Herramientas para una eficaz gestión del tiempo
La agenda
La agenda personal es un libro (páginas no extraíbles) o cuaderno (páginas extraíbles operando unas anillas o sistema análogo) que en sus hojas divide, normalmente en días, el tiempo de un período (habitualmente un año natural). Cada día del año suele tener una hoja, es decir, hay al menos una hoja (a veces más) para el 14 de marzo, otra para el 26 de abril, etc. La hoja de un día suele estar dividida en horas por líneas horizontales. La finalidad de la agenda es anotar, en el intervalo horario preciso, lo que la persona tiene que hacer, o desea hacer, ese día a esa hora. Es una herramienta de trabajo imprescindible[19] para que se organicen los ejecutivos "Ejecutivo (cargo)"), muchos otros profesionales (como médicos que atienden a pacientes en su consulta), y estudiantes.
Una vez situadas las tareas que deben hacerse en un día y una hora precisos, se pueden rellenar el resto de las horas de vigilia (los "huecos de la agenda") con actividades que se necesita o se desea realizar, pero que no necesitan una colocación temporal tan ajustada. Aunque anotar en la agenda una tarea en el momento que surge la necesidad de hacerla es positivo, porque descarga la mente y favorece la concentración y la creatividad,[41] la utilización eficaz de la agenda requiere dedicar unos minutos[42] a organizar la de un período (normalmente una semana) antes de que empiece dicho periodo.[19].
La palabra "agenda" tiene otros significados relacionados que conviene conocer.
Originalmente físicas, en la década de 1980 se popularizaron las agendas electrónicas, que en su mayoría dejaron de fabricarse con la irrupción de las aplicaciones (apps) tipo agenda que venían de serie con el teléfono inteligente (smartphone).[43] Estas aplicaciones no solo permiten situar una tarea en una hora de un día, sino también cambiarla de momento con facilidad (en las agendas físicas hay que tachar la tarea en su espacio temporal original y volverla a escribir en otro intervalo) y programar avisos, del propio teléfono móvil o enviados a un correo electrónico.
Lo habitual es que cada persona gestione su propia agenda, pero en el caso de personas muy ocupadas suele hacerlo otra persona. Existen programas informáticos muy comunes que permiten a una persona organizar a distancia la agenda de otra.
Existen agendas físicas portátiles, de tamaños en torno a los 11 cm de alto x 8 cm de ancho, pensadas para que la persona las lleve encima (por ejemplo en un bolsillo) y otras más grandes, alrededor de 20 cm de alto x 13 cm de ancho, en principio pensadas para utilizarse sobre una mesa y no moverse de allí. También existen múltiples tamaños intermedios, e incluso más grandes o más pequeños que los 2 descritos.
Las listas de tareas
Una lista de tareas (también llamada "lista de cosas por hacer") es una enumeración de actividades que se desea completar, como faenas domésticas o pasos hasta la terminación de un proyecto. Es una herramienta de inventario qué sirve como un alternativa a la memoria "Memoria (proceso)") o un suplemento de ella.
Las listas de tareas se utilizan en la autoorganización (la gestión de uno mismo), la administración de empresas, la gestión de proyectos o el desarrollo de programas informáticos. Pueden implicar más de una lista.
Cuando se realiza uno de los elementos de una lista de tareas, la tarea se tacha, se visa[44] (se escribe una pequeña marca al lado para indicar que se ha realizado) o se hace desaparecer de la lista (si se está empleando un soporte informático que lo permita). El método tradicional es escribir la lista en un papel con un bolígrafo o lápiz. Bajo el papel puede haber alguna superficie dura de apoyo (madera, plástico) que facilite la escritura. Esta superficie puede llevar algún tipo de pinza, normalmente metálica, para sujetar el papel. Las listas de tareas también pueden tener la forma de lista de comprobación, en papel o en soporte informático.
La escritora Julie Morgenstern, en sus recomendaciones sobre lo que se debe hacer y lo que no en la gestión del tiempo, sugiere:.
• - Mapea todo lo importante con una lista de tareas.
• - Crea un "oasis de tiempo" para controlar.
• - Di «no».
• - Establece prioridades.
• - No aplaces todo.
• - No pienses que conseguirás realizar una tarea crítica durante tu tiempo de ocio.[45].
Se dispone ahora de numerosos equivalentes digitales, incluyendo aplicaciones para gestionar la información personal (PIM por sus siglas en inglés) y la mayoría de PDAs (tabletas). También existen programas informáticos basados en Internet para gestionar listas de tareas, muchos de los cuales son gratuitos. Asimismo hay aplicaciones (apps) para el teléfono inteligente (smartphone).[46].
Las tareas de una lista son a menudo repartidas en días y divididas en categorías. El sistema de división más sencillo incluye una lista general de cosas por hacer (o un archivo de almacenaje de tareas) que contiene todas las tareas que una persona necesita realizar, y una lista diaria, que se crea cada día transfiriéndole tareas de la lista general. Una alternativa es crear una "lista de cosas que no hacer", para evitar tareas innecesarias.[45].
Las listas de tarea son a menudo priorizadas:.
• - Una lista diaria de cosas que hacer, numeradas por orden de importancia, y que se hacen en ese orden, una a la vez, mientras lo permita el tiempo de esa jornada. Este sistema se atribuye al asesor Ivy Lee (1877–1934) como el consejo más provechoso recibido por Charles M. Schwab (1862–1939), presidente de Bethlehem Steel.[47][48][49].
Programas informáticos
Muchas empresas utilizan programas informáticos de seguimiento de tiempos para controlar la jornada de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., p. ej. un software de gestión de bufetes.
Muchos programas informáticos de gestión del tiempo permiten múltiples usuarios, dejan que un usuario asigne tareas a otros y facilitan la comunicación a través del propio programa.
Las aplicaciones de lista de tareas pueden verse como una versión reducida de un gestor de la información personal o un software de administración de proyectos.
Las aplicaciones modernas de este tipo pueden permitir estructurar jerárquicamente las tareas (una tarea puede estar compuesta de subtareas que a su vez pueden contener otras subtareas), pueden proporcionar varios métodos de filtrar y ordenar la lista de tareas, y pueden dejar que el usuario asigne a cada tarea notas de cualquier longitud.[55].
En contraste con el concepto de permitir al usuario múltiples filtrados, al menos un producto de software contiene un modo adicional donde es el propio programa el que intenta determinar dinámicamente las mejores tareas en cada momento.[56].
Sistemas de gestión del tiempo
Los sistemas gestión del tiempo a menudo incluyen un reloj de fichar o una aplicación basada en Internet para controlar las horas de trabajo de los empleados. Estos sistemas dan a los empresarios cierta visión sobre cómo emplea el tiempo su personal, permitiéndoles en cierta medida (dependiente de qué sistema hayan implantado) dirigirlo y planificarlo. De esta forma los empresarios pueden controlar los costes laborales y aumentar la productividad. Un adecuado sistema de gestión del tiempo trabajado automatiza procesos y elimina tareas tediosas.
Consiguiendo hacer las cosas (GTD)
El método Consiguiendo hacer las cosas (GTD por sus siglas en inglés) fue creado por David Allen. La idea básica detrás de este método es acabar todas las tareas pequeñas inmediatamente y dividir las tareas grandes en otras más pequeñas para empezar a completarlas ya. El razonamiento detrás de este método es evitar la sobrecarga informativa o bloqueo mental que probablemente puede ocurrir cuando hay centenares de tareas. El empuje del GTD es que anima al usuario a hacer sus tareas tan rápido como sea posible, y a plasmar sus ideas en papel con igual ritmo, de modo que tareas e ideas son fáciles de ver y gestionar.
Pomodoro
La "Técnica Pomodoro", de Francesco Cirillo, fue originalmente concebida a finales de la década 1980-1990 y gradualmente perfeccionada hasta ser finalmente definida en 1992. El nombre de la técnica viene de un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) inicialmente utilizado por Cirillo durante su etapa universitaria. El elemento de medida fundamental dentro de esta técnica es el "pomodoro", que tradicionalmente se define como un tiempo de 30 minutos dividido en 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo, de 15 a 30 minutos, después de cada 4 "pomodoros". A través de la experimentación con varios grupos de trabajo y actividades de mentoría, Cirillo determinó que la duración ideal del "pomodoro" estaba entre 20 y 35 minutos.[57].