Em geral

Arquivo administrativo é o conjunto de documentos gerados por um procedimento administrativo. Esses documentos podem ser todos em papel, alguns em papel e outros eletrônicos, ou totalmente eletrônicos desde o início. Arquivos que originalmente consistiam em documentos em papel também podem ser digitalizados. Em Espanha, o artigo 70.1 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, sobre o Procedimento Administrativo Comum das Administrações Públicas, define o processo administrativo como “o conjunto ordenado de documentos e ações que servem de pano de fundo e base à resolução administrativa, bem como os procedimentos destinados à sua execução”.

A RAE fornece 11 definições de arquivo,[2]​ em sua maioria muito pouco utilizadas. O Wikcionário os coleta emː.

Esta página refere-se à definição 3 do RAEː “conjunto de todos os papéis correspondentes a um assunto ou negócio, falando especificamente da série ordenada de ações administrativas”. Um nome antigo, agora usado pejorativamente, é legajo.[3]​.

Em inglês este conceito não é diferenciado, mas subsumido na própria palavra polissêmica (19 significados)[4] arquivo, em seu sentido uma coleção organizada de documentos, muito diferente do usual (arquivo de computador). A série Arquivo X tem seu nome original em inglês The X-Files. Em francês usamos dossiê.

O processo administrativo é a base fundamental do procedimento administrativo[5]​ porque, por um lado, permite dar cada passo e fundamentar as conclusões.[6]​ Por outro lado, facilita a verificação de que tudo foi feito de acordo com a regulamentação e nos prazos estipulados. Caso contrário, abre a porta a alegações ou recursos contra a resolução desse procedimento.[6]​.

O interessado no procedimento tem direito de acesso ao processo (pode solicitar cópia de quaisquer documentos) e de conhecer o seu estado de tramitação.[5]​.

O processo sancionatório é o resultado de um procedimento administrativo sancionatório, modalidade de procedimento mais restrito que o procedimento administrativo comum e sujeito a regras mais rígidas. O verbo e a expressão referem-se ao início de um procedimento administrativo sancionador.