Una relación de entrega es un documento que se utiliza en los envíos de documentos de un archivo emisor a un archivo receptor y sirve para transferir la propiedad de los documentos. Esta relación de entrega tiene tres partes diferenciadas:.

Para poder realizar una transferencia de un archivo emisor a un archivo receptor hay que seguir unos pasos previos. En primer lugar hay que preparar la documentación (eliminando duplicados; gomas, grapas, o cualquier otro material que pueda dañar la documentación; y además, revisar si está toda la documentación que se quiere enviar); después hay que organizar toda la documentación que se quiera transferir en cajas que deben ser proporcionadas por el archivo receptor. El siguiente paso consiste en redactar la relación de entrega, donde se indique el contenido de las cajas.

La relación de entrega debe redactarse en papel autocopiativo de tres unidades (uno para el archivo emisor y dos para el archivo receptor) y para cada serie debe redactarse un formulario. Para ello, hay que seguir las siguientes instrucciones:.

Se redacta un formulario por triplicado, por cada una de las series que constituyen la transferencia, de acuerdo con las siguientes instrucciones:.

Al recibir la transferencia el archivo receptor debe realizar una serie de actividades obligatorias:.

Para finalizar, se devuelve un ejemplar a la unidad remitente, para que constituya un registro de las transferencias de documentos que ha efectuado.

Con los restantes ejemplares se creará el Registro General, se ordenará secuencialmente las relaciones de entrega, y el registro de organismos, las relaciones se ordenarán en primer lugar por organismos remitentes y después cronológicamente.

Se generará un expediente de ingreso en el que se incluye la relación de entrega y los documentos generados en el procedimiento así como los instrumentos de descripción, estudios de valoración y normativa relativa a esta documentación.

Se registrarán los ingresos en un libro de registro general de entrada de documentos anotando:

* Número de orden de ingreso.

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