Digitalização de documentos
Introdução
Em geral
Os Sistemas Eletrônicos de Gerenciamento de Documentos e Registros (EDRMS) são um tipo de sistema de gerenciamento de conteúdo que combina tecnologias de gerenciamento de documentos e gerenciamento de registros em um sistema integrado. São ferramentas projetadas para o gerenciamento e preservação eficiente de documentos eletrônicos com valor arquivístico de longo prazo. Esses sistemas permitem que organizações públicas e privadas cumpram os requisitos legais, regulatórios e de preservação da documentação digital.
Utilização
Normalmente, os sistemas consideram que um documento ou arquivo está em funcionamento até que seja revisado, aprovado, bloqueado e (potencialmente) publicado, momento em que aguardará para ser usado. A versão do formulário salva com o conteúdo do usuário torna-se um documento formal de arquivamento dentro da organização.
Depois que um documento atinge o status de registro, a organização pode aplicar políticas de retenção baseadas em boas práticas ou legislação, que definem como se desenvolverá a segunda metade do ciclo de vida do documento. Normalmente, isso envolve reter (e proteger contra alterações) até que ocorram alguns eventos relacionados ao registro e acionem o plano de eliminação a ser aplicado ao registro. Em última análise, geralmente em algum momento após esses eventos, o registro é destruído.[1].
Quadro jurídico
Em Espanha, o quadro jurídico que rege a gestão de documentos eletrónicos na Administração Pública está estabelecido na Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas.[2] Esta lei estabelece os princípios e regras gerais para o tratamento eletrónico de documentos e a interoperabilidade de sistemas.
Por outro lado, o Real Decreto 1708/2011, de 18 de novembro, regulamenta o Sistema de Arquivos Espanhol e o Sistema de Arquivos da Administração Geral do Estado e dos seus órgãos públicos.[3] Este decreto estabelece as diretrizes para a gestão de documentos e arquivos na Administração pública espanhola.
[4].