A ordem do dia
A agenda pessoal é um livro (páginas não removíveis) ou caderno (páginas removíveis por meio de argolas ou sistema similar) que em suas páginas divide, geralmente em dias, o tempo de um período (geralmente um ano civil). Cada dia do ano costuma ter uma folha, ou seja, há pelo menos uma folha (às vezes mais) para 14 de março, outra para 26 de abril, etc. O objetivo da agenda é anotar, no intervalo de tempo preciso, o que a pessoa tem que fazer, ou quer fazer, naquele dia naquele horário. É uma ferramenta de trabalho essencial[19] para executivos "Executivo (cargo)"), muitos outros profissionais (como médicos que atendem pacientes em seu consultório) e estudantes.
Depois de ter colocado as tarefas que precisam ser feitas em um dia e horário precisos, você pode preencher o restante de suas horas de vigília (as “lacunas de horário”) com atividades que você precisa ou deseja fazer, mas que não necessitam de um posicionamento temporal tão apertado. Embora anotar uma tarefa na agenda no momento em que surge a necessidade de realizá-la seja positivo, porque descarrega a mente e promove a concentração e a criatividade,[41] o uso eficaz da agenda requer gastar alguns minutos[42] para organizá-la por um período (geralmente uma semana) antes do início desse período.[19].
A palavra “agenda” possui outros significados relacionados que vale a pena conhecer.
Originalmente físicos, os diários eletrônicos tornaram-se populares na década de 1980, muitos dos quais deixaram de ser fabricados com o surgimento de aplicativos do tipo diário (apps) que vieram como padrão com o smartphone (smartphone).[43] Estas aplicações permitem não só colocar uma tarefa num horário do dia, como também alterá-la a qualquer momento com facilidade (nas agendas físicas é preciso riscar a tarefa no seu espaço de tempo original e escrevê-la novamente noutro intervalo) e agendar alertas, a partir do próprio telemóvel ou enviados para um email.
Normalmente, cada pessoa gerencia sua própria agenda, mas no caso de pessoas muito ocupadas, geralmente é outra pessoa quem faz isso. Existem programas de computador muito comuns que permitem que uma pessoa organize remotamente a agenda de outra.
Existem agendas físicas portáteis, com tamanhos em torno de 11 cm de altura x 8 cm de largura, projetadas para a pessoa carregar consigo (por exemplo, no bolso) e outras maiores, em torno de 20 cm de altura x 13 cm de largura, em princípio projetadas para serem usadas sobre uma mesa e não se moverem dela. Existem também vários tamanhos intermediários, e até maiores ou menores que os 2 descritos.
As listas de tarefas
Uma lista de tarefas (também chamada de “lista de tarefas”) é uma lista de atividades que você deseja realizar, como tarefas domésticas ou etapas para concluir um projeto. É uma ferramenta de inventário que serve como alternativa à memória "Memória (processo)") ou como complemento a ela.
As listas de tarefas são usadas na auto-organização (gerenciamento de si mesmo), administração de empresas, gerenciamento de projetos ou desenvolvimento de software. Podem envolver mais de uma lista.
Quando um dos itens de uma lista de tarefas é concluído, a tarefa é riscada, endossada[44] (uma pequena marca é escrita ao lado para indicar que foi concluída), ou é feita desaparecer da lista (se estiver sendo usado um meio de computador que o permita). O método tradicional é escrever a lista no papel com caneta ou lápis. Sob o papel pode haver uma superfície de suporte rígida (madeira, plástico) que facilita a escrita. Essa superfície pode ter algum tipo de pinça, geralmente de metal, para segurar o papel. As listas de tarefas também podem ser na forma de lista de verificação, em papel ou informatizadas.
A escritora Julie Morgenstern, em suas recomendações sobre o que fazer e o que não fazer no gerenciamento do tempo, sugere:
• - Mapeie tudo o que é importante com uma lista de tarefas.
• - Crie um “oásis de tempo” para controlar.
• - Diga "não".
• - Estabelecer prioridades.
• - Não adie tudo.
• - Não pense que você será capaz de realizar uma tarefa crítica durante seu tempo de lazer.[45].
Numerosos equivalentes digitais estão agora disponíveis, incluindo aplicações de gestão de informações pessoais (PIM) e a maioria dos PDAs (tablets). Existem também programas de computador baseados na Internet para gerenciar listas de tarefas, muitos dos quais são gratuitos. Existem também aplicativos (apps) para o smartphone (smartphone).[46].
As tarefas de uma lista costumam ser distribuídas por dias e divididas em categorias. O sistema de divisão mais simples inclui uma lista geral de tarefas (ou um arquivo de armazenamento de tarefas) que contém todas as tarefas que uma pessoa precisa realizar, e uma lista diária, que é criada todos os dias transferindo tarefas da lista geral para ela. Uma alternativa é criar uma “lista do que não fazer” para evitar tarefas desnecessárias.[45].
As listas de tarefas são frequentemente priorizadas:
• - Uma lista diária de coisas para fazer, numeradas por ordem de importância e feitas nessa ordem, uma de cada vez, desde que o horário daquele dia permita. Este sistema é atribuído ao conselheiro Ivy Lee (1877–1934) como o conselho mais útil recebido por Charles M. Schwab (1862–1939), presidente da Bethlehem Steel.[47][48][49].
• - Um dos primeiros defensores da priorização "ABC" foi Alan Lakein, em 1973. Em seu sistema, os elementos A eram os mais importantes (com um subgrupo A-1, ainda mais importante), os elementos B eram os próximos em importância e os elementos C eram os menos importantes.[18].
• - Um método particular de aplicação do sistema ABC[50] é atribuir A às tarefas que devem ser realizadas no mesmo dia, B às que devem ser realizadas na mesma semana e C às que devem ser realizadas no mesmo mês.
• - Para priorizar uma lista diária de tarefas, você pode escrever as tarefas da ordem de prioridade mais alta para a mais baixa, ou, depois que a lista já estiver escrita, você pode atribuir-lhes um número ("1" para as tarefas de maior prioridade, "2" para as próximas, etc.) indicando a ordem em que devem ser executadas. O segundo método é geralmente mais rápido, porque permite que as tarefas sejam escritas mais rapidamente.[45].
• - Outra forma de priorizar tarefas imperativas (grupo A) é colocar as mais desagradáveis em primeiro lugar. Quando terminar, o resto da lista parecerá mais fácil. A mesma ideia pode ser aplicada aos grupos B e C, mas em vez de fazerem logo a primeira tarefa (a mais desagradável), motiva-os a fazer outras tarefas da lista e assim evitar a primeira.
• - Uma abordagem completamente diferente, contra a priorização, foi proposta pelo escritor britânico Mark Forster em seu livro Do it Tomorrow and other secrets of time management. Sua abordagem se baseia na ideia de fechar o intervalo de tempo em que as tarefas de uma lista podem ser realizadas, ao invés da tradicional lista “aberta” nesse sentido. Forster argumenta que a lista tradicional garante que quase sempre há coisas a fazer. Ele defende que a cada dia você deve ser capaz de completar todas as tarefas da lista fechada daquele dia e, para aqueles que não conseguem, essa abordagem ajuda a diagnosticar onde você está errando e o que precisa mudar.[51].
• - A mera gestão da lista pode substituir a própria execução das tarefas, se por procrastinação o tempo dedicado ao planejamento for prolongado desnecessariamente. Isso é semelhante à paralisia por análise. Como muitas atividades, o planejamento do tempo está sujeito à lei dos rendimentos decrescentes.
• - Para ser flexível, um sistema de tarefas deve levar em conta que em algum momento poderá ocorrer algum tipo de desastre. Uma empresa deve estar preparada para um desastre. Mesmo um pequeno desastre, se ninguém no comando tiver tempo em sua agenda para lidar com ele, pode se espalhar e causar muito mais danos à empresa do que se as medidas apropriadas tivessem sido adotadas no momento certo.[52].
• - Para evitar ficar preso a um padrão de desperdício, o sistema de tarefas também deve incluir sessões regulares de avaliação e planejamento (mensais, semestrais e anuais) para eliminar ineficiências e garantir que o usuário do sistema esteja no caminho certo em direção aos objetivos que realmente deseja.[53].
• - Se algum tempo não for dedicado regularmente para atingir metas de longo prazo, o usuário do sistema de tarefas (um indivíduo ou uma empresa) pode ficar preso a um padrão perpétuo de planos de curto prazo, como permanecer em um determinado trabalho por muito mais tempo do que o planejado inicialmente.[54].
Programas de computador
Muitas empresas usam software de controle de tempo para monitorar o dia de trabalho de um funcionário, horas faturáveis, etc., por exemplo. por exemplo um software de gerenciamento de escritório de advocacia.
Muitos programas de software de gerenciamento de tempo permitem vários usuários, permitem que um usuário atribua tarefas a outros e facilitam a comunicação por meio do próprio programa.
Os aplicativos de lista de tarefas podem ser vistos como uma versão simplificada de um gerenciador de informações pessoais ou software de gerenciamento de projetos.
Aplicações modernas deste tipo podem permitir a estruturação hierárquica de tarefas (uma tarefa pode ser composta de subtarefas que, por sua vez, podem conter outras subtarefas), podem fornecer vários métodos de filtragem e classificação da lista de tarefas e podem permitir ao usuário atribuir notas de qualquer tamanho a cada tarefa.[55].
Em contraste com o conceito de permitir múltiplos filtros ao usuário, pelo menos um produto de software contém um modo adicional onde é o próprio programa que tenta determinar dinamicamente as melhores tarefas em um determinado momento.[56].