Em geral

Uma relação de entrega é um documento usado no envio de documentos de um arquivo de envio para um arquivo de recebimento e serve para transferir a propriedade dos documentos. Esta relação de entrega tem três partes diferentes:

Para transferir de um arquivo remetente para um arquivo destinatário, você deve seguir alguns passos anteriores. Primeiramente você deve preparar a documentação (eliminando duplicatas, elásticos, grampos ou qualquer outro material que possa danificar a documentação; e também, verificar se toda a documentação que deseja enviar está presente); Depois deverá organizar toda a documentação que deseja transferir em caixas que deverão ser fornecidas pelo arquivo receptor. O próximo passo é redigir a declaração de entrega, indicando o conteúdo das caixas.

O boletim de entrega deverá ser elaborado em papel autocopiativo em três unidades (uma para o arquivo de envio e duas para o arquivo de recebimento) e deverá ser elaborado um formulário para cada série. Para fazer isso, você deve seguir as seguintes instruções:

É elaborado um formulário, em triplicado, para cada uma das séries que constituem a transmissão, de acordo com as seguintes instruções:

Ao receber a transferência, o arquivo receptor deverá realizar uma série de atividades obrigatórias:

Por fim, uma cópia é devolvida à unidade remetente, para que constitua um registo das transferências de documentos efetuadas.

Com as demais cópias será criado o Cadastro Geral, as relações de entrega serão ordenadas sequencialmente, e o cadastro das organizações, as relações serão ordenadas primeiro pelas organizações remetentes e depois cronologicamente.

Será gerado um arquivo de entrada que inclui a relação de entrega e os documentos gerados no procedimento, bem como os instrumentos descritivos, estudos de avaliação e regulamentos relativos a esta documentação.

As receitas serão registradas em livro de registro geral de documentos, observando:

* Número da ordem de entrada.

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