Automação de documentação
Introdução
Em geral
Automação de documentos (também conhecida como Montagem de documentos) é o design de sistemas e fluxos de trabalho que auxiliam na criação de documentos eletrônicos. Isso inclui sistemas baseados em lógica que usam segmentos de texto ou informações existentes para gerar um novo documento. A automação de documentos pode ser usada para automatizar todo o texto condicional, texto variável e informações contidas em um conjunto de documentos.
Os sistemas de automação permitem que as empresas minimizem a entrada de dados, o tempo gasto na leitura e correção, bem como os erros humanos. Alguns benefícios adicionais podem ser: economia de tempo e financeira devido ao menor manuseio de papel, carregamento de documentos, armazenamento, distribuição, remessa, fax, telefone, trabalho e despesas.
Montagem de documentos
As funções básicas são substituir o preenchimento manual de documentos repetitivos por sistemas baseados em templates, onde o usuário fornece informações ao software ou na tela de dados. As informações coletadas preenchem o documento para criar um primeiro rascunho.[1] Hoje, os mais avançados sistemas de automação de documentos permitem que os usuários criem seus próprios dados e regras (lógica), sem a necessidade de programação.
Embora o software de automação de documentos seja usado principalmente nos setores jurídico, de serviços financeiros e de gerenciamento de risco, ele também pode ser usado em qualquer setor que crie documentos de transações. Um bom exemplo de como o software de automação de documentos pode ser usado são os documentos hipotecários. Um documento típico de transação hipotecária pode incluir vários documentos, tais como:
Alguns desses documentos podem ter de 80 a 100 páginas, com centenas de parágrafos opcionais e informações. O software de automação de dados tem a capacidade de preencher automaticamente as variáveis corretas do documento com base nos dados da transação. Além disso, alguns programas podem criar um conjunto de documentos, onde todos os documentos relacionados são encapsulados em um único arquivo, tornando as alterações e a colaboração mais fáceis e rápidas.
Aplicativos mais simples e mais fáceis de aprender também podem ser usados para automatizar a preparação de documentos, sem nenhuma complexidade. Os assistentes da área de transferência permitem ao usuário salvar trechos de texto usados com frequência, organizá-los em grupos lógicos e acessá-los rapidamente para colá-los em documentos finais.