Antes da existência dos catálogos online, as pesquisas eram realizadas por meio de arquivos de catálogos. As informações de cada material foram registradas em uma ficha catalográfica, que representava um verbete no catálogo da biblioteca. As primeiras fichas utilizadas poderiam ter sido retiradas de jogos de cartas franceses, que em 1700 tinham a face em branco.

Uma das primeiras práticas documentadas de utilização deste sistema é registrada por volta de 1815 com o inventor inglês Francis Ronalds. Ele usou o catálogo de fichas bibliográficas para gerenciar sua crescente coleção de livros.[7]​[8]​ Em meados de 1800, Natale Battezzati"), uma editora italiana, desenvolveu um sistema de catalogação para vendedores de livros onde as fichas representavam autores, títulos e assuntos. Pouco depois, Melvil Dewey, juntamente com outros bibliotecários americanos, começaram a trabalhar com esse sistema devido à sua grande facilidade de expansão e crescimento. Uma das primeiras ações da recém-criada American Library Association em 1876 foi definir o padrão para o tamanho das fichas catalográficas utilizadas nas bibliotecas dos EUA, bem como a fabricação das próprias fichas e respectivos móveis[6]​ A OCLC, durante anos o maior fornecedor de fichas catalográficas para bibliotecas de todo o mundo, imprimiu a última em 1º de outubro de 2015.[9]​.

No catálogo físico, as informações sobre cada item eram separadas em uma ficha, dependendo do tipo de registro: autor, assunto, ano de publicação, título. Aqui está um exemplo de registro do autor, ordenado alfabeticamente, em um arquivo de catálogo.

As regras de catalogação foram definidas para permitir a organização consistente de vários materiais de biblioteca por várias pessoas em uma equipe de catalogação ao longo do tempo. Os usuários podem usá-los para esclarecer como encontrar um título e como interpretar os dados do registro. As regras de catalogação prescrevem quais informações de um artigo bibliográfico são incluídas na entrada;

como essas informações são apresentadas em uma ficha de catálogo ou arquivo de catálogo;

como as entradas devem ser classificadas no catálogo.

Quanto maior a coleção, mais elaboradas serão as regras de catálogo. Os usuários não podem e não querem examinar centenas de entradas de catálogo ou mesmo dezenas de itens de biblioteca para encontrar o item de que precisam.

Atualmente, a maioria das regras de catalogação são semelhantes à Descrição Bibliográfica Padrão Internacional (ISBD), um sistema de regras produzido pela Federação Internacional de Associações de Bibliotecas e Associações de Bibliotecas (IFLA) para descrever uma ampla gama de materiais de biblioteca. Estas regras organizam a descrição bibliográfica de um documento nas seguintes áreas: 1-título e menção de responsabilidade (autor, editor, ilustrador, etc. dependendo de quais são mencionados no livro), 2-edição, 3-informações dependentes do material (por exemplo, a escala de um mapa), 4-publicação, distribuição, etc. (ISBN). O sistema de regras de catalogação mais comumente usado no mundo de língua inglesa são as Regras de Catálogo Anglo-Americanas, 2ª Edição, ou AACR2 (RCA2, Regras de Catalogação Anglo-Americanas), para abreviar. Na Espanha, é seguido o sistema de regras de catalogação espanholas.

Os documentos da biblioteca em língua estrangeira são, em alguns casos, transcritos para a língua do catálogo. Os catálogos de bibliotecas originaram-se como listas de manuscritos, organizadas por formato (fólio, quarto, etc.) ou em ordem alfabética aproximada por autor. Os catálogos impressos, às vezes chamados de catálogos de dicionário, permitiam que crianças em idade escolar fora de uma biblioteca tivessem uma ideia de seu conteúdo. Às vezes, estes eram interpolados com folhas em branco nas quais os acréscimos podiam ser registrados. Os primeiros catálogos de fichas surgiram no século XIX, permitindo muito mais flexibilidade, e no final do século XX foi desenvolvido o OPAC (ver abaixo).

Entrada principal – geralmente refere-se ao primeiro autor mencionado no artigo. Autores adicionais são adicionados como “entradas adicionadas”. Caso não seja indicado um autor claro, o título do trabalho é considerado a entrada principal.

Num catálogo de títulos, podem-se distinguir duas ordens:

Em ordem gramatical (usada principalmente em catálogos mais antigos), a palavra mais importante do título é o primeiro termo da classe. A importância de uma palavra é medida por regras gramaticais; Por exemplo, o primeiro substantivo pode ser definido como a palavra mais importante.

Na ordem mecânica, a primeira palavra do título é o primeiro termo da aula. A maioria dos novos catálogos utiliza este esquema, mas ainda inclui um traço de ordem gramatical: negligenciam um artigo (, A, etc.) no início do título. A ordem gramatical da classe geralmente fornece a palavra mais importante do título e também é uma palavra-chave (pergunta 3), e é a palavra que a maioria dos usuários lembra primeiro quando sua memória está incompleta. No entanto, tem a desvantagem de serem necessárias muitas regras gramaticais elaboradas, de modo que apenas usuários experientes podem pesquisar o catálogo sem a ajuda de um bibliotecário.

Em alguns catálogos, eles são padronizados com nomes de pessoa, ou seja, o nome da pessoa (catalogada e) é sempre classificado de forma padronizada, mesmo que apareça de forma diferente no material da biblioteca. Este padrão é alcançado por um processo denominado controle de autoridade. Uma vantagem do controle de autoridade é que é mais fácil responder à questão 2 (quais são as funções do autor nas bibliotecas?). Por outro lado, pode ser mais difícil responder à questão 1 (A biblioteca possui material específico?).

Para alguns empregos, até o título pode ser padronizado. O termo técnico para isso é um título uniforme. Por exemplo, as traduções são por vezes classificadas sob o seu título original. Em muitos catálogos, partes da Bíblia são classificadas sob o nome padrão dos livros que contêm. Os Livros de William Shakespeare são outro exemplo frequentemente citado do papel desempenhado por um título uniforme no catálogo da biblioteca.

Os catálogos online ou OPACs aumentaram muito a sua utilidade, graças à ampla gama de catálogos legíveis por máquina = padrões MARC na década de 1960. As regras que regem a criação de registros MARC incluem não apenas regras formais de catálogo, como AACR2, mas também regras especiais específicas para MARC, disponíveis na Biblioteca do Congresso e também na OCLC. Eles foram usados ​​para automatizar a criação de fichas de catálogo físicas; Agora os arquivos de computador MARC são acessados ​​diretamente no processo de pesquisa. O OPAC aumentou sua utilidade em relação aos formatos de cartão tradicionais porque:

O catálogo online não precisa ser classificado estaticamente; O usuário pode escolher o autor, título, palavra-chave ou ordem sistemática de forma dinâmica. A maioria dos catálogos online oferece um recurso de pesquisa para qualquer palavra do título; o objetivo da ordem das palavras é melhor alcançado. Muitos catálogos online permitem links entre diversas variantes do nome de um autor. Dessa forma, os autores poderão ser encontrados com o nome original e padronizado (se adicionado corretamente pelo catálogo). A eliminação dos cartões de papel tornou a informação mais acessível a muitas pessoas com deficiência, como deficientes visuais, cadeirantes e pessoas que sofrem de alergias.

Antes da existência dos catálogos online, as pesquisas eram realizadas por meio de arquivos de catálogos. As informações de cada material foram registradas em uma ficha catalográfica, que representava um verbete no catálogo da biblioteca. As primeiras fichas utilizadas poderiam ter sido retiradas de jogos de cartas franceses, que em 1700 tinham a face em branco.

Uma das primeiras práticas documentadas de utilização deste sistema é registrada por volta de 1815 com o inventor inglês Francis Ronalds. Ele usou o catálogo de fichas bibliográficas para gerenciar sua crescente coleção de livros.[7]​[8]​ Em meados de 1800, Natale Battezzati"), uma editora italiana, desenvolveu um sistema de catalogação para vendedores de livros onde as fichas representavam autores, títulos e assuntos. Pouco depois, Melvil Dewey, juntamente com outros bibliotecários americanos, começaram a trabalhar com esse sistema devido à sua grande facilidade de expansão e crescimento. Uma das primeiras ações da recém-criada American Library Association em 1876 foi definir o padrão para o tamanho das fichas catalográficas utilizadas nas bibliotecas dos EUA, bem como a fabricação das próprias fichas e respectivos móveis[6]​ A OCLC, durante anos o maior fornecedor de fichas catalográficas para bibliotecas de todo o mundo, imprimiu a última em 1º de outubro de 2015.[9]​.

No catálogo físico, as informações sobre cada item eram separadas em uma ficha, dependendo do tipo de registro: autor, assunto, ano de publicação, título. Aqui está um exemplo de registro do autor, ordenado alfabeticamente, em um arquivo de catálogo.

As regras de catalogação foram definidas para permitir a organização consistente de vários materiais de biblioteca por várias pessoas em uma equipe de catalogação ao longo do tempo. Os usuários podem usá-los para esclarecer como encontrar um título e como interpretar os dados do registro. As regras de catalogação prescrevem quais informações de um artigo bibliográfico são incluídas na entrada;

como essas informações são apresentadas em uma ficha de catálogo ou arquivo de catálogo;

como as entradas devem ser classificadas no catálogo.

Quanto maior a coleção, mais elaboradas serão as regras de catálogo. Os usuários não podem e não querem examinar centenas de entradas de catálogo ou mesmo dezenas de itens de biblioteca para encontrar o item de que precisam.

Atualmente, a maioria das regras de catalogação são semelhantes à Descrição Bibliográfica Padrão Internacional (ISBD), um sistema de regras produzido pela Federação Internacional de Associações de Bibliotecas e Associações de Bibliotecas (IFLA) para descrever uma ampla gama de materiais de biblioteca. Estas regras organizam a descrição bibliográfica de um documento nas seguintes áreas: 1-título e menção de responsabilidade (autor, editor, ilustrador, etc. dependendo de quais são mencionados no livro), 2-edição, 3-informações dependentes do material (por exemplo, a escala de um mapa), 4-publicação, distribuição, etc. (ISBN). O sistema de regras de catalogação mais comumente usado no mundo de língua inglesa são as Regras de Catálogo Anglo-Americanas, 2ª Edição, ou AACR2 (RCA2, Regras de Catalogação Anglo-Americanas), para abreviar. Na Espanha, é seguido o sistema de regras de catalogação espanholas.

Os documentos da biblioteca em língua estrangeira são, em alguns casos, transcritos para a língua do catálogo. Os catálogos de bibliotecas originaram-se como listas de manuscritos, organizadas por formato (fólio, quarto, etc.) ou em ordem alfabética aproximada por autor. Os catálogos impressos, às vezes chamados de catálogos de dicionário, permitiam que crianças em idade escolar fora de uma biblioteca tivessem uma ideia de seu conteúdo. Às vezes, estes eram interpolados com folhas em branco nas quais os acréscimos podiam ser registrados. Os primeiros catálogos de fichas surgiram no século XIX, permitindo muito mais flexibilidade, e no final do século XX foi desenvolvido o OPAC (ver abaixo).

Entrada principal – geralmente refere-se ao primeiro autor mencionado no artigo. Autores adicionais são adicionados como “entradas adicionadas”. Caso não seja indicado um autor claro, o título do trabalho é considerado a entrada principal.

Num catálogo de títulos, podem-se distinguir duas ordens:

Em ordem gramatical (usada principalmente em catálogos mais antigos), a palavra mais importante do título é o primeiro termo da classe. A importância de uma palavra é medida por regras gramaticais; Por exemplo, o primeiro substantivo pode ser definido como a palavra mais importante.

Na ordem mecânica, a primeira palavra do título é o primeiro termo da aula. A maioria dos novos catálogos utiliza este esquema, mas ainda inclui um traço de ordem gramatical: negligenciam um artigo (, A, etc.) no início do título. A ordem gramatical da classe geralmente fornece a palavra mais importante do título e também é uma palavra-chave (pergunta 3), e é a palavra que a maioria dos usuários lembra primeiro quando sua memória está incompleta. No entanto, tem a desvantagem de serem necessárias muitas regras gramaticais elaboradas, de modo que apenas usuários experientes podem pesquisar o catálogo sem a ajuda de um bibliotecário.

Em alguns catálogos, eles são padronizados com nomes de pessoa, ou seja, o nome da pessoa (catalogada e) é sempre classificado de forma padronizada, mesmo que apareça de forma diferente no material da biblioteca. Este padrão é alcançado por um processo denominado controle de autoridade. Uma vantagem do controle de autoridade é que é mais fácil responder à questão 2 (quais são as funções do autor nas bibliotecas?). Por outro lado, pode ser mais difícil responder à questão 1 (A biblioteca possui material específico?).

Para alguns empregos, até o título pode ser padronizado. O termo técnico para isso é um título uniforme. Por exemplo, as traduções são por vezes classificadas sob o seu título original. Em muitos catálogos, partes da Bíblia são classificadas sob o nome padrão dos livros que contêm. Os Livros de William Shakespeare são outro exemplo frequentemente citado do papel desempenhado por um título uniforme no catálogo da biblioteca.

Os catálogos online ou OPACs aumentaram muito a sua utilidade, graças à ampla gama de catálogos legíveis por máquina = padrões MARC na década de 1960. As regras que regem a criação de registros MARC incluem não apenas regras formais de catálogo, como AACR2, mas também regras especiais específicas para MARC, disponíveis na Biblioteca do Congresso e também na OCLC. Eles foram usados ​​para automatizar a criação de fichas de catálogo físicas; Agora os arquivos de computador MARC são acessados ​​diretamente no processo de pesquisa. O OPAC aumentou sua utilidade em relação aos formatos de cartão tradicionais porque:

O catálogo online não precisa ser classificado estaticamente; O usuário pode escolher o autor, título, palavra-chave ou ordem sistemática de forma dinâmica. A maioria dos catálogos online oferece um recurso de pesquisa para qualquer palavra do título; o objetivo da ordem das palavras é melhor alcançado. Muitos catálogos online permitem links entre diversas variantes do nome de um autor. Dessa forma, os autores poderão ser encontrados com o nome original e padronizado (se adicionado corretamente pelo catálogo). A eliminação dos cartões de papel tornou a informação mais acessível a muitas pessoas com deficiência, como deficientes visuais, cadeirantes e pessoas que sofrem de alergias.