Licitación (Fase de Costos)
Introducción
El aprovisionamiento es la acción de encontrar, adquirir o comprar bienes o servicios u obras de una fuente externa, a menudo mediante una subasta o una licitación. El proceso se usa para asegurar que el comprador recibe los bienes, servicios u obras al mejor precio posible, cuando se comparan aspectos como calidad, cantidad, plazo, y ubicación.[1] Las empresas y los organismos públicos a menudo definen los procesos de aprovisionamiento para promover la competencia justa y abierta, a la vez que minimizan los riesgos, como el fraude y la connivencia.
Visión general
Casi todas las decisiones de compra incluyen factores como entrega, transporte, beneficio marginal y fluctuaciones de precio. El aprovisionamiento generalmente implica tomar decisiones de compra bajo condiciones de escasez. Si se dispone de datos suficientes, la buena práctica aconseja emplear métodos de análisis económico como coste-beneficio o coste-eficacia.
Debe hacerse una distinción importante entre análisis sin riesgo y aquellos con riesgo. Cuando hay riesgo, ya sea en los costes o en los beneficios, debería emplearse el concepto de valor óptimo (best value, un método de valoración[2] del Gobierno federal norteamericano que tiene en cuenta más factores que el precio, y que no debe confundirse con la política Best Value del Reino Unido, totalmente distinta).
Las actividades de aprovisionamiento se dividen a menudo en dos categorías distintas: gasto directo e indirecto. El gasto directo se refiere al aprovisionamiento relacionado con la producción, que abarca todos los elementos que son parte de productos acabados, como materias primas, componentes y piezas. El aprovisionamiento indirecto no está relacionado con la producción. El aprovisionamiento directo, que se enfoca a la gestión de la cadena de suministro, incide plenamente en el proceso de producción de las empresas manufactureras. En cambio, el aprovisionamiento indirecto se refiere a recursos operativos que una empresa compra para permitir sus operaciones. El aprovisionamiento indirecto comprende una amplia variedad de bienes y servicios, desde objetos estandarizados como suministros de oficina y lubricantes de maquinaria, hasta productos y servicios complejos y costosos, como equipo pesado, servicios de consultoría y subcontratación.[3].