En los hogares, las cuentas por pagar suelen ser facturas de la empresa eléctrica, la compañía telefónica, el servicio de televisión por cable o satélite, la suscripción al periódico y otros servicios regulares similares. Los dueños de casa generalmente siguen y pagan mensualmente a mano usando cheques, tarjetas de crédito o banca por internet. En una empresa, por lo general, hay una gama mucho más amplia de servicios en el archivo de AP, y los contadores o tenedores de libros suelen usar software de contabilidad") para rastrear el flujo de dinero en esta cuenta por pagar cuando reciben facturas y fuera de él cuando hacen pagos. Cada vez más, las grandes empresas están utilizando soluciones de automatización de cuentas por pagar especializadas (comúnmente llamadas ePayables) para automatizar los elementos de papel y manuales del procesamiento de las facturas de una organización.

Comúnmente, un proveedor enviará un producto, emitirá una factura y cobrará el pago más tarde. Este es un ciclo de conversión de efectivo"), o un período de tiempo durante el cual el proveedor ya ha pagado por las materias primas pero no ha sido pagado a cambio por el cliente final.

Cuando la factura es recibida por el comprador, se compara con la hoja de embalaje") y la orden de compra, y si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como la conciliación de tres vías.[4]​ La conciliación de tres vías puede ralentizar el proceso de pago, por lo que el método puede modificarse. Por ejemplo, la conciliación de tres vías puede limitarse únicamente a facturas de alto valor, o la conciliación se aprueba automáticamente si la cantidad recibida está dentro de un cierto porcentaje de la cantidad autorizada en la orden de compra.[5]​ El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de conciliación de manera diferente dependiendo de las reglas comerciales establecidas durante la creación del proceso de flujo de trabajo. El caso más sencillo es la conciliación de dos vías entre la propia factura y la orden de compra.

Las estimaciones de 2009 sugerían que más de mil millones de facturas de empresa a empresa se procesaban cada semana, y el 97% de estas todavía se procesaban manualmente. El costo promedio para procesar y pagar una factura de proveedor estaba entre $5 y $15, con el 10% procesado demasiado tarde para ser pagado dentro de los términos de descuento, y casi el 2% contenía errores.[6]​.

En los hogares, las cuentas por pagar suelen ser facturas de la empresa eléctrica, la compañía telefónica, el servicio de televisión por cable o satélite, la suscripción al periódico y otros servicios regulares similares. Los dueños de casa generalmente siguen y pagan mensualmente a mano usando cheques, tarjetas de crédito o banca por internet. En una empresa, por lo general, hay una gama mucho más amplia de servicios en el archivo de AP, y los contadores o tenedores de libros suelen usar software de contabilidad") para rastrear el flujo de dinero en esta cuenta por pagar cuando reciben facturas y fuera de él cuando hacen pagos. Cada vez más, las grandes empresas están utilizando soluciones de automatización de cuentas por pagar especializadas (comúnmente llamadas ePayables) para automatizar los elementos de papel y manuales del procesamiento de las facturas de una organización.

Comúnmente, un proveedor enviará un producto, emitirá una factura y cobrará el pago más tarde. Este es un ciclo de conversión de efectivo"), o un período de tiempo durante el cual el proveedor ya ha pagado por las materias primas pero no ha sido pagado a cambio por el cliente final.

Cuando la factura es recibida por el comprador, se compara con la hoja de embalaje") y la orden de compra, y si todo está en orden, se paga la factura. Esto se conoce como la conciliación de tres vías.[4]​ La conciliación de tres vías puede ralentizar el proceso de pago, por lo que el método puede modificarse. Por ejemplo, la conciliación de tres vías puede limitarse únicamente a facturas de alto valor, o la conciliación se aprueba automáticamente si la cantidad recibida está dentro de un cierto porcentaje de la cantidad autorizada en la orden de compra.[5]​ El software de automatización del procesamiento de facturas maneja el proceso de conciliación de manera diferente dependiendo de las reglas comerciales establecidas durante la creación del proceso de flujo de trabajo. El caso más sencillo es la conciliación de dos vías entre la propia factura y la orden de compra.

Las estimaciones de 2009 sugerían que más de mil millones de facturas de empresa a empresa se procesaban cada semana, y el 97% de estas todavía se procesaban manualmente. El costo promedio para procesar y pagar una factura de proveedor estaba entre $5 y $15, con el 10% procesado demasiado tarde para ser pagado dentro de los términos de descuento, y casi el 2% contenía errores.[6]​.