Digitalización documental
Introducción
Los Sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (EDRMS, por sus siglas en inglés, Electronic Document and Records Management Systems) son un tipo de sistema de gestión de contenido que combina las tecnologías de gestión de documentos y gestión documental de documentos de archivo en un sistema integrado. Son herramientas diseñadas para la gestión eficiente y preservación de documentos electrónicos con valor archivístico a largo plazo. Estos sistemas permiten a las organizaciones públicas y privadas cumplir con los requisitos legales, normativos y de conservación de la documentación digital.
Utilización
Normalmente, los sistemas consideran que un documento o archivo está en proceso de trabajo hasta que ha sido revisado, aprobado, bloqueado y (potencialmente) publicado, momento en el cual esperará a ser utilizado. La versión del formulario que se guarde con el contenido del usuario se convierte en un documento de archivo formal dentro de la organización.
Una vez que un documento adquiere la categoría de documento de archivo, la organización puede aplicar políticas de conservación basadas en buenas prácticas o en la legislación, que establecen cómo se desarrollará la segunda mitad del ciclo de vida del documento de archivo. Por lo general, esto implica la conservación (y la protección contra cambios) hasta que se produzcan algunos eventos relacionados con el documento de archivo y que desencadenen la aplicación del plan de eliminación definitiva al documento de archivo. En última instancia, normalmente en un momento determinado después de estos acontecimientos, el documento de archivo se destruye.[1].
Marco legal
En España, el marco legal que rige la gestión de documentos electrónicos en la Administración pública se encuentra establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.[2] Esta ley establece los principios y normas generales para la tramitación electrónica de documentos y la interoperabilidad de los sistemas.
Por otro lado, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, regula el Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.[3] Este decreto establece las pautas para la gestión de documentos y archivos en la Administración pública española.