Gestión de flujos de trabajo
Introducción
La Gestión por Procesos (en inglés: business process management o BPM) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías. Su objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de una organización. Esto se hace a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.[1] Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de mejora continua de procesos.
El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por procesos.
El BPM es el entendimiento, visibilidad, modelado y control de los procesos de negocio de una organización. Un proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, tareas y organizaciones.
BPM se puede relacionar con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma.[2] Los procesos de negocio deberían estar documentados (actualizados), para ayudar a entender a la organización qué están haciendo a través de su negocio.
Durante la etapa de descubrimiento de procesos, todos se ponen relativamente de acuerdo de cómo los procesos actuales están definidos.
El AS-IS determina el estado donde se puede usar la información para determinar dónde el proceso debería ser mejorado, para llegar a un TO-BE, describiendo el cómo debería ser el proceso.
La sola documentación del proceso no es la herramienta para que los gerentes tomen control sobre todo el proceso. BPM considera fundamental la supervisión del proceso para determinar si el proceso genera los resultados esperados en función de los objetivos del negocio. La creación y uso de métricas y KPIs, es clave para realizar un control detallado de cada proceso.[3].
Fue a partir de la década de los 80 cuando, a raíz del modelo japonés (Sistema de producción Toyota) y de la aparición de normas internacionales de calidad principalmente, cuando se impulsó la implantación de un sistema estructural basado en la gestión por procesos.
Los enfoques previos trataban de manera separada a los procesos, las personas y la tecnología, produciendo una brecha a veces insalvable entre las tecnologías y el negocio o giro comercial de la organización. Esta brecha al mediano/largo plazo resulta en pérdidas (millonarias en muchos casos) que las empresas deben afrontar. Una organización esta regulada por procesos, y son estos lo que hacen que la organización tenga vida, la cual podrá ser más corta o más larga, dependiendo de cómo están implementados y los fines a los que sirvan. Si una empresa , podrá entonces modelarlos, estudiarlos, medirlos, optimizarlos para satisfacer los objetivos del negocio, y al final cambiarlos según evolucione la actividad, cuando aparezcan nuevas oportunidades, cuando determinada tecnología se ponga obsoleta, etc.[3].