Teorías conductuales y organizacionales

Se cree comúnmente que la buena gestión de la información es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones, y aunque no existe una teoría comúnmente aceptada de la gestión de la información per se, las teorías conductuales y organizativas ayudan. Después de la teoría de la ciencia del comportamiento de la gerencia, desarrollada principalmente en la Universidad de Carnegie Mellon y apoyado prominente por March y Simon,[7]​ la mayor parte de lo que sucede en organizaciones modernas es realmente dirección de la información y toma de decisión. Un factor crucial en el manejo de la información y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar información y tomar decisiones bajo limitaciones que puedan derivarse del contexto: la edad de una persona, la complejidad situacional, o la falta de calidad requerida en la información que está a la mano – todo lo cual se ve exacerbado por el rápido avance de la tecnología y los nuevos tipos de sistemas que permite, especialmente porque la web social emerge como un fenómeno que las empresas no pueden ignorar. Y, sin embargo, mucho antes de que hubiera un reconocimiento general de la importancia de la gestión de la información en las organizaciones, March y Simon[7]​ argumentaban que las organizaciones tienen que ser consideradas como sistemas cooperativos, con un alto nivel de procesamiento de la información y una vasta necesidad de tomar decisiones a varios niveles. En vez de utilizar el modelo del "hombre económico", según lo preconizado en teoría clásica[8]​ propusieron a "hombre administrativo")" como alternativa, basado en su argumentación sobre los límites cognoscitivos de la racionalidad. Además, propusieron la noción de satisfacción, que implica buscar a través de las alternativas disponibles hasta que se cumpla un umbral de aceptabilidad-otra idea que todavía tiene moneda.[9]​.

Teoría económica

Además de los factores organizativos mencionados en March y Simon, hay otras cuestiones que surgen de la dinámica económica y medioambiental. Existe el costo de recolectar y evaluar la información necesaria para tomar una decisión, incluyendo el tiempo y esfuerzo requeridos.[10]​ El costo de transacción asociado con los procesos de información puede ser alto. En particular, las normas y procedimientos organizacionales establecidos pueden impedir la toma de la decisión más apropiada, lo que conduce a resultados subóptimos.[11]​[12]​ Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocráticas que pierden las economías de cambio estratégico debido a actitudes arraigadas.[13]​.

Antecedentes

Según la escuela Carnegie Mellon, la capacidad de la organización para procesar la información es el núcleo de la competencia&action=edit&redlink=1 "Competencia (recursos humanos) (aún no redactado)") organizacional y de gestión, y las estrategias de una organización deben estar diseñadas para mejorar la capacidad de procesamiento de la información[14]​ y como los sistemas de información que proporcionan esa capacidad se formalizaron y automatizaron, las competencias fueron rigurosamente probadas a muchos niveles.[15]​ Se reconoció que las organizaciones debían poder aprender y adaptarse de maneras que nunca fueron tan evidentes antes[16]​ y los académicos empezaron a organizar y publicar obras definitivas sobre la gestión estratégica de la información y los sistemas de información.[4]​[17]​ Concurrentemente, las ideas de la gerencia de proceso del negocio[18]​ y la gerencia del conocimiento[19]​ aunque mucho del pensamiento temprano optimista sobre el rediseño del proceso del negocio se ha desacreditado desde entonces en la literatura de la gerencia de información.[20]​ En el campo de los estudios estratégicos, se considera de la máxima prioridad la comprensión del entorno de información, concebido como el agregado de individuos, organizaciones y sistemas que recolectan, procesan, difunden o actúan sobre la información. Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactúan continuamente con individuos, organizaciones y sistemas. Estas dimensiones son las físicas, informativas y cognitivas.[21]​.

Alineación de la tecnología y la estrategia empresarial con la gestión de la información

Venkatraman ha proporcionado una visión simple de las capacidades necesarias de una organización que desea administrar bien la información – el modelo DICAR (véase más arriba). También trabajó con otros para entender cómo se podrían alinear adecuadamente las estrategias tecnológicas y de negocios para identificar las capacidades específicas que se necesitan.[22]​ Este trabajo fue paralelo a por otros escritores en el mundo de la consulta,[23]​ práctica[24]​ y academia.[25]​.

Un modelo de portafolio contemporáneo para la información

Bytheway ha recopilado y organizado herramientas y técnicas básicas para la gestión de la información en un solo volumen.[6]​ En el centro de su visión de la gestión de la información se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interés por las fuentes externas de información y la necesidad de organizar la información no estructurada externa para que sea útil (ver la figura).

Una cartera de información como esta muestra cómo la información puede ser recopilada y organizada de manera útil, en cuatro etapas:.

Etapa 1: Aprovechamiento de la información pública: reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia, tales como códigos postales, datos meteorológicos, datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje, ejemplificados en la prensa de cómputo personal.[26]​.

Etapa 2: Etiquetado del ruido en la World Wide Web: utilice esquemas existentes como códigos postales y datos GPS o más típicamente agregando "etiquetas" o construya una ontología formal que proporcione estructura. Shirky ofrece una visión general de estos dos enfoques.[27]​.

Etapa 3: Tamizado y análisis: en el mundo más amplio las ontologías generalizadas que se están desarrollando se extienden a centenares de entidades y centenares de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para obtener significado a partir de grandes volúmenes de datos. Las bases de datos estructuradas funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de información de nivel más alto: una ontología o un modelo de entidad-relación.[28]​.

Etapa 4: Estructuración y archivo: con el gran volumen de datos disponibles de fuentes como la web social y de los sistemas de telemetría en miniatura utilizados en la gestión de la salud personal, nuevas formas de archivar y luego rastrear datos para obtener información significativa. Los métodos de reducción de mapas, originados por la programación funcional, son una forma más reciente de obtener información de grandes conjuntos de datos de archivo que se está volviendo interesante para las empresas habituales que tienen recursos de información muy grandes para trabajar, pero requiere avanzadas recursos multi-procesador.[29]​.

Competencias para gestionar bien la información

El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de la Información") (IMBOK, por sus siglas en inglés) se hizo disponible en la World Wide Web en 2004[30]​ y se propone demostrar que las competencias de gestión necesarias para obtener beneficios reales de una inversión en información son complejas y de varias capas. El modelo marco que es la base para entender las competencias comprende seis áreas de "conocimiento" y cuatro áreas de "proceso":.

El IMBOK se basa en el argumento de que existen seis áreas de competencia de gestión requeridas, dos de las cuales ("gestión de procesos de negocios" y "gestión de información empresarial") están estrechamente relacionadas.[31]​.

Incluso con la capacidad y la competencia completas dentro de las seis áreas del conocimiento, se discute que las cosas puedan todavía ir mal. El problema radica en la migración de ideas y el valor de la gestión de la información de un área de competencia a otra. Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle (y respaldado por referencias secundarias seleccionadas):[36]​.

Resumen

Siempre hay muchas maneras de ver un negocio, y el punto de vista de gestión de la información es sólo una manera. Es importante recordar que otras áreas de la actividad empresarial también contribuirán a la estrategia – no es sólo una buena gestión de la información la que mueve un negocio hacia adelante. El gobierno corporativo, la gestión de recursos humanos, el desarrollo de productos") y la comercialización tendrán un papel importante que desempeñar de manera estratégica, y no debemos ver un solo dominio de la actividad como única fuente de éxito estratégico. Por otro lado, el gobierno corporativo, la gestión de los recursos humanos, el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestión eficaz de la información, y así, en el análisis final, nuestra competencia para gestionar bien la información, sobre la base amplia que se ofrece aquí, se puede decir que es predominante.

Gestionar el cambio requerido

Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafíos y problemas de gestión de la información a nivel operacional, especialmente cuando se engendra un cambio organizativo. La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con los nuevos estilos de gestión de la información requiere un nivel de gestión del cambio organizacional que es notoriamente difícil de entregar. Como resultado de una renuencia general de la organización a cambiar, de permitir nuevas formas de gestión de la información, podría haber (por ejemplo): un déficit en los recursos requeridos, un incumplimiento de las nuevas clases de información y los nuevos procedimientos que los utilizan, la falta de apoyo de la alta dirección conduce a una pérdida de la visión estratégica, e incluso a una maniobra política que socava el funcionamiento de toda la organización.[40]​ Sin embargo, la aplicación de nuevas formas de gestión de la información debería conducir normalmente a beneficios operacionales.

Los primeros trabajos de Galbraith

En el trabajo temprano, tomando una visión de procesamiento de la información del diseño de la organización, Jay Galbraith") ha identificado cinco áreas tácticas para aumentar la capacidad de procesamiento de información y reducir la necesidad de procesamiento de información.[41]​.

La organización matricial

El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa que es diferente de la jerarquía simple, la "organización matricial")". Esto reúne la visión vertical (jerárquica) de una organización y la visión horizontal (producto o proyecto) de la obra que hace visible al mundo exterior. La creación de una organización matricial es una respuesta de gestión a una fluidez persistente de la demanda externa, evitando la múltiples y las respuestas falsas a las demandas episódicas que tienden a ser tratadas individualmente.

Teorías conductuales y organizacionales

Se cree comúnmente que la buena gestión de la información es crucial para el buen funcionamiento de las organizaciones, y aunque no existe una teoría comúnmente aceptada de la gestión de la información per se, las teorías conductuales y organizativas ayudan. Después de la teoría de la ciencia del comportamiento de la gerencia, desarrollada principalmente en la Universidad de Carnegie Mellon y apoyado prominente por March y Simon,[7]​ la mayor parte de lo que sucede en organizaciones modernas es realmente dirección de la información y toma de decisión. Un factor crucial en el manejo de la información y la toma de decisiones es la capacidad de un individuo para procesar información y tomar decisiones bajo limitaciones que puedan derivarse del contexto: la edad de una persona, la complejidad situacional, o la falta de calidad requerida en la información que está a la mano – todo lo cual se ve exacerbado por el rápido avance de la tecnología y los nuevos tipos de sistemas que permite, especialmente porque la web social emerge como un fenómeno que las empresas no pueden ignorar. Y, sin embargo, mucho antes de que hubiera un reconocimiento general de la importancia de la gestión de la información en las organizaciones, March y Simon[7]​ argumentaban que las organizaciones tienen que ser consideradas como sistemas cooperativos, con un alto nivel de procesamiento de la información y una vasta necesidad de tomar decisiones a varios niveles. En vez de utilizar el modelo del "hombre económico", según lo preconizado en teoría clásica[8]​ propusieron a "hombre administrativo")" como alternativa, basado en su argumentación sobre los límites cognoscitivos de la racionalidad. Además, propusieron la noción de satisfacción, que implica buscar a través de las alternativas disponibles hasta que se cumpla un umbral de aceptabilidad-otra idea que todavía tiene moneda.[9]​.

Teoría económica

Además de los factores organizativos mencionados en March y Simon, hay otras cuestiones que surgen de la dinámica económica y medioambiental. Existe el costo de recolectar y evaluar la información necesaria para tomar una decisión, incluyendo el tiempo y esfuerzo requeridos.[10]​ El costo de transacción asociado con los procesos de información puede ser alto. En particular, las normas y procedimientos organizacionales establecidos pueden impedir la toma de la decisión más apropiada, lo que conduce a resultados subóptimos.[11]​[12]​ Este es un tema que se ha presentado como un problema importante con las organizaciones burocráticas que pierden las economías de cambio estratégico debido a actitudes arraigadas.[13]​.

Antecedentes

Según la escuela Carnegie Mellon, la capacidad de la organización para procesar la información es el núcleo de la competencia&action=edit&redlink=1 "Competencia (recursos humanos) (aún no redactado)") organizacional y de gestión, y las estrategias de una organización deben estar diseñadas para mejorar la capacidad de procesamiento de la información[14]​ y como los sistemas de información que proporcionan esa capacidad se formalizaron y automatizaron, las competencias fueron rigurosamente probadas a muchos niveles.[15]​ Se reconoció que las organizaciones debían poder aprender y adaptarse de maneras que nunca fueron tan evidentes antes[16]​ y los académicos empezaron a organizar y publicar obras definitivas sobre la gestión estratégica de la información y los sistemas de información.[4]​[17]​ Concurrentemente, las ideas de la gerencia de proceso del negocio[18]​ y la gerencia del conocimiento[19]​ aunque mucho del pensamiento temprano optimista sobre el rediseño del proceso del negocio se ha desacreditado desde entonces en la literatura de la gerencia de información.[20]​ En el campo de los estudios estratégicos, se considera de la máxima prioridad la comprensión del entorno de información, concebido como el agregado de individuos, organizaciones y sistemas que recolectan, procesan, difunden o actúan sobre la información. Este entorno consta de tres dimensiones interrelacionadas que interactúan continuamente con individuos, organizaciones y sistemas. Estas dimensiones son las físicas, informativas y cognitivas.[21]​.

Alineación de la tecnología y la estrategia empresarial con la gestión de la información

Venkatraman ha proporcionado una visión simple de las capacidades necesarias de una organización que desea administrar bien la información – el modelo DICAR (véase más arriba). También trabajó con otros para entender cómo se podrían alinear adecuadamente las estrategias tecnológicas y de negocios para identificar las capacidades específicas que se necesitan.[22]​ Este trabajo fue paralelo a por otros escritores en el mundo de la consulta,[23]​ práctica[24]​ y academia.[25]​.

Un modelo de portafolio contemporáneo para la información

Bytheway ha recopilado y organizado herramientas y técnicas básicas para la gestión de la información en un solo volumen.[6]​ En el centro de su visión de la gestión de la información se encuentra un modelo de cartera que tiene en cuenta el creciente interés por las fuentes externas de información y la necesidad de organizar la información no estructurada externa para que sea útil (ver la figura).

Una cartera de información como esta muestra cómo la información puede ser recopilada y organizada de manera útil, en cuatro etapas:.

Etapa 1: Aprovechamiento de la información pública: reconocer y adoptar esquemas externos bien estructurados de datos de referencia, tales como códigos postales, datos meteorológicos, datos de posicionamiento GPS y horarios de viaje, ejemplificados en la prensa de cómputo personal.[26]​.

Etapa 2: Etiquetado del ruido en la World Wide Web: utilice esquemas existentes como códigos postales y datos GPS o más típicamente agregando "etiquetas" o construya una ontología formal que proporcione estructura. Shirky ofrece una visión general de estos dos enfoques.[27]​.

Etapa 3: Tamizado y análisis: en el mundo más amplio las ontologías generalizadas que se están desarrollando se extienden a centenares de entidades y centenares de relaciones entre ellas y proporcionan los medios para obtener significado a partir de grandes volúmenes de datos. Las bases de datos estructuradas funcionan mejor cuando esa estructura refleja un modelo de información de nivel más alto: una ontología o un modelo de entidad-relación.[28]​.

Etapa 4: Estructuración y archivo: con el gran volumen de datos disponibles de fuentes como la web social y de los sistemas de telemetría en miniatura utilizados en la gestión de la salud personal, nuevas formas de archivar y luego rastrear datos para obtener información significativa. Los métodos de reducción de mapas, originados por la programación funcional, son una forma más reciente de obtener información de grandes conjuntos de datos de archivo que se está volviendo interesante para las empresas habituales que tienen recursos de información muy grandes para trabajar, pero requiere avanzadas recursos multi-procesador.[29]​.

Competencias para gestionar bien la información

El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de la Información") (IMBOK, por sus siglas en inglés) se hizo disponible en la World Wide Web en 2004[30]​ y se propone demostrar que las competencias de gestión necesarias para obtener beneficios reales de una inversión en información son complejas y de varias capas. El modelo marco que es la base para entender las competencias comprende seis áreas de "conocimiento" y cuatro áreas de "proceso":.

El IMBOK se basa en el argumento de que existen seis áreas de competencia de gestión requeridas, dos de las cuales ("gestión de procesos de negocios" y "gestión de información empresarial") están estrechamente relacionadas.[31]​.

Incluso con la capacidad y la competencia completas dentro de las seis áreas del conocimiento, se discute que las cosas puedan todavía ir mal. El problema radica en la migración de ideas y el valor de la gestión de la información de un área de competencia a otra. Resumiendo lo que Bytheway explica con cierto detalle (y respaldado por referencias secundarias seleccionadas):[36]​.

Resumen

Siempre hay muchas maneras de ver un negocio, y el punto de vista de gestión de la información es sólo una manera. Es importante recordar que otras áreas de la actividad empresarial también contribuirán a la estrategia – no es sólo una buena gestión de la información la que mueve un negocio hacia adelante. El gobierno corporativo, la gestión de recursos humanos, el desarrollo de productos") y la comercialización tendrán un papel importante que desempeñar de manera estratégica, y no debemos ver un solo dominio de la actividad como única fuente de éxito estratégico. Por otro lado, el gobierno corporativo, la gestión de los recursos humanos, el desarrollo de productos y el marketing dependen de una gestión eficaz de la información, y así, en el análisis final, nuestra competencia para gestionar bien la información, sobre la base amplia que se ofrece aquí, se puede decir que es predominante.

Gestionar el cambio requerido

Las organizaciones a menudo se enfrentan a muchos desafíos y problemas de gestión de la información a nivel operacional, especialmente cuando se engendra un cambio organizativo. La novedad de las nuevas arquitecturas de sistemas y la falta de experiencia con los nuevos estilos de gestión de la información requiere un nivel de gestión del cambio organizacional que es notoriamente difícil de entregar. Como resultado de una renuencia general de la organización a cambiar, de permitir nuevas formas de gestión de la información, podría haber (por ejemplo): un déficit en los recursos requeridos, un incumplimiento de las nuevas clases de información y los nuevos procedimientos que los utilizan, la falta de apoyo de la alta dirección conduce a una pérdida de la visión estratégica, e incluso a una maniobra política que socava el funcionamiento de toda la organización.[40]​ Sin embargo, la aplicación de nuevas formas de gestión de la información debería conducir normalmente a beneficios operacionales.

Los primeros trabajos de Galbraith

En el trabajo temprano, tomando una visión de procesamiento de la información del diseño de la organización, Jay Galbraith") ha identificado cinco áreas tácticas para aumentar la capacidad de procesamiento de información y reducir la necesidad de procesamiento de información.[41]​.

La organización matricial

El concepto de relaciones laterales conduce a una forma organizativa que es diferente de la jerarquía simple, la "organización matricial")". Esto reúne la visión vertical (jerárquica) de una organización y la visión horizontal (producto o proyecto) de la obra que hace visible al mundo exterior. La creación de una organización matricial es una respuesta de gestión a una fluidez persistente de la demanda externa, evitando la múltiples y las respuestas falsas a las demandas episódicas que tienden a ser tratadas individualmente.