Los responsables de cada uno de los cuadros de mando de los diferentes departamentos han de tener en cuenta una serie de aspectos comunes en cuanto a su elaboración. Entre dichos aspectos cabría destacar los siguientes:.
• - Los cuadros de mando han de presentar solo aquella información que resulte ser imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinóptica y resumida.
• - El carácter de estructura piramidal entre los cuadros de mando, ha de tenerse presente en todo momento, ya que esto permite la conciliación de dos puntos básicos: uno, que cada vez más se agreguen los indicadores hasta llegar a los más resumidos y dos, que a cada responsable se le asignen solo aquellos indicadores relativos a su gestión y a sus objetivos.
• - Se debe destacar lo verdaderamente relevante, ofreciendo un mayor énfasis en cuanto a las informaciones más significativas.
• - No se puede olvidar la importancia que tienen tanto los gráficos, tablas y/o cuadros de datos, etc., ya que son verdaderos nexos de apoyo de toda la información que se resume en los Cuadros de Mando.
• - La uniformidad en cuanto a la forma de elaborar estas herramientas es importante, ya que esto permitirá una verdadera regularización de los informes con los que la empresa trabaja, así como facilitar las tareas de comparación de resultados entre los distintos departamentos o áreas.
De alguna manera, lo que se incorpore en esta herramienta, será aquello con lo que se podrá medir la gestión realizada y, por este motivo, es muy importante establecer en cada caso qué es lo que hay que controlar y cómo hacerlo. En general, el Cuadro de Mando debe tener cuatro partes bien diferenciadas:.
• - Primero: se deben constatar de forma clara, cuáles son las variables o aspectos claves más importantes a tener en cuenta para la correcta medición de la gestión en un área determinada o en un nivel de responsabilidad concreto.
• - Segundo: en la que estas variables puedan ser cuantificadas de alguna manera a través de los indicadores precisos, y en los períodos de tiempo que se consideren oportunos.
• - Tercero: en alusión al control de dichos indicadores, será necesaria la comparación entre lo previsto y lo realizado, extrayendo de algún modo las diferencias positivas o negativas que se han generado, es decir, las desviaciones producidas.
• - Cuarto: es fundamental que con imaginación y creatividad se consiga que el modelo de Cuadro de Mando que se proponga en una organización ofrezca soluciones cuando así sea necesario.
Preparação do Painel
Não se devem perder de vista os objectivos elementares que se pretendem alcançar através do Dashboard, uma vez que, sem objectivos a atingir, dificilmente se compreende a criação de determinados relatórios. Dentre esses objetivos podemos considerar que:
• - Deve ser um meio de informação notável. Acima de tudo, deve eliminar, na medida do possível, a burocracia informacional ao nível dos diferentes relatórios com que a empresa pode contar.
• - Deve ser uma ferramenta de diagnóstico. Trata-se de especificar o que não está funcionando bem na empresa; em suma, deve funcionar como um sistema de alerta. Nesse sentido, temos que considerar dois aspectos:
• - Em relação ao confronto entre conquistas e previsões, há que destacar a sua eficácia. A análise dos desvios é essencial no estudo da trajetória de gestão, bem como no processo de tomada de decisão de curto prazo.
• - Deve promover o diálogo entre todos. Ao expor conjuntamente os problemas pelos diferentes responsáveis, muito progresso pode ser feito em termos de agilização do processo de tomada de decisão. É necessário analisar as causas dos desvios mais importantes, fornecer soluções e tomar as medidas mais adequadas.
• - Deve ser útil na atribuição de responsabilidades. Além disso, a disponibilidade de informações adequadas facilita a comunicação fluida entre os diferentes níveis de gestão e o trabalho em grupo que permite melhores resultados.
• - Deve ser motivo de mudança e formação continuada quanto ao comportamento dos diferentes executivos e/ou gestores. Você tem que conseguir motivação entre os diferentes responsáveis. Deve ser assim, até porque esta ferramenta será um reflexo da sua própria gestão.
• - Por último e como objetivo mais importante, esta ferramenta de gestão deve facilitar a tomada de decisões. Para fazer isso, o modelo deve sempre:.
Os principais elementos que podem fazer com que o Scorecard apresente diferenças notáveis em relação a outras ferramentas de contabilidade e gestão são:
• - A natureza da informação utilizada.
• - A relação entre o Scorecard e o perfil característico do destinatário.
• - Resolver problemas através de ações rápidas.
• - Informação simples e pouco volumosa.
Em relação ao tipo de informação utilizada, o Dashboard, além de reunir informação com características semelhantes às utilizadas nas diferentes disciplinas de natureza contabilística, ou seja, financeira, deve conter informação de natureza não financeira. Desde a sua apresentação como uma útil ferramenta de gestão, o Dashboard destacou-se pela total flexibilidade na recolha desta informação.
Outro aspecto a destacar é a relação mútua que deve existir entre o Dashboard e o perfil da pessoa a quem se destina. Precisamente, as necessidades de cada gestor devem dar o tom que caracteriza e torna esta ferramenta ideal em cada caso e situação, especialmente no que diz respeito ao nível de maior responsabilidade na atual hierarquia da empresa, porque é necessário um esforço muito maior de generalização e síntese.
Outra característica do Scorecard é a resolução de problemas através de ações rápidas. Quando os indicadores qualitativos são incorporados ao Scorecard, de certa forma, eles estão mais próximos da ação do que os próprios indicadores ou resultados financeiros. Da mesma forma, estes indicadores nominais dão-nos progressos quanto aos resultados que ainda estão por alcançar.
A última característica que diferenciaria o Dashboard é o fato de utilizar informações simples e pouco volumosas. As disciplinas e ferramentas contabilísticas habituais exigem uma maior dedicação de tempo de análise e execução e, no momento da tomada de decisão, exigem sempre outros aspectos que originalmente não faziam parte do seu quadro de atuação.
O Scorecard está orientado para a redução e síntese de conceitos; é uma ferramenta que, aliada ao apoio das novas tecnologias de informação e comunicação, pode e deve oferecer informações simples, resumidas e eficazes para a tomada de decisões.
CMI versus ISO. O Balanced Scorecard é compatível com outros modelos de gestão da Qualidade, como ISO9001, ISO TS 16949, etc. No entanto, estes padrões de qualidade centram-se mais no controlo interno dos processos e não estabelecem relações de causa-efeito entre as diferentes perspetivas desde a perspetiva financeira até à perspetiva de aprendizagem e desenvolvimento. O CMI é perfeitamente compatível com estes modelos de qualidade e em setores altamente desenvolvidos é comum combinar diferentes modelos: Lean, ISO e CMI.
Conteúdo do painel
Em relação às principais variáveis a ter em conta na Direção Geral, Direções Funcionais e Subdireções Funcionais, conclui-se que não existe uma fórmula única para todas as empresas, mas sim que para cada tipo de organização deverão ser tomadas determinadas variáveis para realizar a medição da gestão.
É importante ter em mente que o conteúdo de qualquer Dashboard não se reduz apenas a figuras ou números, deve ser um conteúdo muito específico para cada departamento ou para cada responsável. Da mesma forma, deve-se ter em mente que a informação gerenciada em um determinado Dashboard pode ser válida para outro.
No que diz respeito aos indicadores, estes são elementos objetivos que descrevem situações específicas e que tentam medir de alguma forma as variáveis propostas em cada caso. Ao analisar os indicadores necessários, é estabelecida uma distinção básica entre indicadores financeiros e não financeiros.
O Dashboard se alimenta de todos esses tipos de indicadores, leva em consideração os aspectos prospectivos e retrospectivos, configurando um ponto de vista global muito mais completo e eficaz. Sua função é combinar uma série de elementos para fornecer uma visão global e oferecer soluções em cada caso.
A maioria das técnicas tem como elemento comum mostrar as relações que existem entre as categorias de variáveis e não entre as próprias variáveis. O Dashboard não deve aprofundar-se tanto nestas técnicas, mas sim na obtenção das informações mínimas necessárias, para que, juntamente com as variáveis monetárias, possa realizar a referida gestão globalizada.