Tipos de sistemas contábeis
Sistema de razão único
Este sistema baseia-se na evolução do diário continental e foi desenhado aproximadamente no ano de 1795, com o objetivo de simplificar o trabalho de passagem do diário ao razão, o que se conseguiu unindo o diário e o razão num único livro, eliminando neste diário o número de fólio das contas do contador, a data e o número de lançamento.
O diário razão único é o precursor dos diários colunares ou tabulares. A diagramação deste livro foi composta por duas partes; a primeira parte destinava-se ao jornal e consistia numa pauta idêntica ao jornal continental; A segunda parte destinada ao razão consistia em uma série de colunas para registro dos valores, duas das quais eram utilizadas para cada uma das contas afetadas pelas operações, uma delas para registro dos débitos e outra para os créditos.
Contas do diário:.
diário tabular
Neste diário segue-se o mesmo procedimento do diário razão único, exceto que é aberta uma seção com o nome "contas diversas", na qual são anotados os valores correspondentes das contas que estão faltando espaços que não foram atribuídos a colunas especiais, ou aquelas cujo movimento não é constante.
O sistema de diário tabular único consiste em estabelecer um diário com colunas, mas sem eliminar o razão geral para o qual eram transferidos mensalmente os valores de cada coluna, após análise da seção de diversas contas. O repasse aos auxiliares era feito diariamente e preferencialmente a partir dos dados dos recibos ou documentos de origem.
Os erros nos livros colunares foram corrigidos por meio de lançamentos de contrapartida em que os mencionados foram cancelados com tinta vermelha e a devida correção foi feita com tinta preta, isto na mesma linha fazendo referência ao lançamento errado.
No diário tabular poderia ser registrado de duas maneiras:
As etapas foram as seguintes: Operação, Diário Tabular (Ledgers Auxiliares), Concentração, Diário Geral, Razão Geral, Balancete e por fim as Demonstrações Financeiras.
Diário e sistema de caixa
Este sistema foi criado com o objectivo de resolver o trabalho que existia no registo atempado das operações, com base na divisão do trabalho. Para isso, o diário é dividido em dois; o diário de caixa, onde eram registradas apenas as operações que representavam a movimentação de dinheiro, seja como entrada ou saída de dinheiro, enquanto o outro era o "Diário de operações diversas": onde eram registradas todas as operações que não causavam entrada ou saída de dinheiro, para que desta forma duas pessoas pudessem registrar a operação.
Nesse sistema as operações foram classificadas como:
Operações simples são aquelas que foram registradas em um único diário porque foram inteiramente à vista ou inteiramente a crédito. As operações compostas afetavam ou tinham que ser registradas nos dois livros, cada operação composta era registrada primeiro no diário de operações diversas e a parte que representava a entrada ou saída de caixa era vinculada ao diário de caixa ou bancário.
Para registrar a mesma operação nos dois livros, foi utilizado o que chamamos de contas ponte ou link. São contas temporárias que permitem o registro em dois diários e uma vez cadastrados em ambos os diários, a liquidação é feita.
As principais contas ponte utilizadas foram:
Cada conta-ponte foi aberta no diário de operações diversas e cancelada no diário do banco.
sistema centralizador
Considerando o facto de as empresas comerciais realizarem operações definidas e constantes, nas quais está definido o objecto da referida empresa, para implementar este sistema foi necessário conhecer o tipo de operações que a empresa realiza frequentemente para desenhar um diário específico onde tais operações são registadas.
De forma geral, podemos dizer que as operações mais frequentes ou comuns realizadas pela empresa são:
Tendo em conta as operações anteriores e considerando que são as mais comuns e que se realizam com frequência, o sistema manual denominado “Centralizador” de uma empresa comercial foi integrado com os seguintes diários:
A criação dos jornais dependia da política de compra e venda de mercadorias a crédito que dava origem ao recebimento ou assinatura de documentos.
Sistema político
Este sistema é uma evolução dos métodos de registo manual que consiste na utilização de um documento individual para registar cada operação, tendo como característica o facto de permitir uma maior divisão do trabalho e, acima de tudo, agilizar o processo de registo das operações.
As políticas são registradas com base nas linhas dos jornais continentais. Além disso, trata-se de documentos internos onde são registadas as operações e anexados os recibos que justificam os lançamentos e os valores neles registados.
Neste sistema as operações são registradas individualmente, ou seja, para cada operação é feita uma apólice, que mantém a linha do diário continental. Uma política contém os seguintes dados:
As políticas geridas nas empresas são classificadas em 3 grandes grupos:
Sistema de contas a receber
O sistema de contas a receber surgiu da necessidade que algumas empresas tinham de emitir recibos de cobrança de determinadas receitas, tais como:
Para o qual foi emitido um contas a receber, que era um documento muito mais completo do que um simples recibo de cobrança.
No caso do contas a receber foi utilizada para eliminar subcontas pessoais das contas de clientes e devedores, e para o contas a pagar foi utilizada uma conta do ativo denominada “Contas a Receber” para eliminar subcontas de fornecedores e credores.
Sistema de contas a pagar
O sistema foi adaptado para ser instalado em qualquer tipo de empresa, principalmente naquelas onde a maior parte das operações era a crédito. O procedimento de contas a pagar/receber teve os seguintes objetivos:.
O registro foi feito através de uma conta passiva denominada “Contas a Pagar”.