Automatización de la Creación de Documentos
Introducción
La automatización de documentos (también conocido como ensamblaje de documentos) es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos"). Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.
Los sistemas de automatización permiten a las empresas reducir al mínimo la entrada de datos, el tiempo dedicado a la lectura y corrección, así como los errores humanos. Algunos beneficios adicionales pueden ser: ahorro de tiempo y financiero debido al menor manejo de papel, carga de documentos, almacenamiento, distribución, envío, faxes, teléfono, trabajo y gasto.
Ensamblaje del documento
Las funciones básicas son para reemplazar el llenado manual de documentos repetitivos con sistemas basados en plantillas, donde el usuario brinda información al software o en la pantalla de datos. La información recolectada llena el documento para crear un primer borrador.[1] En la actualidad, los sistemas de automatización de documentos más avanzados permiten a los usuarios crear sus propios datos y reglas (lógica), sin necesidad de programarlo.
Mientras que el software de automatización de documentos se utiliza principalmente en la industria legal, de servicios financieros y de gestión de riesgos, también puede ser utilizado en cualquier industria que cree documentos de transacciones. Un buen ejemplo de cómo el software de automatización de documentos puede ser utilizado es con los documentos de hipoteca. Un documento típico de transacción hipotecaria puede incluir varios documentos, como pueden ser:.
Algunos de estos documentos pueden contener desde 80 hasta 100 páginas, con cientos de párrafos opcionales y elementos de información. El software de automatización de datos tiene la capacidad de rellenar automáticamente las variables correctas del documento de acuerdo a los datos de la transacción. Además, algunos programas pueden crear un conjunto de documentos, donde todos los documentos relacionados son encapsulados en un solo archivo, haciendo los cambios y colaboraciones más fáciles y veloces.
Aplicaciones más simples, las cuales son más fáciles de aprender, también pueden ser utilizadas para automatizar la preparación de documentos, sin ninguna complejidad. Los asistentes portapapeles permiten al usuario guardar fragmentos de texto utilizados con frecuencia, organizarlos en grupos lógicos y acceder rápidamente a ellos, para pegarlos en documentos finales.