informações pessoais (PIM) e a maioria dos PDAs (tablets). Existem também programas de computador baseados na Internet para gerenciar listas de tarefas, muitos dos quais são gratuitos. Existem também aplicativos (apps) para o smartphone (smartphone).[46]​.

As tarefas de uma lista geralmente são distribuídas por dias e divididas em categorias. O sistema de divisão mais simples inclui uma lista geral de tarefas (ou um arquivo de armazenamento de tarefas) que contém todas as tarefas que uma pessoa precisa realizar, e uma lista diária, que é criada todos os dias transferindo tarefas da lista geral para ela. Uma alternativa é criar uma “lista do que não fazer” para evitar tarefas desnecessárias.[45]​.

As listas de tarefas são frequentemente priorizadas:

Programas de computador

Muitas empresas usam software de controle de tempo para monitorar o dia de trabalho de um funcionário, horas faturáveis, etc., por exemplo. por exemplo um software de gerenciamento de escritório de advocacia.

Muitos programas de software de gerenciamento de tempo permitem vários usuários, permitem que um usuário atribua tarefas a outros e facilitam a comunicação por meio do próprio programa.

Os aplicativos de lista de tarefas podem ser vistos como uma versão simplificada de um gerenciador de informações pessoais ou software de gerenciamento de projetos.

Aplicações modernas deste tipo podem permitir a estruturação hierárquica de tarefas (uma tarefa pode ser composta de subtarefas que, por sua vez, podem conter outras subtarefas), podem fornecer vários métodos de filtragem e classificação da lista de tarefas e podem permitir ao usuário atribuir notas de qualquer tamanho a cada tarefa.[55]​.

Em contraste com o conceito de permitir múltiplos filtros ao usuário, pelo menos um produto de software contém um modo adicional onde é o próprio programa que tenta determinar dinamicamente as melhores tarefas em um determinado momento.[56]​.

Sistemas de gerenciamento de tempo

Os sistemas de gerenciamento de tempo geralmente incluem um relógio de ponto ou um aplicativo baseado na Internet para monitorar as horas de trabalho dos funcionários. Estes sistemas dão aos empregadores algumas informações sobre como o seu pessoal gasta o seu tempo, permitindo-lhes, até certo ponto (dependendo do sistema que implementaram), direcioná-lo e planeá-lo. Desta forma, os empregadores podem controlar os custos laborais e aumentar a produtividade. Um sistema de gerenciamento de tempo adequado automatiza processos e elimina tarefas tediosas.

Fazendo as coisas (GTD)

O método Getting Things Done (GTD) foi criado por David Allen. A ideia básica por trás deste método é terminar todas as pequenas tarefas imediatamente e dividir as grandes tarefas em tarefas menores para começar a concluí-las agora. O raciocínio por trás desse método é evitar a sobrecarga de informações ou o bloqueio mental que provavelmente pode ocorrer quando há centenas de tarefas. O objetivo do GTD é incentivar o usuário a realizar suas tarefas o mais rápido possível e a colocar suas ideias no papel no mesmo ritmo, para que as tarefas e ideias sejam fáceis de ver e gerenciar.

Pomodoro

A "Técnica Pomodoro", de Francesco Cirillo, foi originalmente concebida no final dos anos 1980-1990 e gradualmente aperfeiçoada até ser finalmente definida em 1992. O nome da técnica vem de um cronômetro de cozinha em formato de tomate (pomodoro em italiano) usado inicialmente por Cirillo durante seus tempos de universidade. O elemento de medição fundamental desta técnica é o “pomodoro”, que tradicionalmente é definido como um tempo de 30 minutos dividido em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. Cirillo também recomenda um intervalo mais longo, de 15 a 30 minutos, a cada 4 “pomodoros”. Através da experimentação com vários grupos de trabalho e atividades de mentoria, Cirillo determinou que a duração ideal do "pomodoro" era entre 20 e 35 minutos.[57]​.

As diferenças culturais na forma como concebemos o tempo podem afetar a forma como o gerimos. Por exemplo, pensar no tempo linear é uma forma de pensar no tempo como fluindo de um momento para o seguinte de forma linear. Esta percepção linear do tempo é predominante na América, juntamente com a maioria dos países do norte da Europa, como a Alemanha, a Suíça ou o Reino Unido.[6] As pessoas nestas culturas tendem a valorizar muito a gestão produtiva do tempo e a evitar decisões ou ações que resultariam em perda de tempo. Esta visão linear do tempo correlaciona-se com o facto de estas culturas serem mais “monocrónicas”, isto é, preferirem fazer apenas uma coisa de cada vez. Em geral, esta visão cultural leva a um melhor foco na conclusão de uma única tarefa e, a partir daí, a uma gestão do tempo mais produtiva.

Outra visão cultural do tempo é a multitarefa. Em culturas multitarefas, a maioria das pessoas fica mais feliz quanto mais tarefas realizam ao mesmo tempo.[6]​ Essas culturas são “policrônicas”: preferem realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Esta visão multitarefa do tempo prevalece nos países do sul da Europa, como Espanha, Portugal ou Itália. Nestas culturas, as pessoas tendem muitas vezes a dedicar tempo a coisas que consideram mais importantes, como terminar conversas sociais. Em ambientes empresariais, muitas vezes pouca atenção é dada à duração das reuniões, enquanto a alta qualidade das reuniões é considerada importante. Em geral, estas culturas concentram-se mais na sinergia e na criatividade do que na eficácia.[7]​.

Finalmente, há a visão cíclica. Nas culturas com esta visão, o tempo não é considerado linear nem relacionado com eventos. Como os dias, meses, anos, estações e eventos ocorrem regularmente e repetidamente, o tempo é visto como cíclico. Portanto não é considerado desperdiçado, pois sempre volta, pois é em quantidade ilimitada.[6] Esta visão cíclica do tempo prevalece na maioria dos países asiáticos, incluindo o Japão e a China. Em culturas com visão cíclica do tempo, é mais importante concluir as tarefas corretamente. Portanto, a maioria das pessoas, antes de agir, passará mais tempo pensando em suas decisões e no impacto que elas terão.[7]​ Nessas culturas, a maioria das pessoas tende a entender que, em outras culturas, a percepção do tempo é diferente, e elas têm consciência disso quando interagem com pessoas de visão diferente.

Conforme mencionado, a literatura sobre gestão de tempo considera essencial criar um ambiente que conduza à eficácia. Isso inclui:

Também é importante escolher o momento em que as tarefas serão realizadas, pois há tarefas que exigem alto nível de concentração e outras que são mais rotineiras. Recomenda-se realizar as tarefas mais difíceis logo pela manhã, quando a pessoa está mais descansada.[8]​ Ou aproveitar os picos de atenção que cada cronótipo tem em determinados momentos do dia (gente coruja e gente cotovia) para colocar as tarefas mais complexas, deixando as mais simples para os vales de atenção.[9]​ A bibliografia citada também foca na superação de problemas psicológicos crônicos como a procrastinação.

A incapacidade excessiva e crônica de uma pessoa de administrar o tempo de maneira eficaz pode ser um sintoma de transtorno de déficit de atenção e hiperatividade (TDAH) ou transtorno de déficit de atenção (DDA).[10] Os critérios de diagnóstico incluem insucesso, dificuldade de organização, dificuldade para começar, dificuldade para realizar multitarefas e dificuldade para controlar as tarefas em questão. Alguns autores sugerem que patologias no córtex pré-frontal, que é a parte do cérebro de evolução mais recente, podem estar por trás desses problemas.[11] Essa área do cérebro desempenha as funções de atenção, controle de impulsos, organização, aprendizado com a experiência e autocontrole “Autocontrole (habilidade)”), entre outras. Alguns estudiosos argumentam que é possível mudar a forma como o córtex pré-frontal funciona e oferecer uma solução.[12]​.

Contenido

Las estrategias de gestión del tiempo se asocian a menudo con la recomendación de establecer objetivos personales. Se pone énfasis en cosas como:.

Estos objetivos se anotan y pueden ser divididos en un proyecto, un plan de acción o una sencilla lista de tareas. Se puede establecer un grado de importancia para tareas individuales o para objetivos, y pueden ponerse fechas límite y asignarse prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, un programa o un calendario de actividades. Puede ser recomendable una planificación diaria, semanal, mensual o por otros períodos. En la misma organización pueden coexistir planificaciones de diferente intervalo temporal, por ejemplo una mensual y otra anual, pero siempre coordinadas y elaborando la de menor intervalo de acuerdo a la de mayor. Siguiendo con el ejemplo, la planificación mensual se elabora teniendo en cuenta la anual, y para detallarla.[14]​ Todo esto puede hacerse de las maneras siguientes.

Para valorar la importancia de una tarea pueden tenerse en cuenta los beneficios que aporta: inmediatos, a largo plazo o bajos.[15]​ También, dentro de un proyecto complejo con múltiples tareas gestionado con la ayuda de un programa informático específico, se puede extraer el porcentaje de tiempo durante la simulación que una tarea estaba en la ruta crítica del proyecto.[16]​ A mayor porcentaje, mayor importancia de esa tarea. La sensación de urgencia que una tarea suscita en una persona puede reflejar más la situación de esa persona que la auténtica importancia de la tarea.[17]​.

Análise ABCD

Uma técnica muito utilizada na gestão empresarial é a categorização de inúmeros dados em grupos. Esses grupos geralmente recebem o nome das primeiras letras do alfabeto, A, B, C e D – daí o nome. As atividades são ordenadas por estes critérios gerais:.

Cada grupo é então ordenado por prioridade. Para refinar ainda mais a priorização, alguns indivíduos forçam todas as atividades inicialmente classificadas como B nas categorias A ou C. A análise ABCD de tarefas pode incorporar mais de 4 grupos.[18]​ Não deve ser confundida com a análise ABC para gerenciamento de estoque. A importância das tarefas também pode ser codificada por cores.[19]​.

A análise ABCD é frequentemente combinada com a análise de Pareto.[20]​.

Análise de Pareto

Baseia-se na ideia de que 80% das tarefas podem ser concluídas em 20% do tempo disponível, e os restantes 20% das tarefas consumirão 80% do tempo. Este princípio é usado para dividir tarefas em 2 conjuntos. Recomenda-se então atribuir maior prioridade às tarefas do primeiro grupo.

A regra 80-20, chamada princípio de Pareto, também pode ser aplicada para aumentar a produtividade: pressupõe que 80% da produtividade pode ser alcançada realizando apenas 20% das tarefas. Da mesma forma, 80% dos resultados podem ser atribuídos a apenas 20% das tarefas.[21]​ Se o objetivo do gerenciamento do tempo é maior produtividade, então essas tarefas devem ter uma prioridade mais alta.[22]​.

Método Eisenhower

O método Eisenhower tem suas origens em uma citação atribuída a Dwight D. Eisenhower: "Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."

Usando o princípio de decisão de Eisenhower, as tarefas são avaliadas usando os critérios importante/sem importância e urgente/não urgente e, em seguida, colocadas nos quadrantes correspondentes de uma matriz de Eisenhower (também conhecida como "tabela de Eisenhower", "caixa de Eisenhower", "diagrama de Eisenhower" ou "matriz de decisão de Eisenhower").[25]​[26]​ Então:.

Método POSEC

POSEC é o acrônimo para as palavras “Priorizar Organização, Simplificação, Economia e Contribuição”. O método dita um modelo que enfatiza os sentimentos imediatos de segurança emocional e monetária do indivíduo médio. Isso sugere que se um indivíduo cuidar primeiro de suas responsabilidades pessoais, ele ou ela estará em melhor posição para assumir responsabilidades coletivas.[29]​.

Subjacente à sigla está uma hierarquia de autorrealização"), que reflete a hierarquia de necessidades de Abraham Maslow:

A gestão do tempo também aborda como eliminar tarefas que não agregam valor ao indivíduo ou à organização.

De acordo com Sandberg,[30] as listas de tarefas “não são a chave para a produtividade que se afirma”. Ele estima que “30% daqueles que fazem essas listas passam mais tempo gerenciando-as do que realizando as tarefas listadas”.

Hendrickson afirma[31]​ que a adesão rígida às listas de tarefas pode criar uma "tirania da lista de tarefas" que força "o tempo a ser desperdiçado em atividades sem importância".

Autores como M. Sánchez[32]​ consideram qualquer forma de estresse prejudicial à saúde e à aprendizagem, mesmo que seja possível adaptar-se aos seus efeitos nocivos.[33]​ Mas o estresse é uma parte inevitável da vida diária e Reinhold Niebuhr sugere enfrentá-lo, “ter a serenidade para aceitar as coisas que não se pode mudar e a coragem para mudar as coisas que se podem”. Além disso, considera-se que existem tanto estresse negativo (distress) quanto estresse positivo (eustress ou eustress). Este último nos encoraja a enfrentar os problemas, ser criativos e responder com eficiência.[34]​.

Com o estabelecimento de prioridades e metas pode surgir uma emoção chamada “preocupação” (também é possível ficar preocupado sem ter estabelecido nenhuma). Esta emoção não leva em conta o presente, mas fixa-se num futuro que nunca chega, levando a um gasto infrutífero de tempo e energia da pessoa. É um custo desnecessário ou um aspecto falso que pode interferir nos planos devido ao fator humano (a imprevisibilidade de qualquer situação em que as pessoas intervêm).[35]​ O método Eisenhower é uma estratégia usada para combater preocupações e tarefas imperativas, mas enfadonhas.[36]​ A preocupação, assim como o estresse, é uma reação a um conjunto de fatores ambientais. Se a pessoa entender que isso não faz parte dela, ela poderá administrar sua preocupação. Atletas com treinador chamam esse gerenciamento de “fazer cara de jogo”.

Mudar é difícil e as rotinas da vida diária são os hábitos mais profundamente arraigados. Para eliminar o que não é prioritário no tempo dedicado aos estudos, sugere-se:

Alguns desses fatores são:

Se a pessoa deseja administrar seu tempo de forma eficaz, é recomendável que adquira o hábito de utilizar um processo sistemático.

Algumas das causas mais comuns pelas quais não podemos ter uma boa gestão do nosso tempo, e seus efeitos, são:

A ordem do dia

A agenda pessoal é um livro (páginas não removíveis) ou caderno (páginas removíveis por meio de argolas ou sistema similar) que em suas páginas divide, geralmente em dias, o tempo de um período (geralmente um ano civil). Cada dia do ano costuma ter uma folha, ou seja, há pelo menos uma folha (às vezes mais) para 14 de março, outra para 26 de abril, etc. O objetivo da agenda é anotar, no intervalo de tempo preciso, o que a pessoa tem que fazer, ou quer fazer, naquele dia naquele horário. É uma ferramenta de trabalho essencial[19]​ para executivos "Executivo (cargo)"), muitos outros profissionais (como médicos que atendem pacientes em seu consultório) e estudantes.

Depois de ter colocado as tarefas que precisam ser feitas em um dia e horário precisos, você pode preencher o restante de suas horas de vigília (as “lacunas de horário”) com atividades que você precisa ou deseja fazer, mas que não necessitam de um posicionamento temporal tão apertado. Embora anotar uma tarefa na agenda no momento em que surge a necessidade de realizá-la seja positivo, porque descarrega a mente e promove a concentração e a criatividade,[41]​ o uso eficaz da agenda requer gastar alguns minutos[42]​ para organizá-la por um período (geralmente uma semana) antes do início desse período.[19]​.

A palavra “agenda” possui outros significados relacionados que vale a pena conhecer.

Originalmente físicos, os diários eletrônicos tornaram-se populares na década de 1980, muitos dos quais deixaram de ser fabricados com o surgimento de aplicativos do tipo diário (apps) que vieram como padrão com o smartphone (smartphone).[43] Estas aplicações permitem não só colocar uma tarefa num horário do dia, como também alterá-la a qualquer momento com facilidade (nas agendas físicas é preciso riscar a tarefa no seu espaço de tempo original e escrevê-la novamente noutro intervalo) e agendar alertas, a partir do próprio telemóvel ou enviados para um email.

Normalmente, cada pessoa gerencia sua própria agenda, mas no caso de pessoas muito ocupadas, geralmente é outra pessoa quem faz isso. Existem programas de computador muito comuns que permitem que uma pessoa organize remotamente a agenda de outra.

Existem agendas físicas portáteis, com tamanhos em torno de 11 cm de altura x 8 cm de largura, projetadas para a pessoa carregar consigo (por exemplo, no bolso) e outras maiores, em torno de 20 cm de altura x 13 cm de largura, em princípio projetadas para serem usadas sobre uma mesa e não se moverem dela. Existem também vários tamanhos intermediários, e até maiores ou menores que os 2 descritos.

As listas de tarefas

Uma lista de tarefas (também chamada de “lista de tarefas”) é uma lista de atividades que você deseja realizar, como tarefas domésticas ou etapas para concluir um projeto. É uma ferramenta de inventário que serve como alternativa à memória "Memória (processo)") ou como complemento a ela.

As listas de tarefas são usadas na auto-organização (gerenciamento de si mesmo), administração de empresas, gerenciamento de projetos ou desenvolvimento de software. Podem envolver mais de uma lista.

Quando um dos itens de uma lista de tarefas é concluído, a tarefa é riscada, endossada[44]​ (uma pequena marca é escrita ao lado para indicar que foi concluída), ou é feita desaparecer da lista (se estiver sendo usado um meio de computador que o permita). O método tradicional é escrever a lista no papel com caneta ou lápis. Sob o papel pode haver uma superfície de suporte rígida (madeira, plástico) que facilita a escrita. Essa superfície pode ter algum tipo de pinça, geralmente de metal, para segurar o papel. As listas de tarefas também podem ser na forma de lista de verificação, em papel ou informatizadas.

A escritora Julie Morgenstern, em suas recomendações sobre o que fazer e o que não fazer no gerenciamento do tempo, sugere:

Numerosos equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicações de gestão de informações pessoais (PIM) e a maioria dos PDAs (tablets). Existem também programas de computador baseados na Internet para gerenciar listas de tarefas, muitos dos quais são gratuitos. Existem também aplicativos (apps) para o smartphone (smartphone).[46]​.

As tarefas de uma lista geralmente são distribuídas por dias e divididas em categorias. O sistema de divisão mais simples inclui uma lista geral de tarefas (ou um arquivo de armazenamento de tarefas) que contém todas as tarefas que uma pessoa precisa realizar, e uma lista diária, que é criada todos os dias transferindo tarefas da lista geral para ela. Uma alternativa é criar uma “lista do que não fazer” para evitar tarefas desnecessárias.[45]​.

As listas de tarefas são frequentemente priorizadas:

Programas de computador

Muitas empresas usam software de controle de tempo para monitorar o dia de trabalho de um funcionário, horas faturáveis, etc., por exemplo. por exemplo um software de gerenciamento de escritório de advocacia.

Muitos programas de software de gerenciamento de tempo permitem vários usuários, permitem que um usuário atribua tarefas a outros e facilitam a comunicação por meio do próprio programa.

Os aplicativos de lista de tarefas podem ser vistos como uma versão simplificada de um gerenciador de informações pessoais ou software de gerenciamento de projetos.

Aplicações modernas deste tipo podem permitir a estruturação hierárquica de tarefas (uma tarefa pode ser composta de subtarefas que, por sua vez, podem conter outras subtarefas), podem fornecer vários métodos de filtragem e classificação da lista de tarefas e podem permitir ao usuário atribuir notas de qualquer tamanho a cada tarefa.[55]​.

Em contraste com o conceito de permitir múltiplos filtros ao usuário, pelo menos um produto de software contém um modo adicional onde é o próprio programa que tenta determinar dinamicamente as melhores tarefas em um determinado momento.[56]​.

Sistemas de gerenciamento de tempo

Os sistemas de gerenciamento de tempo geralmente incluem um relógio de ponto ou um aplicativo baseado na Internet para monitorar as horas de trabalho dos funcionários. Estes sistemas dão aos empregadores algumas informações sobre como o seu pessoal gasta o seu tempo, permitindo-lhes, até certo ponto (dependendo do sistema que implementaram), direcioná-lo e planeá-lo. Desta forma, os empregadores podem controlar os custos laborais e aumentar a produtividade. Um sistema de gerenciamento de tempo adequado automatiza processos e elimina tarefas tediosas.

Fazendo as coisas (GTD)

O método Getting Things Done (GTD) foi criado por David Allen. A ideia básica por trás deste método é terminar todas as pequenas tarefas imediatamente e dividir as grandes tarefas em tarefas menores para começar a concluí-las agora. O raciocínio por trás desse método é evitar a sobrecarga de informações ou o bloqueio mental que provavelmente pode ocorrer quando há centenas de tarefas. O objetivo do GTD é incentivar o usuário a realizar suas tarefas o mais rápido possível e a colocar suas ideias no papel no mesmo ritmo, para que as tarefas e ideias sejam fáceis de ver e gerenciar.

Pomodoro

A "Técnica Pomodoro", de Francesco Cirillo, foi originalmente concebida no final dos anos 1980-1990 e gradualmente aperfeiçoada até ser finalmente definida em 1992. O nome da técnica vem de um cronômetro de cozinha em formato de tomate (pomodoro em italiano) usado inicialmente por Cirillo durante seus tempos de universidade. O elemento de medição fundamental desta técnica é o “pomodoro”, que tradicionalmente é definido como um tempo de 30 minutos dividido em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. Cirillo também recomenda um intervalo mais longo, de 15 a 30 minutos, a cada 4 “pomodoros”. Através da experimentação com vários grupos de trabalho e atividades de mentoria, Cirillo determinou que a duração ideal do "pomodoro" era entre 20 e 35 minutos.[57]​.