A necessidade de melhorar o controlo de bens e espaços e de gerir cada vez mais informação tornou necessário que as aplicações informáticas utilizadas na gestão de instalações evoluíssem a par do conceito e das tarefas que fazem parte da disciplina.

Inicialmente, a gestão de instalações concentrava-se quase exclusivamente na gestão da manutenção. Por este motivo, não é de estranhar que o primeiro software relacionado com a gestão de edifícios (Computer Aided Maintenance Management) tenha respondido apenas a estas necessidades.

À medida que a gestão de instalações evoluiu e se expandiu para outros conceitos como a operação de edifícios, a gestão de substituições ou o controlo do ciclo de vida de activos, entre outros, o software destinado a estas tarefas, para responder a estas exigências, também evoluiu, dando lugar a aplicações de gestão de infra-estruturas assistidas por computador; programas mais completos e complexos que, além da gestão da manutenção, permitem gerir outros elementos como a gestão do ciclo de vida dos ativos ou a gestão de substituições.

As tendências atuais levam mais longe o conceito de gestão de instalações, separando-o do edifício e chegando ao que se chama de gestão de infraestruturas, onde se gere não só o edifício, mas também tudo o que está no seu interior, mesmo infraestruturas que não fazem parte de nenhum edifício.

Os diferentes conceitos de aplicação no mundo da gestão de instalações podem ser transferidos para múltiplos ambientes sem necessariamente estarem localizados num complexo ou edifício. Assim encontramos infraestruturas como parques, estradas, áreas abertas e um grande número de espaços que podem exigir uma boa gestão da manutenção preventiva e operacional, controlo de capacidade e todas aquelas unidades capazes de oferecer um serviço.

A evolução dos sistemas de gestão de instalações (FM) é a evolução para os chamados sistemas de Gestão de Infraestruturas (IM), abrindo assim a capacidade de gestão a toda a variedade de elementos e ativos que possam estar disponíveis.

Ligado ao conceito de infraestrutura está o conceito de serviços. Ao analisar a tipologia dos diferentes serviços, detectam-se primeiro aqueles que decorrem da necessidade do bem e do seu estado. Neste sentido, o objetivo é que cada ativo esteja nas melhores condições para que possa estar operacional e disponível em ótimas condições pelo maior tempo possível.

Em segundo lugar, encontramos serviços ligados aos utilizadores com base nas necessidades que as pessoas que utilizam uma infraestrutura possam ter. Desta forma, a manutenção preventiva é causada pela necessidade de manutenção do ativo enquanto a gestão de incidentes visa responder a um mau funcionamento de um ativo que na maioria dos casos está a afetar o utilizador.

Essa relação entre usuário e serviço é o que se chama de serviços de usuário, onde o condutor não é a infraestrutura, mas sim quem a utiliza. Atualmente, a nova geração de sistemas de gestão já tem em conta os três conceitos, gestão, infraestrutura e serviço, daí nascem os ISM (Infraestrutura e Gestão de Serviços), sistemas de informação que se preocupam tanto com a gestão das infraestruturas como com os serviços que nelas podem ou devem ser prestados.

A proliferação de sistemas de informação faz com que as tarefas de gestão se tornem mais numerosas, tanto em termos de qualidade como de quantidade, à medida que surgem soluções capazes de se adaptarem cada vez mais a diferentes ambientes e realidades.

Cada organização gere a sua infraestrutura em função das ferramentas disponíveis, mas uma das necessidades básicas dos sistemas de gestão de instalações e de gestão de infraestruturas é o conhecimento detalhado das superfícies que estão a ser geridas.

Para responder a esta necessidade, existe um grande número de aplicações e plataformas que permitem desenhar diferentes espaços em função da sua superfície e localizar os activos e localizações técnicas que se encontram em cada um deles.

No domínio da gestão de instalações ou gestão de infra-estruturas, a utilização de um sistema de planimetria é muito necessária para uma gestão correcta. Dependendo do tipo de infraestrutura gerenciada, uma ampla variedade de sistemas CAD ou GIS pode ser selecionada. Um sistema CAD é adequado quando são necessários planos de construção e elementos estruturais, enquanto o GIS é a melhor opção em termos de gestão de superfícies georreferenciadas. Portanto, os sistemas de informação de gestão de infra-estruturas ou serviços devem ter capacidade para lidar com ambos os problemas, bem como compatibilidade com as diferentes soluções e padrões para cada um dos dois sistemas: CAD e GIS.

Ainda assim, uma solução compatível com sistemas CAD e GIS não é a única resposta para uma gestão excepcional. Existem outros métodos que, embora não sejam tão precisos dependendo do nível de gestão exigido, são suficientes para a gestão da infraestrutura. Por vezes as superfícies e infraestruturas não são desenhadas num sistema de planimetria e o modelo de gestão utilizado também não o exige. Às vezes só com uma imagem é possível responder a necessidades específicas.

Tradicionalmente, os departamentos tecnológicos das organizações têm tido grande independência para gerir os diferentes activos pertencentes à sua divisão da forma que consideram mais adequada, devido à sua complexidade e especialização.

Mas atualmente, a alta evolução dos ambientes tecnológicos tem permitido colocar no mesmo nível os ativos dos departamentos tecnológicos, colocando no mesmo nível todos os ativos e infraestruturas disponíveis. Assim, é necessário transportar bens simples como mesas, cadeiras, etc. como ter um computador, uma rede ou um servidor.

Como estes ativos devem funcionar corretamente e obedecer a uma série de normas e contratos de serviços, a sua gestão não apresenta grandes diferenças com outros ativos típicos geridos através da gestão de instalações, como móveis ou outros elementos físicos da empresa.

Estas semelhanças podem causar um conflito entre a gestão da infraestrutura e a gestão dos departamentos tecnológicos. A entidade superior deve ser a gestora do complexo ou infraestrutura, pois conceitualmente o equipamento tecnológico nada mais é do que uma parte dos componentes que o gestor do edifício deve gerenciar.

Em geral, as infraestruturas tecnológicas dependem das estruturas dos edifícios, pelo que qualquer intervenção realizada nas mesmas afetará a tecnologia. Mesmo na concepção de edifícios, normalmente são definidas infra-estruturas que devem ser mantidas pelo gestor do edifício e que prestam serviço à tecnologia, como sistemas UPS (Fonte de Alimentação Ininterrupta), geradores, ligações ou entradas de telecomunicações, entre outros.

Tradicionalmente, o centro dos sistemas de gestão de instalações tem sido o ativo, como o eixo em torno do qual giram todos os serviços, para que o ativo esteja disponível e em boas condições.

Esta abordagem mudou nos últimos anos, mudando o foco da gestão de instalações do ativo para o usuário. A mudança permitiu colocar em destaque os utilizadores do edifício ou complexo, de forma que o objectivo da gestão das instalações é ter activos que ofereçam um serviço adequado e satisfatório aos seus utilizadores e não apenas garantir o seu bom funcionamento.

Esta mudança de perspectiva é responsável pela necessidade atual de criação de catálogos de serviços completos que permitam aos usuários ter todos os serviços que podem ser oferecidos e suportados pela infraestrutura. Desta forma, existe uma série de serviços inovadores como reservas de quartos, pedidos de catering, gestão de lugares de estacionamento, pedidos de mudanças e transferências, gestão de chaves, gestão de visitantes e um longo etc. que varia de acordo com as possibilidades de cada organização. Os custos e recursos utilizados para atender às diferentes solicitações também devem ser monitorados.

Posteriormente, é necessário realizar uma análise da satisfação dos usuários com os serviços recebidos. Isto evidencia a necessidade de ter fluxos de comunicação fluidos e um sistema que faça medições contínuas para garantir a segurança do serviço e a capacidade de participar em ciclos de melhoria contínua.

A gestão de instalações é uma disciplina que tem estado imersa numa infinidade de mudanças desde a sua criação devido ao apoio que oferece às organizações para facilitar a redução de custos e a máxima utilização de ativos e espaços.

A redução de custos, no âmbito do FM, é promovida através do investimento na melhoria da gestão. Precisamente no setor empresarial, um volume significativo de custos é representado pela utilização de espaços, pela manutenção de ativos, pelo consumo de energia e pelo desgaste das infraestruturas. Assim, a otimização de todos estes elementos é fundamental no ciclo de melhoria do desempenho económico.

Os processos de manutenção são cada vez mais importantes para prolongar os ciclos de vida dos ativos e evitar falhas e incidentes que provocam custos elevados às organizações, tanto pelo tempo de inatividade do ativo como pelo custo da reparação, que é sempre superior aos custos de manutenção.

Desta forma, para além dos habituais processos de manutenção preventiva e corretiva, começam a ser desenvolvidas ferramentas que permitem definir planos de manutenção operacional (que desenvolvem tarefas que permitem manter um ativo não só em funcionamento, mas também num estado óptimo) ou de manutenção baseada no estado (que inicia planos de manutenção em função do estado da máquina e não numa periodicidade arbitrária) que permitem prolongar os ciclos de vida dos ativos, reduzindo o número e a gravidade dos incidentes e, a longo prazo, reduzindo os custos deles derivados.

Por outro lado, a correta gestão dos espaços de trabalho torna-se cada vez mais importante. Um espaço bem aproveitado e distribuído de forma racional permite reduzir os custos de ocupação, bem como aumentar a satisfação e a produtividade dos colaboradores que dispõem de um local de trabalho agradável e adaptado às suas necessidades.

O objetivo final é ter um verdadeiro scanner da infraestrutura da organização para conhecer, atuar e melhorar o seu estado com o objetivo de obter poupanças reais de custos.

O suporte à manutenção administrativa por meio da tecnologia da informação é conhecido como Computer Aided Facility Management.

O conjunto de recursos de observação e supervisão, sistemas de controlo e regulação, gestão e otimização de instalações/mecanismos em construções no âmbito da manutenção técnica são identificados como Automação de Construção. O objetivo é conseguir processos funcionais independentes em toda a indústria (automaticamente), de acordo com parâmetros predefinidos ou simplificar a sua operação e monitorização. Todos os sensores, atores, elementos de controle, usuários e demais recursos técnicos do edifício estão conectados em rede. A carga de trabalho pode ser resumida em travessões. A característica é a estrutura descentralizada das unidades de controle (DDC), bem como a rede de trabalho integrada via bus (normalmente iluminação EIB/KNX ou DALI).

A mudança para a gestão técnica tem sido rápida em alguns sectores, embora ainda exista um grande número de indústrias que utilizam uma abordagem administrativa para gerir os seus activos.

As indústrias onde predominam estruturas lineares e dependem de processos estão mais inclinadas a implementar sistemas técnicos, uma vez que o funcionamento destes sistemas pode ser apoiado por uma estrutura organizacional hierárquica.

As empresas e indústrias que não possuem formação linear apresentam maior atraso na adaptação da gestão técnica, devido à crença geral de que o sistema não pode ser implementado e mantido de forma eficaz. Organizações como escritórios comerciais ou vendas a retalho apresentam maiores desafios na implementação e manutenção deste tipo de sistemas técnicos porque possuem uma elevada diversidade de proprietários, corretores, gestores e funcionários, com interesses e prioridades diferentes.

As últimas pesquisas mostram um aumento considerável na utilização da gestão técnica, graças aos resultados que demonstram a enorme economia de custos através deste tipo de abordagem. Além disso, fornecedores de gestão técnica que consigam combinar os processos da organização, a sua área de atuação e oferecer amplo suporte de manutenção durante a vida dos ativos permitem alcançar uma redução no número de projetos concluídos prematuramente, bem como de ativos e sistemas subutilizados.

Os sistemas de gestão podem incluir:

A responsabilidade pela manutenção de um edifício ou construção em Espanha é normalmente confiada a uma empresa especializada em serviços gerais. Ou seja, a subcontratação é um contrato que uma empresa faz com outra para a execução de determinados serviços, originalmente atribuídos à primeira. A empresa externa terceirizada gerencia ou executa diariamente uma função comercial específica. A terceirização envolve um alto nível de confiança, coordenação e troca bidirecional.

A subcontratação, ou terceirização de tarefas, pode ser feita de duas formas: a empresa pode contratar apenas o pessoal, de forma que o cliente forneça recursos como instalações, material físico e material intangível (informações, conceitos, ideias); Ou a empresa pode optar por contratar pessoal e recursos. Entre outras coisas.

Recentemente, foi realizado um estudo que, baseado num caso hipotético, pode ajudar a justificar a necessidade e vantagens de realizar um projeto abrangente de gestão de instalações (FM). Por um lado, baseia-se numa série de dados da organização objeto da hipótese:

Por outro lado, partimos de um preço médio mensal estimado por metro quadrado na zona média-alta de Madrid em regime de arrendamento de 27€/m² (de acordo com dados extraídos de um estudo de Aguirre Newman) e de um preço médio mensal estimado no resto de Espanha em regime de arrendamento de 15€/m².

Tendo isto em conta, e com a hipótese de que 80% dos imóveis geridos pela Organização em questão estejam localizados em Madrid e 20% no resto de Espanha, o preço médio mensal é de 24,6€/m².

Por outro lado, contemplamos uma taxa de ocupação média por Posto de Trabalho de cerca de 22 m² de área útil, equivalente a cerca de 31,4 m² de área locável, aproximadamente mais 30%, tendo em conta os resultados do Benchmarking da SEFM (Sociedade Espanhola de Facility Management). Continuando com os dados extraídos do Benchmarking SEFM, a superfície média em m² dedicada a um PT é de 18,9 m² de área locável e 14,50 m² de área útil.

Com todos os dados acima, calculamos que nossa Organização objeto da hipótese deverá administrar um total de 1.256.000 m² de área locável (880.000 m² de área útil), apenas em cargos administrativos (assumindo 40.000 PT x 22 m² úteis / 31,4 m² locáveis ​​em média por PT). Desta forma, o custo total estimado do aluguel seria:.

A este valor total do aluguel somamos a despesa correspondente às despesas operacionais. Abaixo, detalhamos as médias das principais despesas operacionais anuais de uma organização média espanhola, extraídas do Benchmarking da SEFM (Sociedade Espanhola de Facility Management) 2005, com o correspondente aumento do IPC, de acordo com o cálculo do INE (Instituto Nacional de Estatística):

Desta forma, o detalhe do custo total estimado por ano será:.

Partindo dos dados anteriores e tendo em conta que, a partir de experiências de projetos de gestão de facilities, existe uma percentagem de poupança entre 5% e 20%, como resultado da realização de uma gestão adequada da gestão de facilities pelas Organizações, poderíamos estabelecer a seguinte estimativa (com base numa poupança média de 12,5%):.

Face aos dados resultantes desta hipótese, temos uma ideia aproximada do ROI que surge de um projeto abrangente de gestão de instalações.

Mas para que isso funcione é fundamental que o projeto de gestão de facilities incorpore as políticas e ferramentas adequadas que nos permitam realizar uma otimização global dos nossos recursos, propriedades e ativos, de acordo com as nossas necessidades particulares e a nossa realidade atual e que, além disso, nos oferece a informação necessária para tomar as decisões adequadas em cada momento.

A necessidade de melhorar o controlo de bens e espaços e de gerir cada vez mais informação tornou necessário que as aplicações informáticas utilizadas na gestão de instalações evoluíssem a par do conceito e das tarefas que fazem parte da disciplina.

Inicialmente, a gestão de instalações concentrava-se quase exclusivamente na gestão da manutenção. Por este motivo, não é de estranhar que o primeiro software relacionado com a gestão de edifícios (Computer Aided Maintenance Management) tenha respondido apenas a estas necessidades.

À medida que a gestão de instalações evoluiu e se expandiu para outros conceitos como a operação de edifícios, a gestão de substituições ou o controlo do ciclo de vida de activos, entre outros, o software destinado a estas tarefas, para responder a estas exigências, também evoluiu, dando lugar a aplicações de gestão de infra-estruturas assistidas por computador; programas mais completos e complexos que, além da gestão da manutenção, permitem gerir outros elementos como a gestão do ciclo de vida dos ativos ou a gestão de substituições.

As tendências atuais levam mais longe o conceito de gestão de instalações, separando-o do edifício e chegando ao que se chama de gestão de infraestruturas, onde se gere não só o edifício, mas também tudo o que está no seu interior, mesmo infraestruturas que não fazem parte de nenhum edifício.

Os diferentes conceitos de aplicação no mundo da gestão de instalações podem ser transferidos para múltiplos ambientes sem necessariamente estarem localizados num complexo ou edifício. Assim encontramos infraestruturas como parques, estradas, áreas abertas e um grande número de espaços que podem exigir uma boa gestão da manutenção preventiva e operacional, controlo de capacidade e todas aquelas unidades capazes de oferecer um serviço.

A evolução dos sistemas de gestão de instalações (FM) é a evolução para os chamados sistemas de Gestão de Infraestruturas (IM), abrindo assim a capacidade de gestão a toda a variedade de elementos e ativos que possam estar disponíveis.

Ligado ao conceito de infraestrutura está o conceito de serviços. Ao analisar a tipologia dos diferentes serviços, detectam-se primeiro aqueles que decorrem da necessidade do bem e do seu estado. Neste sentido, o objetivo é que cada ativo esteja nas melhores condições para que possa estar operacional e disponível em ótimas condições pelo maior tempo possível.

Em segundo lugar, encontramos serviços ligados aos utilizadores com base nas necessidades que as pessoas que utilizam uma infraestrutura possam ter. Desta forma, a manutenção preventiva é causada pela necessidade de manutenção do ativo enquanto a gestão de incidentes visa responder a um mau funcionamento de um ativo que na maioria dos casos está a afetar o utilizador.

Essa relação entre usuário e serviço é o que se chama de serviços de usuário, onde o condutor não é a infraestrutura, mas sim quem a utiliza. Atualmente, a nova geração de sistemas de gestão já tem em conta os três conceitos, gestão, infraestrutura e serviço, daí nascem os ISM (Infraestrutura e Gestão de Serviços), sistemas de informação que se preocupam tanto com a gestão das infraestruturas como com os serviços que nelas podem ou devem ser prestados.

A proliferação de sistemas de informação faz com que as tarefas de gestão se tornem mais numerosas, tanto em termos de qualidade como de quantidade, à medida que surgem soluções capazes de se adaptarem cada vez mais a diferentes ambientes e realidades.

Cada organização gere a sua infraestrutura em função das ferramentas disponíveis, mas uma das necessidades básicas dos sistemas de gestão de instalações e de gestão de infraestruturas é o conhecimento detalhado das superfícies que estão a ser geridas.

Para responder a esta necessidade, existe um grande número de aplicações e plataformas que permitem desenhar diferentes espaços em função da sua superfície e localizar os activos e localizações técnicas que se encontram em cada um deles.

No domínio da gestão de instalações ou gestão de infra-estruturas, a utilização de um sistema de planimetria é muito necessária para uma gestão correcta. Dependendo do tipo de infraestrutura gerenciada, uma ampla variedade de sistemas CAD ou GIS pode ser selecionada. Um sistema CAD é adequado quando são necessários planos de construção e elementos estruturais, enquanto o GIS é a melhor opção em termos de gestão de superfícies georreferenciadas. Portanto, os sistemas de informação de gestão de infra-estruturas ou serviços devem ter capacidade para lidar com ambos os problemas, bem como compatibilidade com as diferentes soluções e padrões para cada um dos dois sistemas: CAD e GIS.

Ainda assim, uma solução compatível com sistemas CAD e GIS não é a única resposta para uma gestão excepcional. Existem outros métodos que, embora não sejam tão precisos dependendo do nível de gestão exigido, são suficientes para a gestão da infraestrutura. Por vezes as superfícies e infraestruturas não são desenhadas num sistema de planimetria e o modelo de gestão utilizado também não o exige. Às vezes só com uma imagem é possível responder a necessidades específicas.

Tradicionalmente, os departamentos tecnológicos das organizações têm tido grande independência para gerir os diferentes activos pertencentes à sua divisão da forma que consideram mais adequada, devido à sua complexidade e especialização.

Mas atualmente, a alta evolução dos ambientes tecnológicos tem permitido colocar no mesmo nível os ativos dos departamentos tecnológicos, colocando no mesmo nível todos os ativos e infraestruturas disponíveis. Assim, é necessário transportar bens simples como mesas, cadeiras, etc. como ter um computador, uma rede ou um servidor.

Como estes ativos devem funcionar corretamente e obedecer a uma série de normas e contratos de serviços, a sua gestão não apresenta grandes diferenças com outros ativos típicos geridos através da gestão de instalações, como móveis ou outros elementos físicos da empresa.

Estas semelhanças podem causar um conflito entre a gestão da infraestrutura e a gestão dos departamentos tecnológicos. A entidade superior deve ser a gestora do complexo ou infraestrutura, pois conceitualmente o equipamento tecnológico nada mais é do que uma parte dos componentes que o gestor do edifício deve gerenciar.

Em geral, as infraestruturas tecnológicas dependem das estruturas dos edifícios, pelo que qualquer intervenção realizada nas mesmas afetará a tecnologia. Mesmo na concepção de edifícios, normalmente são definidas infra-estruturas que devem ser mantidas pelo gestor do edifício e que prestam serviço à tecnologia, como sistemas UPS (Fonte de Alimentação Ininterrupta), geradores, ligações ou entradas de telecomunicações, entre outros.

Tradicionalmente, o centro dos sistemas de gestão de instalações tem sido o ativo, como o eixo em torno do qual giram todos os serviços, para que o ativo esteja disponível e em boas condições.

Esta abordagem mudou nos últimos anos, mudando o foco da gestão de instalações do ativo para o usuário. A mudança permitiu colocar em destaque os utilizadores do edifício ou complexo, de forma que o objectivo da gestão das instalações é ter activos que ofereçam um serviço adequado e satisfatório aos seus utilizadores e não apenas garantir o seu bom funcionamento.

Esta mudança de perspectiva é responsável pela necessidade atual de criação de catálogos de serviços completos que permitam aos usuários ter todos os serviços que podem ser oferecidos e suportados pela infraestrutura. Desta forma, existe uma série de serviços inovadores como reservas de quartos, pedidos de catering, gestão de lugares de estacionamento, pedidos de mudanças e transferências, gestão de chaves, gestão de visitantes e um longo etc. que varia de acordo com as possibilidades de cada organização. Os custos e recursos utilizados para atender às diferentes solicitações também devem ser monitorados.

Posteriormente, é necessário realizar uma análise da satisfação dos usuários com os serviços recebidos. Isto evidencia a necessidade de ter fluxos de comunicação fluidos e um sistema que faça medições contínuas para garantir a segurança do serviço e a capacidade de participar em ciclos de melhoria contínua.

A gestão de instalações é uma disciplina que tem estado imersa numa infinidade de mudanças desde a sua criação devido ao apoio que oferece às organizações para facilitar a redução de custos e a máxima utilização de ativos e espaços.

A redução de custos, no âmbito do FM, é promovida através do investimento na melhoria da gestão. Precisamente no setor empresarial, um volume significativo de custos é representado pela utilização de espaços, pela manutenção de ativos, pelo consumo de energia e pelo desgaste das infraestruturas. Assim, a otimização de todos estes elementos é fundamental no ciclo de melhoria do desempenho económico.

Os processos de manutenção são cada vez mais importantes para prolongar os ciclos de vida dos ativos e evitar falhas e incidentes que provocam custos elevados às organizações, tanto pelo tempo de inatividade do ativo como pelo custo da reparação, que é sempre superior aos custos de manutenção.

Desta forma, para além dos habituais processos de manutenção preventiva e corretiva, começam a ser desenvolvidas ferramentas que permitem definir planos de manutenção operacional (que desenvolvem tarefas que permitem manter um ativo não só em funcionamento, mas também num estado óptimo) ou de manutenção baseada no estado (que inicia planos de manutenção em função do estado da máquina e não numa periodicidade arbitrária) que permitem prolongar os ciclos de vida dos ativos, reduzindo o número e a gravidade dos incidentes e, a longo prazo, reduzindo os custos deles derivados.

Por outro lado, a correta gestão dos espaços de trabalho torna-se cada vez mais importante. Um espaço bem aproveitado e distribuído de forma racional permite reduzir os custos de ocupação, bem como aumentar a satisfação e a produtividade dos colaboradores que dispõem de um local de trabalho agradável e adaptado às suas necessidades.

O objetivo final é ter um verdadeiro scanner da infraestrutura da organização para conhecer, atuar e melhorar o seu estado com o objetivo de obter poupanças reais de custos.

O suporte à manutenção administrativa por meio da tecnologia da informação é conhecido como Computer Aided Facility Management.

O conjunto de recursos de observação e supervisão, sistemas de controlo e regulação, gestão e otimização de instalações/mecanismos em construções no âmbito da manutenção técnica são identificados como Automação de Construção. O objetivo é conseguir processos funcionais independentes em toda a indústria (automaticamente), de acordo com parâmetros predefinidos ou simplificar a sua operação e monitorização. Todos os sensores, atores, elementos de controle, usuários e demais recursos técnicos do edifício estão conectados em rede. A carga de trabalho pode ser resumida em travessões. A característica é a estrutura descentralizada das unidades de controle (DDC), bem como a rede de trabalho integrada via bus (normalmente iluminação EIB/KNX ou DALI).

A mudança para a gestão técnica tem sido rápida em alguns sectores, embora ainda exista um grande número de indústrias que utilizam uma abordagem administrativa para gerir os seus activos.

As indústrias onde predominam estruturas lineares e dependem de processos estão mais inclinadas a implementar sistemas técnicos, uma vez que o funcionamento destes sistemas pode ser apoiado por uma estrutura organizacional hierárquica.

As empresas e indústrias que não possuem formação linear apresentam maior atraso na adaptação da gestão técnica, devido à crença geral de que o sistema não pode ser implementado e mantido de forma eficaz. Organizações como escritórios comerciais ou vendas a retalho apresentam maiores desafios na implementação e manutenção deste tipo de sistemas técnicos porque possuem uma elevada diversidade de proprietários, corretores, gestores e funcionários, com interesses e prioridades diferentes.

As últimas pesquisas mostram um aumento considerável na utilização da gestão técnica, graças aos resultados que demonstram a enorme economia de custos através deste tipo de abordagem. Além disso, fornecedores de gestão técnica que consigam combinar os processos da organização, a sua área de atuação e oferecer amplo suporte de manutenção durante a vida dos ativos permitem alcançar uma redução no número de projetos concluídos prematuramente, bem como de ativos e sistemas subutilizados.

Os sistemas de gestão podem incluir:

A responsabilidade pela manutenção de um edifício ou construção em Espanha é normalmente confiada a uma empresa especializada em serviços gerais. Ou seja, a subcontratação é um contrato que uma empresa faz com outra para a execução de determinados serviços, originalmente atribuídos à primeira. A empresa externa terceirizada gerencia ou executa diariamente uma função comercial específica. A terceirização envolve um alto nível de confiança, coordenação e troca bidirecional.

A subcontratação, ou terceirização de tarefas, pode ser feita de duas formas: a empresa pode contratar apenas o pessoal, de forma que o cliente forneça recursos como instalações, material físico e material intangível (informações, conceitos, ideias); Ou a empresa pode optar por contratar pessoal e recursos. Entre outras coisas.

Recentemente, foi realizado um estudo que, baseado num caso hipotético, pode ajudar a justificar a necessidade e vantagens de realizar um projeto abrangente de gestão de instalações (FM). Por um lado, baseia-se numa série de dados da organização objeto da hipótese:

Por outro lado, partimos de um preço médio mensal estimado por metro quadrado na zona média-alta de Madrid em regime de arrendamento de 27€/m² (de acordo com dados extraídos de um estudo de Aguirre Newman) e de um preço médio mensal estimado no resto de Espanha em regime de arrendamento de 15€/m².

Tendo isto em conta, e com a hipótese de que 80% dos imóveis geridos pela Organização em questão estejam localizados em Madrid e 20% no resto de Espanha, o preço médio mensal é de 24,6€/m².

Por outro lado, contemplamos uma taxa de ocupação média por Posto de Trabalho de cerca de 22 m² de área útil, equivalente a cerca de 31,4 m² de área locável, aproximadamente mais 30%, tendo em conta os resultados do Benchmarking da SEFM (Sociedade Espanhola de Facility Management). Continuando com os dados extraídos do Benchmarking SEFM, a superfície média em m² dedicada a um PT é de 18,9 m² de área locável e 14,50 m² de área útil.

Com todos os dados acima, calculamos que nossa Organização objeto da hipótese deverá administrar um total de 1.256.000 m² de área locável (880.000 m² de área útil), apenas em cargos administrativos (assumindo 40.000 PT x 22 m² úteis / 31,4 m² locáveis ​​em média por PT). Desta forma, o custo total estimado do aluguel seria:.

A este valor total do aluguel somamos a despesa correspondente às despesas operacionais. Abaixo, detalhamos as médias das principais despesas operacionais anuais de uma organização média espanhola, extraídas do Benchmarking da SEFM (Sociedade Espanhola de Facility Management) 2005, com o correspondente aumento do IPC, de acordo com o cálculo do INE (Instituto Nacional de Estatística):

Desta forma, o detalhe do custo total estimado por ano será:.

Partindo dos dados anteriores e tendo em conta que, a partir de experiências de projetos de gestão de facilities, existe uma percentagem de poupança entre 5% e 20%, como resultado da realização de uma gestão adequada da gestão de facilities pelas Organizações, poderíamos estabelecer a seguinte estimativa (com base numa poupança média de 12,5%):.

Face aos dados resultantes desta hipótese, temos uma ideia aproximada do ROI que surge de um projeto abrangente de gestão de instalações.

Mas para que isso funcione é fundamental que o projeto de gestão de facilities incorpore as políticas e ferramentas adequadas que nos permitam realizar uma otimização global dos nossos recursos, propriedades e ativos, de acordo com as nossas necessidades particulares e a nossa realidade atual e que, além disso, nos oferece a informação necessária para tomar as decisões adequadas em cada momento.