Documentação de entrega
Introdução
Em geral
Uma relação de entrega é um documento usado no envio de documentos de um arquivo de envio para um arquivo de recebimento e serve para transferir a propriedade dos documentos. Esta relação de entrega tem três partes diferentes:
Para transferir de um arquivo remetente para um arquivo destinatário, você deve seguir alguns passos anteriores. Primeiramente você deve preparar a documentação (eliminando duplicatas, elásticos, grampos ou qualquer outro material que possa danificar a documentação; e também, verificar se toda a documentação que deseja enviar está presente); Depois deverá organizar toda a documentação que deseja transferir em caixas que deverão ser fornecidas pelo arquivo receptor. O próximo passo é redigir a declaração de entrega, indicando o conteúdo das caixas.
O boletim de entrega deverá ser elaborado em papel autocopiativo em três unidades (uma para o arquivo de envio e duas para o arquivo de recebimento) e deverá ser elaborado um formulário para cada série. Para fazer isso, você deve seguir as seguintes instruções:
Arquivo do emissor
É elaborado um formulário, em triplicado, para cada uma das séries que constituem a transmissão, de acordo com as seguintes instruções:
Arquivo receptor
Ao receber a transferência, o arquivo receptor deverá realizar uma série de atividades obrigatórias:
Por fim, uma cópia é devolvida à unidade remetente, para que constitua um registo das transferências de documentos efetuadas.
Com as demais cópias será criado o Cadastro Geral, as relações de entrega serão ordenadas sequencialmente, e o cadastro das organizações, as relações serão ordenadas primeiro pelas organizações remetentes e depois cronologicamente.
Será gerado um arquivo de entrada que inclui a relação de entrega e os documentos gerados no procedimento, bem como os instrumentos descritivos, estudos de avaliação e regulamentos relativos a esta documentação.
As receitas serão registradas em livro de registro geral de documentos, observando:
* Número da ordem de entrada.
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Referências
- [1] ↑ Arévalo Jordán, V. H.(2003). Diccionario de términos archivísticos (1a virtual y en papel ed.). Córdoba Argentina: Ediciones del Sur.
- [2] ↑ Hernández Olivera, L.(1996). Organización de archivos: Prácticas. Salamanca: Universidad de Salamanca, Departamento de Historia Medieval, Moderna y Contemporánea.
- [3] ↑ Decreto 15/1996, de 2 de mayo de 1996. Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León. Art. 30. http://dglab.cult.gva.es/Archivos/documents/CYLDecreto115-1996Regl.Sist.Arch.CL.pdf.: http://dglab.cult.gva.es/Archivos/documents/CYLDecreto115-1996Regl.Sist.Arch.CL.pdf
- [4] ↑ Artículo 30.Transferencias formalización: “Las transferencias documentales se formalizarán mediante acta o relación de entrega al menos por duplicado, quedando un ejemplar en el archivo remitente de la documentación y otro en el archivo receptor”.