Gestão eletrônica

Introdução

Em geral

Sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS, na sigla em inglês, ou SGD em referência a Sistemas de Gerenciamento de Documentos) são todos aqueles programas de computador criados para o gerenciamento de grandes quantidades de documentos. Freqüentemente, eles rastreiam, armazenam, arquivam e organizam documentos eletrônicos ou imagens de documentos em papel. Esses documentos não possuem uma organização clara de seu conteúdo, ao contrário do que costuma acontecer com as informações armazenadas em um banco de dados. A maioria desses produtos tem a capacidade de manter um registro das diferentes versões e modificações de documentos que os usuários realizam. A combinação deste tipo de bibliotecas de documentos com índices armazenados numa base de dados permite um acesso rápido por vários métodos à informação contida nos documentos. Geralmente são compactados e, além do texto, podem conter qualquer outro tipo de documento multimídia, como imagens ou vídeos.

Os sistemas de gerenciamento de documentos geralmente fornecem armazenamento, segurança, bem como recursos de recuperação e indexação.[1] O termo se sobrepõe parcialmente ao conceito de sistema de gerenciamento de conteúdo e é frequentemente visto como um componente de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) e relacionado ao gerenciamento de ativos digitais. Está relacionado ao gerenciamento de recursos digitais, digitalização de documentos, gerenciamento de fluxo de trabalho e gerenciamento de registros.

História

A partir da década de 1980, vários fabricantes começaram a desenvolver sistemas de software para gerenciar documentos em papel. Esses sistemas tratavam de documentos que incluíam não apenas documentos impressos e publicados, mas também fotografias, gravuras, etc.

Posteriormente, os desenvolvedores começaram a criar um segundo tipo de sistema que pudesse gerenciar documentos eletrônicos, ou seja, todos aqueles documentos, ou arquivos, criados em computadores e muitas vezes armazenados no sistema de arquivos local dos usuários. Os sistemas mais antigos de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM) gerenciavam tipos de arquivos de formato proprietário ou um número limitado de formatos de arquivo. Muitos desses sistemas passaram a ser chamados de sistemas de digitalização de documentos porque se concentravam na captura, armazenamento, indexação e recuperação de formatos de arquivos gráficos. Os sistemas EDM evoluíram a um ponto em que podiam lidar com qualquer tipo de formato de arquivo que pudesse ser armazenado digitalmente. Os aplicativos cresceram para abranger documentos eletrônicos, ferramentas de trabalho colaborativo, segurança, fluxo de trabalho e recursos de auditoria.

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Referências

[1] ↑ «Qué es un sistema de gestión documental (SGD) - Archivo - (UOC)». www.uoc.edu. Consultado el 30 de septiembre de 2021.: https://www.uoc.edu/portal/es/arxiu/gestio-documental/que-es/index.html

[2] ↑ Policy Management System Archivado el 29 de octubre de 2011 en Wayback Machine.: http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/

[3] ↑ «Stemming: Making searching easier». Archivado desde el original el 11 de enero de 2012. Consultado el 19 de enero de 2017.: https://web.archive.org/web/20120111094547/http://www.policystat.com/blog/2011/11/08/making-medical-office-policies-easier-to-find-with-stemming/

[4] ↑ International Organization for Standardization. «01.140.10: Writing and transliteration». Consultado el 14 de julio de 2008.: http://www.iso.org/iso/products/standards/catalogue_ics_browse.htm?ICS1=01&ICS2=140&ICS3=10&

[5] ↑ International Organization for Standardization. «01.140.20: Information sciences». Consultado el 14 de julio de 2008.: http://www.iso.org/iso/products/standards/catalogue_ics_browse.htm?ICS1=01&ICS2=140&ICS3=20&

[6] ↑ International Organization for Standardization. «01.110: Technical product documentation». Consultado el 15 de julio de 2008.: http://www.iso.org/iso/products/standards/catalogue_ics_browse.htm?ICS1=01&ICS2=110&

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[14] ↑ Austerberry, David (26 de julio de 2012). Digital Asset Management (en inglés). CRC Press. pp. 27-28. ISBN 978-1-136-03362-9. Consultado el 8 de abril de 2025.: https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT35

[15] ↑ a b Austerberry, David (26 de julio de 2012). Digital Asset Management (en inglés). CRC Press. p. 30. ISBN 978-1-136-03362-9. Consultado el 8 de abril de 2025.: https://books.google.com/books?id=c5ncAwAAQBAJ&pg=PT38

[16] ↑ White, Martin (30 de noviembre de 2012). Enterprise Search (en inglés). "O'Reilly Media, Inc.". pp. 73-74. ISBN 978-1-4493-3040-8. Consultado el 8 de abril de 2025.: https://books.google.com/books?id=4M46PRgJmJYC&pg=PA73

[17] ↑ International Organization for Standardization. «01.140.40: Publishing». Consultado el 14 de julio de 2008.: http://www.iso.org/iso/products/standards/catalogue_ics_browse.htm?ICS1=01&ICS2=140&ICS3=40&

[18] ↑ International Organization for Standardization. «35.240.30: IT applications in information, documentation and publishing». Consultado el 14 de julio de 2008.: http://www.iso.org/iso/catalogue_ics_browse?ICS1=35&ICS2=240&ICS3=30&

[19] ↑ OnSphere Corporation. «SOP Document Management in a Validated Environments». Archivado desde el original el 4 de septiembre de 2011. Consultado el 25 de abril de 2011. - [https://web.archive.org/web/20110904190514/http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20(SOP)%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf](https://web.archive.org/web/20110904190514/http://www.avidoffice.com/docushare/dsweb/Get/Document-9101/Standard%20Operation%20Procedure%20(SOP)%20Document%20Management%20in%20Validated%20Environments.pdf)

[20] ↑ Luisa, Bozzano G. (2 de diciembre de 2012). Introduction to Electronic Document Management Systems (en inglés). Academic Press. p. 16. ISBN 978-0-323-14062-1. Consultado el 8 de abril de 2025.: https://books.google.com/books?id=lzGGHLDERYIC&pg=PA16

Referências

[2] ↑ Policy Management System Archivado el 29 de octubre de 2011 en Wayback Machine.: http://www.policystat.com/health-systems-or-networks/

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