Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de «gestión documental» y la «archivística», como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término «documento de archivo», que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice records management se está refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente «archivo histórico», mientras que en español el «archivo» se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.[6]​.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

La gestión documental fue siempre una necesidad y, al mismo tiempo, un problema para las organizaciones, al representar gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones y costes asociados al uso intensivo de papel. La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar con frecuencia la información archivada, y el creciente volumen de documentos, junto con la importancia de los datos que contienen, ha impulsado la adopción de soluciones de gestión documental digital y de proyectos de digitalización masiva para mejorar la eficiencia, reducir el espacio ocupado por el papel y minimizar la pérdida de información.[7]​[8]​[9]​.

La gestión documental comprende el conjunto de procesos que una organización lleva a cabo de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el fin de tener el control de toda la información que entra, sale y se almacena en ella. Este proceso es de vital importancia, ya que todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la entidad, que al optar por su correcto manejo y almacenamiento lo mantiene disponible para su uso cuando se requiera.[10]​.

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.[19]​.

La evolución de la gestión documental en las organizaciones ha ido ligada a la progresiva digitalización de los archivos y al uso de sistemas electrónicos de gestión de documentos. En este contexto, la incorporación de técnicas de inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una herramienta habitual para automatizar tareas que antes se realizaban de forma manual, como la clasificación de documentos, la extracción de datos relevantes o la búsqueda de información dentro de grandes volúmenes de archivos.[20]​.

Las soluciones de gestión documental basadas en IA suelen combinar la digitalización de los documentos en papel con tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático. De este modo, los documentos analógicos se transforman en información estructurada e indexable, lo que facilita su organización, consulta y reutilización en diferentes procesos de negocio, así como una toma de decisiones mejor informada.[20]​.

Asimismo, la IA se emplea para reforzar el control sobre el ciclo de vida de los documentos y favorecer el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos y seguridad de la información. Entre otras funciones, permite definir reglas de acceso, aplicar políticas de conservación y eliminación, y disponer de registros de auditoría sobre el uso de la documentación corporativa.[20]​.

Sistema de Administración de Contenidos

El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de Administración Documental pero este es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se define como "el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos".[21]​ La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. La gestión del conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional una de sus principales herramientas y se concibe como un concepto dinámico o de flujo.

Los sistemas de gestión documental pueden servir de apoyo a la gestión del conocimiento al facilitar la organización, conservación y recuperación de los documentos que contienen información relevante para la actividad de la organización. Cuando la gestión de documentos se integra en la archivística, la identificación de los documentos se vuelve una condición indispensable para formular requisitos de normalización en la clasificación y evaluación documental.

Bases de datos documentales

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc.

Es erróneo relacionar sistema de gestión documental con bases de datos documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la base de datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos documentales.

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad".

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla. La organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico o resolución del problema de localización de documentos, siempre y cuando exista un correcto control en el orden de los ficheros.[22]​.

Uso racional de los recursos: la gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias y dobles grabaciones de datos, entre otros problemas asociados a la gestión tradicional en papel.[23]​Para seguridad y fiabilidad de documentos de gran valor para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación, mientras que para el uso diario se dispone de su réplica electrónica o de copias digitalizadas, lo que permite mantener el acceso a la información incluso si se produce un incidente sobre los soportes físicos.[9]​.

Productividad y valor añadido: una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.[7]​[24]​

Mejora en la toma de decisiones: Uno de los beneficios más importantes de la gestión documental es la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. Al tener acceso a información precisa y actualizada en todo momento, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Además, la capacidad de analizar datos históricos y tendencias a través de herramientas de gestión documental avanzadas permite identificar oportunidades de mejora y anticipar desafíos futuros.[25]​.

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de «gestión documental» y la «archivística», como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término «documento de archivo», que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice records management se está refiriendo a la gestión documental de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente «archivo histórico», mientras que en español el «archivo» se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.[6]​.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el ' se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el records management y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

La gestión documental fue siempre una necesidad y, al mismo tiempo, un problema para las organizaciones, al representar gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones y costes asociados al uso intensivo de papel. La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar con frecuencia la información archivada, y el creciente volumen de documentos, junto con la importancia de los datos que contienen, ha impulsado la adopción de soluciones de gestión documental digital y de proyectos de digitalización masiva para mejorar la eficiencia, reducir el espacio ocupado por el papel y minimizar la pérdida de información.[7]​[8]​[9]​.

La gestión documental comprende el conjunto de procesos que una organización lleva a cabo de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el fin de tener el control de toda la información que entra, sale y se almacena en ella. Este proceso es de vital importancia, ya que todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la entidad, que al optar por su correcto manejo y almacenamiento lo mantiene disponible para su uso cuando se requiera.[10]​.

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012, debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.[19]​.

La evolución de la gestión documental en las organizaciones ha ido ligada a la progresiva digitalización de los archivos y al uso de sistemas electrónicos de gestión de documentos. En este contexto, la incorporación de técnicas de inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una herramienta habitual para automatizar tareas que antes se realizaban de forma manual, como la clasificación de documentos, la extracción de datos relevantes o la búsqueda de información dentro de grandes volúmenes de archivos.[20]​.

Las soluciones de gestión documental basadas en IA suelen combinar la digitalización de los documentos en papel con tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático. De este modo, los documentos analógicos se transforman en información estructurada e indexable, lo que facilita su organización, consulta y reutilización en diferentes procesos de negocio, así como una toma de decisiones mejor informada.[20]​.

Asimismo, la IA se emplea para reforzar el control sobre el ciclo de vida de los documentos y favorecer el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos y seguridad de la información. Entre otras funciones, permite definir reglas de acceso, aplicar políticas de conservación y eliminación, y disponer de registros de auditoría sobre el uso de la documentación corporativa.[20]​.

Sistema de Administración de Contenidos

El Sistema de Administración de Contenido podría tender a confundirse con un sistema de Administración Documental pero este es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administración de este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.

Gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se define como "el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos".[21]​ La mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captación, estructuración y transmisión de conocimiento. La gestión del conocimiento tiene en el aprendizaje organizacional una de sus principales herramientas y se concibe como un concepto dinámico o de flujo.

Los sistemas de gestión documental pueden servir de apoyo a la gestión del conocimiento al facilitar la organización, conservación y recuperación de los documentos que contienen información relevante para la actividad de la organización. Cuando la gestión de documentos se integra en la archivística, la identificación de los documentos se vuelve una condición indispensable para formular requisitos de normalización en la clasificación y evaluación documental.

Bases de datos documentales

En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea éste de cualquier tipo: una publicación impresa, un documento audiovisual, gráfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrónico, etc.

Es erróneo relacionar sistema de gestión documental con bases de datos documentales pues la gestión documental es un concepto que abarca a la base de datos documental, es mucho más dispendioso y existen muchas más variables fundamentales en el sistema de gestión documental aparte de las bases de datos documentales.

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos (CIA) define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad".

Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla. La organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico o resolución del problema de localización de documentos, siempre y cuando exista un correcto control en el orden de los ficheros.[22]​.

Uso racional de los recursos: la gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias y dobles grabaciones de datos, entre otros problemas asociados a la gestión tradicional en papel.[23]​Para seguridad y fiabilidad de documentos de gran valor para la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación, mientras que para el uso diario se dispone de su réplica electrónica o de copias digitalizadas, lo que permite mantener el acceso a la información incluso si se produce un incidente sobre los soportes físicos.[9]​.

Productividad y valor añadido: una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.[7]​[24]​

Mejora en la toma de decisiones: Uno de los beneficios más importantes de la gestión documental es la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. Al tener acceso a información precisa y actualizada en todo momento, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y estratégicas. Además, la capacidad de analizar datos históricos y tendencias a través de herramientas de gestión documental avanzadas permite identificar oportunidades de mejora y anticipar desafíos futuros.[25]​.