Em geral

workflow (workflow em inglês) é o estudo dos aspectos operacionais de uma atividade de trabalho: como as tarefas são estruturadas, como são executadas, qual a sua ordem correlativa, como são sincronizadas, como fluem as informações que suportam as tarefas e como é monitorado o cumprimento das tarefas. Problemas de fluxo de trabalho são geralmente modelados com redes de Petri.

Embora o conceito de fluxo de trabalho não seja específico da tecnologia da informação, uma parte essencial do software de trabalho colaborativo (groupware) é justamente o fluxo de trabalho.

Uma aplicação de workflow automatiza a sequência de ações, atividades ou tarefas utilizadas para executar o processo, inclusive monitorando o estado de cada uma de suas etapas e fornecendo as ferramentas necessárias para gerenciá-lo.

Podem ser distinguidos três tipos de atividade:

O objetivo dos sistemas de workflow (ou BPMS, sistemas de gestão de processos de negócios), é unir pessoas, processos e máquinas, com o objetivo de reduzir tempo e agilizar a conclusão de um trabalho. Esses sistemas permitem o trabalho em equipe em diferentes locais físicos. Os sistemas de workflow facilitam a automatização dos fluxos de trabalho entre processos e permitem a integração dos processos da empresa, redesenhados de acordo com as novas estratégias.

Existem vários produtos no mercado como FlowMind, openEDMS, wf.com.mx, Cardiff, IBM, etc. Existem muitas metodologias que culminam na implementação de um sistema deste tipo, como diagramas de funções, BPMN, IDEF0, ciclos de trabalho, etc.

Com o desenvolvimento de novas tecnologias, a aprovação manual de faturas de mesa em mesa é algo que empresas de determinado porte substituíram por fluxos de trabalho automatizados de aprovação de faturas, que são aplicações que facilitam aos diferentes usuários aprovadores de faturas de uma organização o recebimento da imagem digitalizada de uma fatura para que possam aprová-la diretamente no aplicativo, encaminhá-la a outros usuários ou rejeitar sua aprovação.

A gestão automatizada dos processos de gestão e aprovação de faturas procura maximizar a eficiência do procedimento e reduzir os custos associados ao processo.