Em sua forma moderna, o conceito foi proposto pelo programa de computador Lotus "Lotus (software)") com o popular aplicativo Lotus Notes relacionado a um servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); Algumas revisões históricas argumentam que o conceito foi antecipado anteriormente por sistemas monolíticos como o NLS. O programa de computador usado pela Wikipédia é um exemplo de programa de computador colaborativo, que também é software livre, portanto foi projetado sem as limitações dos programas de computador proprietários em termos de negociações e sem as limitações da hierarquia social.[4]​.

O software colaborativo pode ser dividido em três categorias: ferramentas de comunicação de colaboração, ferramentas de conferência e ferramentas de gerenciamento colaborativo ou de grupo.[5]​.

Groupware pode ser usado para comunicar, cooperar e coordenar. As atividades de comunicação e coordenação dos membros da equipe são facilitadas por tecnologias que superam diferenças de tempo, espaço e nível de apoio do grupo.

Alguns benefícios procurados ao implementar groupware para trabalhos de projeto são: groupware estimula a cooperação dentro de uma organização e ajuda as pessoas a comunicar e colaborar em projetos comuns; groupware coordena pessoas e processos; o groupware ajuda a definir o fluxo de documentos e depois define o trabalho que deve ser feito para concluir um projeto; O Groupware oferece aos usuários uma maneira única de compartilhar informações, integrando-as em documentos estruturados. O documento torna-se então o local central onde as informações compartilhadas são armazenadas.

Idealmente, o groupware deveria ser capaz de ajudar cada pessoa em um projeto colaborativo a realizar seu trabalho específico com mais eficiência.

A falta de “estruturação organizacional explícita” é ao mesmo tempo uma desvantagem e uma vantagem. É desvantajoso porque o groupware tradicional não possui “ganchos” para integrar informações dos processos de negócios, o que é importante para integrar recursos e processos. A vantagem da falta de informação explícita da estrutura organizacional é, por um lado, o facto de tais sistemas poderem ser utilizados em todos os ambientes organizacionais sem muitos esforços prévios de configuração e, por outro lado, isto leva a uma maior flexibilidade do pessoal, como demonstrado pela proliferação da utilização de sistemas de e-mail no trabalho em equipa.

Para algumas pessoas, trabalhar sozinho em casa é uma excelente opção. Outros acham a ideia um pouco solitária e um tanto desconcertante. Qualquer que seja a sua opinião sobre as equipes virtuais, há cada vez mais delas e elas oferecem alguns benefícios definitivos. Revise os estudos de caso de Morgan (2012).

Por um lado, não há necessidade de um escritório ou espaço de estacionamento. Por outro lado, mais pessoas podem ser incluídas no grupo de trabalho. A poluição do ar e o congestionamento são reduzidos quando as pessoas não se deslocam. Virtual oferece mais flexibilidade ao trabalho em equipe para trabalhadores e organizações.

Brainstorming eletrônico

O brainstorming ou brainstorming tem como objetivo potencializar a criatividade, tentando eliminar possíveis limitações cognitivas e sociais. O brainstorming eletrônico é uma variante do brainstorming tradicional (presencial). O procedimento de brainstorming eletrônico consiste em ter o grupo conectado por tecnologias telemáticas, contando com um facilitador para coordenar a interação. O brainstorming eletrônico se destaca em relação ao brainstorming tradicional (pois às vezes prejudica o desempenho do grupo), na medida em que não há bloqueio na produção de ideias, pois os participantes podem intervir no momento que considerarem adequado, sem necessidade de revezar. A interferência cognitiva também não ocorre, pois as ideias permanecem armazenadas e a linha de pensamento não é interrompida. Mas a velocidade de expressão é reduzida pela necessidade de comunicação por escrito em vez de oralmente.

As contribuições feitas pelos membros podem ou não ser anônimas (o anonimato resulta na redução da apreensão da avaliação, embora isso possa aumentar a vadiagem social) e em tempo real ou não.

Grupos de discussão on-line

Devido ao desenvolvimento da tecnologia de comunicação, os grupos de discussão online são cada vez mais utilizados, pois facilitam a reunião de especialistas que estão localizados a grandes distâncias, além de apresentarem vantagens como economia e rapidez.

Para desenvolver este tipo de discussões, uma série de fases devem ser seguidas, como selecionar o grupo de discussão e desenvolver o programa de chat que permite uma fácil comunicação.

O procedimento a seguir é o mesmo de uma discussão ao vivo:

Técnica Delphi on-line

A técnica Delphi (em homenagem ao Oráculo de Delphi) é uma metodologia de pesquisa multidisciplinar usada para fazer previsões.

O objetivo desta técnica é chegar a um consenso baseado na discussão entre especialistas por meio da aplicação de questionários. Eles respondem a um primeiro questionário e seus resultados servem de feedback para preencher uma série de questionários subsequentes até chegar a um consenso. Após esse processo, o responsável pelo estudo elabora os resultados obtidos estatisticamente.

Fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho ou fluxo de trabalho refere-se à gestão modelada e informatizada de todas as tarefas que devem ser realizadas e dos diferentes protagonistas envolvidos na execução do processo de negócio (também denominado processo operacional). O termo fluxo de trabalho também pode ser traduzido como gerenciamento eletrônico de processos de negócios.

Um processo de negócio representa interações na forma de troca de informações entre os diferentes protagonistas, por exemplo:

Na prática, um Workflow pode descrever:

Em sua forma moderna, o conceito foi proposto pelo programa de computador Lotus "Lotus (software)") com o popular aplicativo Lotus Notes relacionado a um servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); Algumas revisões históricas argumentam que o conceito foi antecipado anteriormente por sistemas monolíticos como o NLS. O programa de computador usado pela Wikipédia é um exemplo de programa de computador colaborativo, que também é software livre, portanto foi projetado sem as limitações dos programas de computador proprietários em termos de negociações e sem as limitações da hierarquia social.[4]​.

O software colaborativo pode ser dividido em três categorias: ferramentas de comunicação de colaboração, ferramentas de conferência e ferramentas de gerenciamento colaborativo ou de grupo.[5]​.

Groupware pode ser usado para comunicar, cooperar e coordenar. As atividades de comunicação e coordenação dos membros da equipe são facilitadas por tecnologias que superam diferenças de tempo, espaço e nível de apoio do grupo.

Alguns benefícios procurados ao implementar groupware para trabalhos de projeto são: groupware estimula a cooperação dentro de uma organização e ajuda as pessoas a comunicar e colaborar em projetos comuns; groupware coordena pessoas e processos; o groupware ajuda a definir o fluxo de documentos e depois define o trabalho que deve ser feito para concluir um projeto; O Groupware oferece aos usuários uma maneira única de compartilhar informações, integrando-as em documentos estruturados. O documento torna-se então o local central onde as informações compartilhadas são armazenadas.

Idealmente, o groupware deveria ser capaz de ajudar cada pessoa em um projeto colaborativo a realizar seu trabalho específico com mais eficiência.

A falta de “estruturação organizacional explícita” é ao mesmo tempo uma desvantagem e uma vantagem. É desvantajoso porque o groupware tradicional não possui “ganchos” para integrar informações dos processos de negócios, o que é importante para integrar recursos e processos. A vantagem da falta de informação explícita da estrutura organizacional é, por um lado, o facto de tais sistemas poderem ser utilizados em todos os ambientes organizacionais sem muitos esforços prévios de configuração e, por outro lado, isto leva a uma maior flexibilidade do pessoal, como demonstrado pela proliferação da utilização de sistemas de e-mail no trabalho em equipa.

Para algumas pessoas, trabalhar sozinho em casa é uma excelente opção. Outros acham a ideia um pouco solitária e um tanto desconcertante. Qualquer que seja a sua opinião sobre as equipes virtuais, há cada vez mais delas e elas oferecem alguns benefícios definitivos. Revise os estudos de caso de Morgan (2012).

Por um lado, não há necessidade de um escritório ou espaço de estacionamento. Por outro lado, mais pessoas podem ser incluídas no grupo de trabalho. A poluição do ar e o congestionamento são reduzidos quando as pessoas não se deslocam. Virtual oferece mais flexibilidade ao trabalho em equipe para trabalhadores e organizações.

Brainstorming eletrônico

O brainstorming ou brainstorming tem como objetivo potencializar a criatividade, tentando eliminar possíveis limitações cognitivas e sociais. O brainstorming eletrônico é uma variante do brainstorming tradicional (presencial). O procedimento de brainstorming eletrônico consiste em ter o grupo conectado por tecnologias telemáticas, contando com um facilitador para coordenar a interação. O brainstorming eletrônico se destaca em relação ao brainstorming tradicional (pois às vezes prejudica o desempenho do grupo), na medida em que não há bloqueio na produção de ideias, pois os participantes podem intervir no momento que considerarem adequado, sem necessidade de revezar. A interferência cognitiva também não ocorre, pois as ideias permanecem armazenadas e a linha de pensamento não é interrompida. Mas a velocidade de expressão é reduzida pela necessidade de comunicação por escrito em vez de oralmente.

As contribuições feitas pelos membros podem ou não ser anônimas (o anonimato resulta na redução da apreensão da avaliação, embora isso possa aumentar a vadiagem social) e em tempo real ou não.

Grupos de discussão on-line

Devido ao desenvolvimento da tecnologia de comunicação, os grupos de discussão online são cada vez mais utilizados, pois facilitam a reunião de especialistas que estão localizados a grandes distâncias, além de apresentarem vantagens como economia e rapidez.

Para desenvolver este tipo de discussões, uma série de fases devem ser seguidas, como selecionar o grupo de discussão e desenvolver o programa de chat que permite uma fácil comunicação.

O procedimento a seguir é o mesmo de uma discussão ao vivo:

Técnica Delphi on-line

A técnica Delphi (em homenagem ao Oráculo de Delphi) é uma metodologia de pesquisa multidisciplinar usada para fazer previsões.

O objetivo desta técnica é chegar a um consenso baseado na discussão entre especialistas por meio da aplicação de questionários. Eles respondem a um primeiro questionário e seus resultados servem de feedback para preencher uma série de questionários subsequentes até chegar a um consenso. Após esse processo, o responsável pelo estudo elabora os resultados obtidos estatisticamente.

Fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho ou fluxo de trabalho refere-se à gestão modelada e informatizada de todas as tarefas que devem ser realizadas e dos diferentes protagonistas envolvidos na execução do processo de negócio (também denominado processo operacional). O termo fluxo de trabalho também pode ser traduzido como gerenciamento eletrônico de processos de negócios.

Um processo de negócio representa interações na forma de troca de informações entre os diferentes protagonistas, por exemplo:

Na prática, um Workflow pode descrever: