Ferramentas para uma gestão eficaz do tempo
A ordem do dia
A agenda pessoal é um livro (páginas não removíveis) ou caderno (páginas removíveis por meio de argolas ou sistema similar) que divide o tempo de um período (geralmente um ano civil) em suas páginas, geralmente em dias. Cada dia do ano costuma ter uma folha, ou seja, há pelo menos uma folha (às vezes mais) para 14 de março, outra para 26 de abril, etc. O objetivo da agenda é anotar, no intervalo de tempo preciso, o que a pessoa tem que fazer, ou quer fazer, naquele dia e naquele horário. É uma ferramenta de trabalho essencial[19] para executivos "Executivo (cargo)"), muitos outros profissionais (como médicos que atendem pacientes em seu consultório) e estudantes.
Depois de ter colocado as tarefas que precisam ser feitas em um dia e horário precisos, você pode preencher o restante de suas horas de vigília (as “lacunas de horário”) com atividades que você precisa ou deseja fazer, mas que não necessitam de um posicionamento temporal tão apertado. Embora anotar uma tarefa na agenda no momento em que surge a necessidade de realizá-la seja positivo, porque descarrega a mente e promove a concentração e a criatividade,[41] o uso eficaz da agenda requer gastar alguns minutos[42] para organizá-la por um período (geralmente uma semana) antes do início desse período.[19].
A palavra “agenda” possui outros significados relacionados que vale a pena conhecer.
Originalmente físicos, os diários eletrônicos tornaram-se populares na década de 1980, muitos dos quais deixaram de ser fabricados com o surgimento de aplicativos do tipo diário (apps) que vieram como padrão com o smartphone (smartphone).[43] Estas aplicações permitem não só colocar uma tarefa num horário do dia, como também alterá-la a qualquer momento com facilidade (nas agendas físicas é preciso riscar a tarefa no seu espaço de tempo original e escrevê-la novamente noutro intervalo) e agendar alertas, a partir do próprio telemóvel ou enviados para um email.
Normalmente, cada pessoa gerencia sua própria agenda, mas no caso de pessoas muito ocupadas, geralmente é outra pessoa quem faz isso. Existem programas de computador muito comuns que permitem que uma pessoa organize remotamente a agenda de outra.
Existem agendas físicas portáteis, com tamanhos em torno de 11 cm de altura x 8 cm de largura, projetadas para a pessoa carregar consigo (por exemplo, no bolso) e outras maiores, em torno de 20 cm de altura x 13 cm de largura, em princípio projetadas para serem usadas sobre uma mesa e não se moverem dela. Existem também vários tamanhos intermediários, e até maiores ou menores que os 2 descritos.
As listas de tarefas
Uma lista de tarefas (também chamada de “lista de tarefas”) é uma lista de atividades que você deseja realizar, como tarefas domésticas ou etapas para concluir um projeto. É uma ferramenta de inventário que serve como alternativa à memória "Memória (processo)") ou como complemento a ela.
As listas de tarefas são usadas na auto-organização (gerenciamento de si mesmo), administração de empresas, gerenciamento de projetos ou desenvolvimento de software. Podem envolver mais de uma lista.
Quando um dos itens de uma lista de tarefas é concluído, a tarefa é riscada, endossada[44] (uma pequena marca é escrita ao lado para indicar que foi concluída), ou é feita desaparecer da lista (se estiver sendo usado um meio de computador que o permita). O método tradicional é escrever a lista no papel com caneta ou lápis. Sob o papel pode haver uma superfície de suporte rígida (madeira, plástico) que facilita a escrita. Essa superfície pode ter algum tipo de pinça, geralmente de metal, para segurar o papel. As listas de tarefas também podem ser na forma de lista de verificação, em papel ou informatizadas.
A escritora Julie Morgenstern, em suas recomendações sobre o que fazer e o que não fazer no gerenciamento do tempo, sugere:
Numerosos equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicações de gestão de informações pessoais (PIM) e a maioria dos PDAs (tablets). Existem também programas de computador baseados na Internet para gerenciar listas de tarefas, muitos dos quais são gratuitos. Existem também aplicativos (apps) para o smartphone (smartphone).[46].
As tarefas de uma lista geralmente são distribuídas por dias e divididas em categorias. O sistema de divisão mais simples inclui uma lista geral de tarefas (ou um arquivo de armazenamento de tarefas) que contém todas as tarefas que uma pessoa precisa realizar, e uma lista diária, que é criada todos os dias transferindo tarefas da lista geral para ela. Uma alternativa é criar uma “lista do que não fazer” para evitar tarefas desnecessárias.[45].
As listas de tarefas são frequentemente priorizadas:
Programas de computador
Muitas empresas usam software de controle de tempo para monitorar o dia de trabalho de um funcionário, horas faturáveis, etc., por exemplo. por exemplo um software de gerenciamento de escritório de advocacia.
Muitos programas de software de gerenciamento de tempo permitem vários usuários, permitem que um usuário atribua tarefas a outros e facilitam a comunicação por meio do próprio programa.
Os aplicativos de lista de tarefas podem ser vistos como uma versão simplificada de um gerenciador de informações pessoais ou software de gerenciamento de projetos.
Aplicações modernas deste tipo podem permitir a estruturação hierárquica de tarefas (uma tarefa pode ser composta de subtarefas que, por sua vez, podem conter outras subtarefas), podem fornecer vários métodos de filtragem e classificação da lista de tarefas e podem permitir ao usuário atribuir notas de qualquer tamanho a cada tarefa.[55].
Em contraste com o conceito de permitir múltiplos filtros ao usuário, pelo menos um produto de software contém um modo adicional onde é o próprio programa que tenta determinar dinamicamente as melhores tarefas em um determinado momento.[56].
Sistemas de gerenciamento de tempo
Os sistemas de gerenciamento de tempo geralmente incluem um relógio de ponto ou um aplicativo baseado na Internet para monitorar as horas de trabalho dos funcionários. Estes sistemas dão aos empregadores algumas informações sobre como o seu pessoal gasta o seu tempo, permitindo-lhes, até certo ponto (dependendo do sistema que implementaram), direcioná-lo e planeá-lo. Desta forma, os empregadores podem controlar os custos laborais e aumentar a produtividade. Um sistema de gerenciamento de tempo adequado automatiza processos e elimina tarefas tediosas.
Fazendo as coisas (GTD)
O método Getting Things Done (GTD) foi criado por David Allen. A ideia básica por trás deste método é terminar todas as pequenas tarefas imediatamente e dividir as grandes tarefas em tarefas menores para começar a concluí-las agora. O raciocínio por trás desse método é evitar a sobrecarga de informações ou o bloqueio mental que provavelmente pode ocorrer quando há centenas de tarefas. O objetivo do GTD é incentivar o usuário a realizar suas tarefas o mais rápido possível e a colocar suas ideias no papel no mesmo ritmo, para que as tarefas e ideias sejam fáceis de ver e gerenciar.
Pomodoro
A "Técnica Pomodoro", de Francesco Cirillo, foi originalmente concebida no final dos anos 1980-1990 e gradualmente aperfeiçoada até ser finalmente definida em 1992. O nome da técnica vem de um cronômetro de cozinha em formato de tomate (pomodoro em italiano) usado inicialmente por Cirillo durante seus tempos de universidade. O elemento de medição fundamental desta técnica é o “pomodoro”, que tradicionalmente é definido como um tempo de 30 minutos dividido em 25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso. Cirillo também recomenda um intervalo mais longo, de 15 a 30 minutos, a cada 4 “pomodoros”. Através da experimentação com vários grupos de trabalho e atividades de mentoria, Cirillo determinou que a duração ideal do "pomodoro" era entre 20 e 35 minutos.[57].